과 업 내 용 서

과 업 명	제27회 국제 섬 관광 정책 포럼(ITOP 포럼) 행사 기획 및 운영
주관기관	제주관광공사
주관부서	관광마케팅실 마이스뷰로팀 (☎ 064-740-6972)

2026. 6.

Ⅰ				과업개요

1. 과 업 명: 제27회 국제 섬 관광 정책 포럼(2026 ITOP포럼) 행사 기획 및 운영

2. 과업기간: 계약 체결일로부터 2026년 12월 10일까지

3. 과업목적

□ 국제 섬 지방정부와 국제기구 간 연대와 교류를 통한 관광 외교 거점 구축

□ ITOP 2.0 비전 선포를 통한 미래지향적 섬 지속가능 관광 패러다임 선도

□ 비즈니스 네트워킹 활성화를 통한 실질적 경제·문화 교류 활성화

4. 과업범위

□ 제27회 국제 섬 관광 정책 포럼(2026 ITOP포럼) 기획 및 운영 총괄

□ 행사 실적 취합, 정산 및 결과보고

Ⅱ				사업내용

1. 행사개요

□ 행 사 명: 제27회 국제 섬 관광 정책 포럼

(영문: The 27th Inter-Islands Tourism Policy Forum(ITOP Forum 2026)

□ 기간/장소: 2026. 10. 28.(수) ~ 10. 30.(금) / 돌문화공원 및 제주도 일원

□ 주최/주관: 제주특별자치도/제주관광공사(ITOP포럼 사무국)

□ 대 주 제: 미정 ※추후 확정 예정으로, 방향성은 [2.소개] 내 키워드 참고

□ 규 모: 개,폐회식, 본회의, Island Travel Mart(B2B 행사), 관광정책 세미나, 오만찬, 필드트립 및 부대행사 등

□ 주요내용: 세계 섬 지역의 지속가능한 관광 정책 협력과 문화·비즈니스 교류를 확장하는 고위급 국제 포럼

□ 공식언어: 한국어, 영어 ※ 일부 세션 기타언어 동시통역 제공

□ 행사방식: 현장 위주 ※ 일부 세션 온오프라인(실시간 동시송출) 혼합 방식 가능

□ 참가대상: 약 350명 내외

※ ITOP포럼 참가자(안)
정부 및 국제기구(G) 총 150명 내외	1) ITOP포럼 회원지역 (약 120명 내외) - ITOP 기존 회원지역 대표단: 10개 지역, 80명 내외 - ITOP 신규 회원지역 대표단: 10개 지역, 40명 내외 2) 옵저버 등 정식 초청 섬 지역 (약 20명 내외) - 섬 국가 등 섬 관계자 및 옵저버 5개 지역 3) 국제기구: UN Tourism, PATA, GSTC 등 (약 10명 내외) ※ 총 150명 내외 중 30명 “VIP”, 120명 “일반”
산업 비즈니스(B) 총 70명 내외	4) ITOP Island Travel Mart (약 70명 내외) - 바이어 30개사, 셀러 30개사 ※ 총 70명 내외 중 10명 “VIP”, 60명 “일반”
전문 및 기타 총 130명 내외	5) 그외 (약 130명 내외) - 학계, 관광산업 전문가 및 관계자 / 도내 관계자 / 언론사 등 - 문화 참가 공연단 등

2. 소개

□ ITOP포럼은 전 세계 섬의 공동 번영과 지속가능한 관광 발전을 위하여 창설된 섬 지방정부 협력체로서, 1997년 제주가 본부가 되어, 하이난, 오키나와, 발리 주정부가 함께 창립하였음

□ ITOP포럼은 연례포럼을 개최하며, 회원지역의 지사·성장급 지역대표가 지속적으로 참석하고, 섬 지방정부 외에도 학계, 산업계 등 다양한 주체들 간의 실질적인 정책 담론 교류와 연대의 장이 되어왔음

□ 특히 코로나 팬데믹으로 인한 3년간의 개최 중단(2020-2022) 이후, 2023년 포럼이 재개되면서, 섬 지역이 공통으로 가진 생태적 환경과 관광 산업 중심의 특수성을 상호 이해하고 이를 함께 극복해 나가는 연대의 중요성을 깊이 경험하였음

