과 업 내 용 서

과 업 명	『제11회 제주국제크루즈포럼 행사 기획 및 운영』
주관기관	제주관광공사
주관부서	글로벌마케팅그룹 (☎064-740-6056)

2024. 2.

Ⅰ		과업 개요

1. 과업목적

□ 아시아 크루즈 산업의 지속발전을 위한 논의의 장 마련 및 관계기관 협력 네트워크 구축을 위한 아시아 대표 크루즈 행사로 제주 위상 강화

□ 포럼 11회차 개최에 따른 행사 정체성 강화, 도내 인지도 및 참가 확대

2. 과업명: 제11회 제주국제크루즈포럼 행사 운영

3. 과업기간: 계약체결일로부터 2024년 08월 31일 까지

4. 과업범위

□ 제11회 제주국제크루즈포럼 기획 및 운영 총괄

□ 행사 실적 취합 및 결과보고

5. 행사개요

	행사개요(안)
⦁행 사 명 : 제11회 제주국제크루즈포럼(2024 Asia Cruise Forum Jeju) ⦁기 간 : 2024년 7월 10일(수) ~ 12일(금) / 3일 ⦁장 소 : 메종글래드호텔 ⦁주 최 : 제주특별자치도, 해양수산부 ⦁주 관 : 제주관광공사 ⦁협 력 : 제주크루즈산업협회, ACLN, ACTA ⦁참가기관 : 크루즈 선사, 기항지, 지자체, 유관기관, 학계, 업계 등 500여명

6. 프로그램(안)

날 짜	시 간		프 로 그 램
1일차 7/10 (수)	10:10~10:30	20'	VIP 간담회(차담회 형식)
	10:30~11:05	35'	개막식 오프닝영상, 내빈소개, 개회사, 환영사, 축사, 기조연설(10)
	11:05~11:30	25'	- 아시아크루즈어워즈
	11:30~13:00	90'
			환영오찬
	13:30~15:30	120'
			세션 1 : 글로벌 주제 위주
			세션 2 : 아시아 크루즈 산업의 발전과 기대 등
	15:30~16:00	30'	휴식시간
	16:00~17:30	90'
			세션 3 : 선사 브리핑
	18:30~20:00	90'	네트워킹의 밤(환영만찬)
2일차 7/11 (목)	09:00~13:00	240'	B2B 네트워킹 이벤트(가제) (컨벤션홀)	부대행사 (아메티스트홀)
	13:00~15:00	120'	자유오찬
	15:00~17:00	90'	ACLN 연차총회 (컨벤션홀)	부대행사 (아메티스트홀)
3일차 7/12 (금)	전일	-	해외초청연사 팸투어

※ 위 일정, 세션주제, 전시방식 등 변동 가능

※ 7/9(화) 행사장 세팅 및 리허설, 7/10~11(목) 행사장 활용

7. 공간이용계획(안) ※용역사의 추가 제안 및 변경 제안 가능

□ 컨벤션홀

- 컨벤션홀: 1, 2일차 전일 프로그램

- 컨벤션홀 로비: 제주스러운 분위기 조성으로, 산업전 형식의 전시부스 위주 네트워킹 공간, 등록부스, 포토존, 티타임 ※전시부스가 소외되지 않도록 전략적 동선 및 공간 조성 필요

- 컨벤션홀 옆 대기실: 사무국

□ 사파이어홀: 프레스룸

□ 크리스탈홀: 1일차 일반 참가자 오찬(단품, 300명 기준)

□ 삼다정 별관: 1일차 VIP간담회 및 오찬(서빙, VIP 36명, 관계자 30명 기준)

□ 아메티스트홀: 2일차 부대행사

□ 네트워킹 만찬: 제주시 내 유니크베뉴(차량 20분 내외 이동거리) 혹은 호텔 야외 등(스탠딩 네트워킹 파티 형식, 80명 기준)