□ 아울러 2026년 현재, 기후위기 대응과 글로벌 트렌드 변화 속에서 유사한 도전 과제를 마주한 섬 정부들이 공동으로 협력하여 지속가능한 섬 관광의 새로운 패러다임을 정립하고, 상생과 발전을 도모하는 다자간 연합이 중요해짐

□ 이에 11년 만에 ITOP포럼 본부인 제주에서 개최되는 본 포럼은 ITOP 2.0 비전 선언 및 국제기구와의 협력 확대를 통해 섬 관광의 미래를 모색하기 위한 협력을 구상하고자 함 (주요 키워드: 글로벌 지속가능한 섬 관광을 향한 협력 등)

□ 참고 레퍼런스(지역별 특징과 테마가 나타나는 키비주얼)

2025년 ITOP포럼 키비주얼(발리) 대주제: Bridging Islands Through Wellness Tourism Rooted in Nature and Culture	2024년 ITOP포럼 키비주얼(푸켓) 대주제: Empowering Communities Through Sustainable Tourism

3. 프로그램 일정(안) ※세부일정은 상황에 따라 변경될 수 있음

	10.28 (수)	10. 29. (목)			10. 30. (금)
오전		개막식 (10:00-10:30)			필드트립 (09:00-15:00)
		ITOP 회원지역 발표 (10:30-12:00)		ITOP Island Travel Mart (10:00-17:00) (B2B)
		세계 섬 관광 비전 선포식 (12:00-12:10)
점심		오 찬 (12:30-14:00)
오후	환영 리셉션 (16:00-20:00)	ITOP 리더스 라운드테이블 (14:00–15:30)	국제 섬 관광정책 세미나 (14:00-17:00)
		리더스 비즈니스 교류(G2B) (15:30-17:00)
		공동성명 선언식 (17:00-17:30)
저녁		공식 만찬 (18:00-20:00)

※ 이외 부대행사: 주요인사 면담 및 간담회, 언론 인터뷰, 홍보부스 운영, 커피 브레이크 등

4. 프로그램 세부내용  ※세부내용은 상황에 따라 변경될 수 있음

1) 환영리셉션

□ 장  소: 추후 결정 ※타 축제/행사와 연계하여 진행 예정

□ 참석자: 350명 내외 (정부 및 국제기구, 산업 비즈니스, 전문 및 기타 참가자 등)

□ 주요방향: 스탠딩 파티 형식, 무거운 격식 배제, 자연스러운 교류 중심

□ 주요구성: 섬의 특색이 담긴 핑거 푸드, 전통 주류 등 섬 지역별 전통 음식, 환영 공연 등

2) 개막식

□ 장  소: 돌문화공원 설문대할망전시관 내

□ 참석자: 200명 내외 (정부 및 국제기구, 산업 비즈니스, 전문 및 기타 참가자 등)

□ 주요내용: 개막 선언 및 환영사, 축사, 기조연설, 개막 공연, 주제영상 등

3) ITOP회원지역 발표

□ 장  소: 돌문화공원 설문대할망전시관 내

□ 참석자: 150명 내외 (정부 및 국제기구,전문 및 기타 참가자 등) ※ B2B 참가자는 이동

□ 주요내용: ITOP 회원지역의 제27회 국제 섬 관광 정책 포럼 대주제에 따른 정책 및 사례 발표 (5분 발표)

4) 세계 섬 관광 비전 선포식

□ 장  소: 돌문화공원 설문대할망전시관 내

□ 참석자: 150명 내외 (정부 및 국제기구,전문 및 기타 참가자 등)

□ 주요내용: 글로벌 섬 관광의 공동 비전 선언

5) 오찬

□ 장  소: 돌문화공원 설문대할망전시관 내

□ 참석자: 350명 내외 (전 참가자 등)

□ 주요내용

- VIP 참가자 (30명 내외): 정부 및 국제기구 등 VIP 대상 테이블 서비스 오찬 진행 ※전시관 내 프라이빗 공간 조성 필요

- 그 외 참가자 (320명 내외): 스탠딩 케이터링 형식 점심 제공

6) ITOP 리더스 라운드테이블

□ 장  소: 돌문화공원 설문대할망전시관 내

□ 참석자: 30명 내외 (정부 및 국제기구 중 VIP 참가자) ※ 배석(약 30명) 포함 준비

□ 주요내용: ITOP 회원지역 대표와 국제기구 간 핵심의제 심층 논의

7) 국제 섬 관광정책 세미나

□ 장  소: 돌문화공원 내 베뉴 ※돌문화공원 내 실내/야외 제약없음

□ 참석자: 100명 내외 (ITOP 회원지역 정책실무자, 주제별 세션 관련 연사, 학생, 학계 등)

□ 주요내용: 포럼 대주제 관련 주제별 세션 및 패널 진행

8) 리더스 비즈니스 교류 (G2B)

□ 장  소: 돌문화공원 내 베뉴 ※돌문화공원 내 실내/야외 제약없음

□ 주요내용: ITOP 회원지역 대표와 바이어 기업 임원(대형 여행사, 항공/크루즈, OTT 등) 간 협력 기회 모색을 위한 개별 1:1 회의 ※ 프라이빗 공간 조성 필요

※ITOP Island Travel Mart 참가 바이어의 임원급 및 이외 산업 관계자 임원급과 ITOP 대표단 간 고위급 비즈니스 개별 미팅

9) ITOP Island Travel Mart (B2B)

□ 장  소: 돌문화공원 설문대할망전시관 내

□ 방  식: 추후 결정

□ 참석자: 70명 내외 (ITOP 회원지역 내 산업관계자 셀러 30개사, 바이어 30개사 중심)

□ 주요내용: ITOP 회원지역 관광산업체와 바이어 간의 비즈니스 창출 1:1 회의 (비즈니스 매칭 프로그램)

10) 공동성명 선언식

□ 장  소: 돌문화공원 내 베뉴 ※돌문화공원 내 실내/야외 제약없음

□ 주요내용: 제27회 국제 섬 관광 정책 포럼 공동성명서 선언, 차기 개최지 깃발 전달, 기자회견 등

11) 공식만찬

□ 장  소: 제주도내 유니크베뉴 및 호텔 등

□ 참석자: 200명 내외 (정부 및 국제기구, 산업 비즈니스, 전문 참가자 등)

□ 주요내용 ※아래 만찬 장소는 2곳으로 섭외 및 운영 검토

- 정부 및 국제기구 참가자(130명 내외): 유니크베뉴 진행

- B2B 프로그램 참가자(70명 내외): 유니크베뉴 혹은 호텔에서 진행

12) 필드트립

□ 장  소: 제주도 일대

□ 참석자: 150명 내외 (ITOP 회원지역 대표단, 국제기구 참가자, B2B 프로그램 참여자 등)

□ 주요내용: 오름, 해양, 문화(UNESCO), 마을, 미식 등 주제별 5코스 기획 및 사전신청 접수를 통한 운영 ※ 점심 포함된 코스 진행

Ⅲ				과업내용

□ 과업 수행 범위

□ 제27회 국제 섬 관광 정책 포럼 기획 및 운영 총괄

- 포럼 기획 및 운영 전략 제시, 세부 실행계획 수립 및 관리 총괄

※기획, 연출, 섭외, 운영, 홍보, 안전관리 등 행사 전반 운영

- 주요 인사 및 역할 참가자 관리/의전/수송/등록 관련 제반 업무 총괄

※연사초청, 참가자 모집 및 관리, B2B 셀러-바이어 사전매칭 등

- 참가자 타겟별(해외·국내·도내 관계자)맞춤형 온오프라인 홍보(뉴스레터, 옥외광고 등)

- 행사장 구성/연출/배치 및 회의 운영을 위한 시스템 구축/운영 총괄

- 행사장 안전 관리 및 필요 예방 시스템 구축 총괄

- 포럼 기록물 제작, 정산 및 사업 결과보고, 후속조치(ITOP 30주년 백서 제작 등)

□ 세부 과업내용

과업 범위			주요 내용
행사계획			ㅇ 행사 종합계획, 각 분야별 세부 운영계획 및 추진일정 제시 - 대주제에 부합하는 컨셉 및 키비주얼 등 제시 - 전체 행사장 조성 계획 수립 (제주돌문화공원 활용 방안 및 동선 등) - 행사 운영계획 수립(개막식, 세션, 공식행사, 부대행사 등) - 실행계획 수립(의전/연사관리/등록/숙박/수송/현장인력/안전계획 등) - 세부예산안 작성: 사업예산 범위 내 행사계획에 포함되는 항목 및 예산 소요금액(산출근거) 상세 작성 ※ ‘행사계획’ 전체내용은 제안내용에 포함하여 제시 ※ 키비주얼(제안) 제안내용에 포함하여 제시 ※ 행사장 활용 관련 “구체적인 우천시 대비책” 제안내용에 포함
행사 전반 운영		행사장 조성 및 운영	ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 통신환경 및 전력환경 구축, 무선인터넷(wifi) 등 조성 - 프로그램별 행사장 운영 관련 배치도면 작성(좌석/무대/연사석/사회자석 등) ※ VIP, 연사대기실, 등록 및 안내데스크, 로비 등 구분 필요 - 행사장, VIP 및 연사대기실, 프레스룸, 안내데스크, 각종 기자재 설치 및 유무선 통신, 조명, 음향 환경 구축 및 운영 - 동시통역부스 설치(한/중/일/영) 및 운영 ※변동가능 - 프로그램에 따른 인력 배치 및 관리 - 행사 관련 비품 및 소요 물품 종류 및 수량 파악 및 준비 - 기타 필요하다고 판단되는 장치물 디자인 기획 및 조성
		등록 및 운영	ㅇ 온라인 사전등록 및 현장 접수 ㅇ 안내데스크 운영계획 수립 ㅇ ITOP포럼 홈페이지 활용 콘텐츠(디자인) 업데이트 및 관리 ㅇ 감사 서한 제작 및 발송
		행사 프로그램	ㅇ 전체 포럼 프로그램 구성 (컨셉, 분위기, 동선 등) ㅇ 진행 시나리오 작성 등 - 연출 진행표, 프로그램별 시나리오, Q시트, 행사 실행북(A5사이즈) 제작
		화상 회의 및 현장 방송 송출	ㅇ 화상 회의 운영상 필요시 관련 시스템 설치 및 운영 ㅇ 행사 현장 라이브 방송 송출에 따른 시스템 설치 및 운영
		이벤트	ㅇ 참가자 만족도 증진 위한 현장 이벤트 및 체험 프로그램 운영 등
초청 및 참가자 관리			ㅇ 참가자 구분 및 참가 형태별 관리 - 전 참가자 대상 맞춤형 인포노트 사전 공유, 숙박 예약 등록, 조율 및 운영 지원 ㅇ 전체 참가자 관리 - 초청장 제작 및 발송, 각종 안내사항 상시 전달 - 항공, 숙박 예약 및 사례비 등 지출, 행정업무 관리 - 행사 안내 자료 취합(발표자료 접수 및 관리, 이력서/사진 등 취합 - 해외 참가자 대상 배포용 가이드(인포노트) 제작 및 사전 공유(개최 1개월 전) - 역할참가자 대상 사전 화상미팅 관리 및 진행 등 - 현장 관리(안내, 참석 확인, 편의 제공 등) ㅇ 도내외 주요 참가자 RSVP 확인 및 관리
식음료			ㅇ (10/28) 환영리셉션 계획 수립 및 운영 *스탠딩파티 형식 - 식음료 등 전체 포함한 기획 및 운영 * 본 리셉션은 타 축제 행사와 연계하여 진행 검토 중으로, 베뉴 조성은 일부 참여 예정(배너 설치 등). 이외 행사 진행은 전체 기획 필요 (음식 준비, 사회 및 진행 등) ㅇ (10/29) 오찬 계획 수립 및 운영 *돌문화공원 내 조성 필요 - VIP를 위한 오찬(30명 내외) 및 그 외 참가자(320명 내외)를 위한 오찬 장소 조성 포함 등 전체 기획 및 운영 ㅇ (10/29) 만찬 수립 및 운영 * 돌문화공원 외 타 베뉴에서 진행 필요 - 정부 및 국제 기구 참가자(130명 이내)를 위한 만찬 - B2B 프로그램 참가자(70명 이내)를 위한 만찬 - 위 두 만찬에 대한 장소 조성 포함 등 전체 기획 및 운영 ㅇ (10/30) 필드트립 점심 (코스별 점심 식사 포함 운영) ㅇ 그 외 행사장 다과, VIP 차담회 운영 등 (제주 식품 위주 구성)
ITOP Island Travel Mart (IITM / B2B) & 리더스 비즈니스(G2B) 교류 프로그램			ㅇ 행사장 조성 계획 및 시행 (행사장, 인원, 비품 등 전체 포함) ㅇ 1:1 미팅 스케줄링 관리 - B2B 프로그램 PSA(사전 비즈니스 미팅 시스템) 구축 및 운영 - G2B 프로그램 미팅 스케줄링 관리 ㅇ VIP 참가자 및 일반 참가자 구분에 따른 관리 - VIP 및 일반 바이어 항공권 및 숙박 예약 등 - 셀러 산업체 참가자 관리 - 사전 등록, 현장 접수, 안내데스크, 문의 감사 서한 제작 및 발송 등 운영 관리 ㅇ 현장 매칭 데스크 운영 - 행사 운영 중 상시 모니터링 요원 배치 및 문의 응대 - 상담회 노쇼 대안책 마련 - 인력 운영 및 관리 - 행사 종료 후 3일 이내 전체 참가 수 및 상담 실적 제출 ※ 현장 운영 방안, 담당 인력 및 명확한 업무 계획 제안내용에 포함
필드트립			ㅇ 필드트립 기획 및 운영 등 - 주제별 5코스로 투어 기획 및 운영 (점심 포함) - 팸투어 방문지 소개자료 영문 제작 및 사전 배포 - 투어 관련 제반 업무 진행(버스 내 물, 다과 준비, 점심식사, 입장권 구매 등) ※ 각 코스별 전담 가이드 및 숙련된 운영요원 필수 배치 ※ 가이드 사용 가능한 이동형 마이크 및 리시버 대여 ※ 투어 일정은 착수 후 발주기관과 협의
언론 및 홍보 마케팅			ㅇ (온라인) 공식 홈페이지, 뉴스레터 등 홍보 세부계획 수립 및 진행 * 일반인 참가 포럼이 아님에 따라 전방위 홍보보다는 특정대상 위주 홍보 예정 ㅇ (오프라인) 옥외광고, 아치/가로등배너 등 홍보 세부계획 수립 및 진행 ㅇ 행사 국제 파급효과 높이기 위한 실현가능한 글로벌 미디어 활용 홍보방안 제시 및 진행
제작물	홍보물		ㅇ 행사관련 각종 제작물 - 옥외 홍보물 제작 및 홍보(굴다리 아치, 현수막, 가로등 배너 등) - 행사 초청장 한/영 제작·발송(디지털 제작) - 참가자 물품 제작(명찰, 명패 등) - Conference kit 관련 제작물 (가방, 기념품, 프로그램 안내자료 제작 및 배포 등) ※ 350명 기준 - 역할참가자 대상 VIP 기념품 ※ 50명 기준 - 관련 자료, 제작물 다국어 번역 - 기타 행사 제작물(안내배너, 현장스텝 티셔츠 등)
	기록물		ㅇ 포럼기간(3일) 사진촬영(촬영기사 2명 섭외) ㅇ 10월 29일 발표 등 영상 기록 및 편집, 홈페이지 업데이트 ㅇ 행사 발표 내용 전체 기록(문서화) 및 한국어 번역 등 ㅇ 행사 전반의 각종 지출 및 정산, 결과보고서의 작성
	영상		ㅇ 행사 관련 영상 제작 ※ 주제영상은 별도로 제작 예정 ①루핑 영상, ②홍보 영상, ③현장 스케치 영상 ④업로드용 세션 영상 ㅇ 영상은 행사 전후 유튜브, 홈페이지 등 업로드(영어 제작/썸네일 포함)
설문조사			ㅇ 행사 전체 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 작성/배포/취합/분석 등 ※ 설문문항, 조사결과 분석 등 발주기관 협의 및 진행
의전/수송			ㅇ (전 행사 기간) 참가자 의전 계획 및 운영 ※ 변동가능 ① 회원지역 대표단 및 국제기구 등 VIP: 솔라티, 세단 등 ② 그 외(B2B 바이어/셀러, 세미나 참가자등): 셔틀버스 운영 ③ 비상상황 대비 임시차량(3대 내외) ※ 참가자 제주 입도 일정에 따른 유동성 확보 필요 ㅇ 행사장 교통 통제 및 행사 차량 주차 공간 관리 지원 ㅇ 공항 안내데스크 운영(국내선, 국제선)
인력 운영		인력운영	ㅇ 행사 운영업무 총괄 - 포럼 준비회의 등 행사 제반 업무(총괄PM 외 추가 2~3인 전담인력) ※ 착수 후 총괄PM 포함 본 과업의 100% 전담인력 2인 이상 배정 필수
		진행요원	ㅇ 진행요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치·운영 - 행사장 및 보조 행사장(B2B), 등록 및 안내데스크, 현장 운영사무국 등 ㅇ 의전요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치·운영 - 회원지역 대표단별 리에종(수행인력): 각 1명씩 배치 및 운영 (20명 내외) - 그외 의전: 수송, 공항 안내데스크, VIP 의전 안내 도우미 등 ※ 행사 개최 일주일 전 운영 인력 교육(발주사 참석): 운영 가이드라인 사전 제작 및 배포, 현장 답사, 숙지 점검 ㅇ 사회자(한,영 동시가능자) 섭외 및 운영 (2명) ㅇ 동시통역(한, 중, 일, 영) 섭외 및 운영 ※ 변동 가능
결과보고			ㅇ 행사 최종결과보고 ① 결과보고회 개최: 행사종료 후 3주 이내 개최 ② 결과보고서 제작: 준비과정에 대한 세부 내용, 의전 동선, 실행사항, 행사운영 결과, 주요성과, 설문조사 결과 위주 ③ 행사 백서 제작(영어/한국어): 결과보고회 바탕으로 개선의견 및 포럼 환류사항 반영, 언론보도 등 추가 ④ 사업비 집행 정산 관련 자료(선금 등) ⑤ 행사 관련 파일 두레이 드라이브 업데이트 및 USB 제출 : 사진 및 제작 영상, 기록물 등 원본 파일 일체 - 추후 발주기관 요청에 따른 서류 보완 및 수정 등 ※ 각종 결과보고 자료 작성 및 제출 일정은 발주기관과 협의 후 결정
안전관리 (재해대처 및 안전관리)			ㅇ 현장관리 대책 수립 및 운영 - 행사장 내 장비, 조형물 등 도난, 분실, 안전사고 등에 대한 안전대책 수립 - 행사장 내 안전사고 예방을 위한 안전요원 배치 등 - 다중밀집 시 사고 방지를 위한 안전관리 매뉴얼 수립 ㅇ 안전대책을 위한 각종 설비 확보, 보험 가입 등 - 행사 진행 중 발생할 수 있는 안전사고에 대비하여 관계자 및 참가자의 피해보상을 목적으로 하는 보험 필수 가입 ㅇ 현장 안전사고 및 재해예방(※ 필수 이행사항) - 안전관리자의 선임(안전관리자 선임계 제출) - 안전교육일지 및 안전점검일지 작성 및 제출 ※ 안전점검일지 내 위험성 평가 실시 및 결과 내용 필히 포함 ㅇ 우천 및 태풍 등 천재지변 및 비상상황 대비책 마련 - 악천후 및 기타 안전상의 돌발상황(화재, 태풍, 지진 등) 등에 대한 안전대책 및 안전요원, 장비관리 등 대비계획 수립 및 운영 - 재해대처계획 수립 및 제출(발주기관 요청시) → 비상연락망, 행사 조직도, 담당자별 역할, 안전사고 예방계획, 민관협력체계, 안전교육 계획 등을 내용에 포함하여야 함 ※ 기상 상황으로 인해 행사일정 조정이 불가피할 경우 발주기관과 협의하여 조정
기타사항			ㅇ 행사종합보험 가입(음식물 배상 등 포함) ㅇ 정부․지자체 행사 운영지침에 따른 방역대응체계 구축 및 시행조치 ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) ㅇ 과업진행을 위한 사무업무 처리 - 유관기관 회의 결과보고(회의록) 작성 및 제출 ㅇ 상기업무 외 사전 활동을 위한 필요사항 및 기타행사 기획 및 운영, 관리 관련 발주기관이 요청하는 사항

□ 기타 발주기관(제주관광공사)에서 요구하는 사항 등

□ 행사 진행 시 기획, 디자인, 설치물, 안전 등 상기 명시된 내용과 관련하여 변경사항이 있는 경우 발주기관과 공유해야 하며, 검토결과에 따라 발주기관의 요청사항을 반드시 반영하여야 한다.

□ 행사 진행 과정 및 현장 상황에 따라 필요사항에 대하여 발주기관의 요청이 있을 시 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

□ 초기 계획 내 변경된 내용은 필히 발주기관과 사전협의 후 진행하여야 한다.

□ 기타 제안서에 추가로 시행할 수 있는 사업으로 제안한 사업, 제안 평가 시 발표자료 질의응답 및 협상과정에서 추가로 시행하기로 한 사업을 과업에 포함한다.

□ 계약상대자는 설치기간 중 설치물에 의한 감전 등 사건·사고 및 사업시행 중 발생하는 안전사고에 대한 책임은 사고 발생에 대한 책임 당사자가 부담하며, 상호 책임이 없는 불가항력 등 사유에 기한 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

□ 계약상대자의 귀책사유로 인하여 발주기관이 제3자에게 본 행사와 관련된 손해배상 등을 할 경우 계약상대자는 이를 발주기관에게 배상하여야 한다.

□ 기타 세부사항은 업체 선정 후 발주기관과 협의하여 결정한다.

Ⅳ				과업수행지침

1.  일반사항

□ 모든 과업은 본 문서에 의해 수행하되, 규정하지 아니한 사항은 관련 법령 및 제반 관련규정에 의해 발주기관과 협의하여 수행하여야 한다.

□ 계약상대자는 과업을 수행함에 있어 과업의 의도와 세부내용을 정확히 파악하고, 발주기관과 충분한 협의를 거쳐야 하며, 협의된 사항은 본 과업내용에 반영하여 과업을 수행하여야 한다.

□ 계약상대자는 제안평가회에서 제안한 ‘제안서’의 내용과 ‘협상결과’를 준수하여야 하며 불가피한 사유로 인하여 변경하고자 할 경우에는 발주기관과 사전 협의 후 변경하여야 한다.

□ 계약상대자의 본 과업의 수행을 위한 모든 행위는 관련법령 및 제반규정을 준수하여야 하며, 이와 관련된 법령 등의 저촉 또는 미비로 인해 발생하는 모든 피해사항에 대하여 책임을 져야 한다.

□ 계약상대자는 최신의 정보와 데이터를 활용하여 용역과업을 성실히 수행하여야 한다.

□ 과업내용상의 문구, 용어의 해석과 과업의 범위에 대하여 의견을 달리할 경우 또는 계약상에 정하지 아니한 사항에 대하여는 상호 협의하여 정한다.

□ 과업내용서에 명시되지 아니한 사항이나 당연히 수반되어야 할 사항에 대하여 발주기관은 계약상대자에게 추가로 보완하도록 할 수 있으며, 과업 수행 중 추가적으로 시행해야 할 사항이 발생할 경우 발주기관과 계약상대자가 상호 협의하여 진행하며, 계약상대자는 이를 성실히 수행하여야 한다.

□ 계약상대자는 본 과업을 수행함에 있어 행사지역 및 발주기관의 명예가 훼손될 우려가 있는 일체의 행위를 하지 말아야 한다.

□ 계약상대자는 과업을 수행함에 있어 민원이 발생하지 않도록 최선의 노력을 하여야 하며, 과업과 관련한 종사자의 행위로 인하여 민원이 발생하는 일이 없도록 철저히 지도·감독하여야 한다.

2. 사업수행에 관한사항

□ 사업수행계획서의 제출

- 계약상대자는 계약과 동시에 과업을 착수하고, 10일 이내에 사업수행계획을 첨부한 착수계를 제출하여야 한다.

- 착수계는 계약서, 과업내용서 등의 내용을 근거로 작성·제출하여야 한다.

□ 사업수행 조직의 구성 및 운영

- 사업수행팀의 구성 및 인력 운영계획을 수립하여 시행하여야 한다.

- 발주기관은 참여 인력의 업무진척도 및 수행능력이 사전에 계획한 일정에 비해 현저하게 부진할 경우 협의 후 교체사유, 교체시기를 기재한 문서로 참여인력 교체를 요구할 수 있으며, 계약상대자는 이에 따라야 한다.

- 사업수행 중 계약상대자의 부득이한 사정으로 참여인력을 교체하고자 하는 경우 교체사유서를 제출하고 승인을 받아 교체하여야 하며, 인력 교체시 업무인계‧인수를 철저히 하여 결격사항이 없도록 조치하여야 한다.

- 성공적인 사업 완수를 위하여 발주기관과 협의하여 사업의 착수부터 완료까지 사업수행을 지휘·관리할 수 있는 사업책임자 PM(Project Manager) 1인을 선임하여 역할을 수행토록 한다.

- PM은 사업 전체를 조정할 수 있도록 하며, 필요 시 수시 보고 및 발주기관과의 과업 관련 회의, 현장 필수 참석 등 책임을 진다.

3. 계약의 변경 및 해지 등

□ 계약의 해지‧해제와 관련해서는「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 및 시행령, 시행규칙」지방자치단체 입찰 및 계약집행기준에 의거하여 처리하도록 한다.

□ 정당한 이유 없이 약정한 착수기일을 경과하고도 용역수행에 착수하지 않은 경우 계약을 해지할 수 있다.

□ 발주기관은 용역의 수행이 계약내용과 일치하지 않는 경우 및 안전관리상 문제가 될 경우, 계약상대자와 합의에 의하여 용역수행의 중단을 지시할 수 있다.

□ 정당한 지시에 불응, 계약조건 위반, 입찰시 제출한 제안서 및 기타 서류 등과 실제 과업수행에 중대한 차이가 있거나 제안서 내용과 다르게 과업이 진행되는 등 위반사항에 해당시 발주기관은 계약상대자에 대하여 계약을 해지할 수 있다.

□ 국가 비상상태 및 천재지변으로 계약이행이 불가능할 경우 등 불가항력이 발생할 경우 과업의 전부 또는 일부를 중지시키거나 계약을 해지할 수 있다.

□ 본 과업을 수행함에 있어서 기상이변, 감염병 또는 정책 환경의 변화 및 기타 불가피한 상황이 발생할 경우, 협의를 통해 과업의 일부 또는 전부를 내용을 변경하거나, 중지할 수 있다.

4. 사업보고 및 성과물 제출

□ 사업진행 보고

- 계약상대자는 계약 체결 후 사업 진행사항 파악과 점검을 위해 발주기관의 요청이 있을 시 요청 자료에 대해 즉시 보고해야 하며, 과업 수행과 관련하여 상시 연락이 가능해야 한다.

- 사업자는 매월 또는 각 단계별 완료시마다 다음 공정에 따라 사업수행 경과를 발주기관에 보고하여야 한다.

형 태	보 고 내 용	비 고
착수보고	착수보고회 개최 및 착수계 제출 - 사업수행 계획, 추진일정 등을 보고	계약 후 10일 이내
중간보고	- 사업의 중간 단계에서 수행결과를 보고하고 후행 단계의 업무 일정계획 등을 보고	발주기관과 시기 협의
완료보고	- 최종 산출물(과업수행내역) 결과보고 완료계 제출 (선금신청 시) 완료보고 전, 선금 사용에 대한 완료보고 제출	발주기관과 시기 협의
리허설	행사개최 주, 전 스태프 참여 실전 리허설 개최
수시보고	- 긴급을 요하는 작업 발생 또는 “발주기관”에서 지정하는 내용	수시

□ 최종 성과물 제출

- 최종보고서를 작성함에 있어 수록내용, 편집순위, 기타사항에 대하여 사전에 발주기관과 협의하여야 한다.

- 최종보고서는 기획단계부터 행사결과까지 총괄하는 종합 보고서의 형태로 과업 완료일 이내에 제출해야 한다.

성과물의 종류	제출기한	제출 부수	비 고
․ 행사 결과보고서	2026년 12월 10일	2부
․ 행사 백서(영/한)	2026년 12월 10일	2부
․ 사업 관련 일체서류(완료계, 청구계 등)	2026년 12월 10일	각 1부
․ 성과물 USB 제출 (성과물: 만족도 조사 결과, 사진 등)	2026년 12월 10일	USB 1개

- 계약상대자는 사업종료(검사요청)시 다음과 같은 성과물을 제출하여야 한다.

※ 사업수행결과는 용역성과물로 과업종료일 이내에 납품하되, 모든 성과물의 인쇄 시에는 발주기관과 협의 및 승인을 득한 후, 인쇄하여야 한다.

※ 사업수행 과정에서 발생한 일체의 산출물은 정리하여 발주기관에 제출함을 원칙으로 한다.

- 성과물은 납품된 후 소정의 검수절차를 거쳐야 완료된 것으로 보며, 미비사항이 발생되어 발주기관이 보완요청을 할 경우 즉시 수정·보완하여야 한다. ※추가비용이 발생할 경우 발주기관과 협의 후 진행

- 본 사업이 완료된 후에도 사업의 평가 및 정산, 기타 활용에 필요한 자료 제출 등을 계약상대자에게 요구할 수 있으며, 계약상대자는 이에 응하여야 한다.