8. 행사내용 및 세부사항

1) 행사 구성 시 주안점

□ 본 포럼은 아시아크루즈산업의 공동 성장 및 협력을 위한 장으로, 산업 관계자 간 네트워크 조성 및 논의의 장으로 조성 및 운영

□ 도내 크루즈 포럼 인지도 및 참가자 비중이 저조함에 따라 일반인, 도내업계 대상 크루즈 관심 제고, 산업 연계 비즈니스 확대 및 인지도 확산을 위한 부대행사, 사전 지역 연계 홍보 프로모션 등 신규 아이디어로 현장 참여 확대 유도

□ 국내외 크루즈 업계 관계자 외 도내 관련 업계 대상 실질적인 비즈니스 기회 확대에 최적화된 B2B 행사 유형 도입 및 운영 (도내 관광지, 여행사, 선용품 등)

2) 프로그램 내용(안) ※세부사항 변동 가능

□ VIP 간담회: 주최, 주관, 협력기관 VIP 및 해외 초청 연사 등 14명 내외

□ 개막식: 오프닝 영상, 내빈소개, 개회사, 환영사, 축사, 기조연설 등

□ 아시아크루즈 어워즈

- 아시아 최고 크루즈선사, 크루즈선, 모항, 기항지, 여행사, 특별상 등 아시아 크루즈 산업 발전에 기여하는 기관 선정 시상

※프로그램 구성 및 수상·시상자 관리 관련 기획 제주크루즈산업협회(ACLN) 담당

□ 포럼세션

- 3개의 메인 세션으로 운영 예정으로, 세션1, 2는 좌장 1명, 패널 3~5명 내외 패널토론 진행, 세션3은 선사 브리핑으로, 선사의 2025-26 계획 및 해당선박 소개 등 각 10분씩 PPT 발표 진행

□ B2B 네트워킹 이벤트

- 2일차 컨벤션홀 행사장 구성 변경, 전시 박람회 형식의 미팅 부스와 라운드 테이블 조성

- 미팅대상(셀러, 바이어)

· 업계: 선용품, 크루즈상품 판매 여행사, 도내 관광지, 여행컨텐츠, 원도심 등

· 중국, 대만, 일본, 한국 등 아시아 지역 주요 선사 및 여행사, 국내외 크루즈 목적지(지자체, 관광공사, 협회, 항만공사 등)

□ ACLN 연차총회: 아시아 크루즈 관광의 지속성장과 공동 협력을 위한 ACLN 회원기관 총회

3) 부대행사(안) ※세부사항 변동 가능

□ 제18회크루즈발전협의회(국내 지자체, 관계기관 30여명 참가)

- 크루즈선사, 국내외 크루즈 관계자간 크루즈 산업 발전을 위한 공동 협력방안 모색 위주 회의

※프로그램 구성 및 참가리스트 관리 관련 해양수산부 담당

□ 기항관광상품 이해 워크숍: 크루즈 재개에 따른 트렌드 변화로 효율적인 지역 매력 전달을 위한 기항관광 상품 구성 방법 공유(영어진행)

□ 선사 비즈니스 워크숍: 선사와 목적지 간의 협력적 관계와 비즈니스 확장방안 소개(한국어진행)

□ 해외초청연사 팸투어(20여명 참가 기준)

- 제주 크루즈 유치 목적 인스펙션으로, 제주문화체험 콘텐츠 위주 진행

4) 보도자료 홍보: 행사기간 전후 주요 프로그램, 세션 내용, 성과 등 배포

Ⅱ		과업내용

□ 과업명: 제11회 제주국제크루즈포럼 행사 기획 및 운영

□ 주요내용

□ 제11회 제주국제크루즈포럼 기획 및 운영 총괄

- 기획 및 운영: 기획, 연출, 섭외, 운영, 홍보, 안전관리 등 행사 전반 운영

- 초청: 연사 초청, 참가자 모집 및 관리

- 홍보: 참가자 타겟별(해외·국내·도내 관계자/일반도민) 맞춤형 온오프라인 홍보

□ 행사 실적 취합 및 결과보고

- 사무업무 및 보고(준비 및 추진상황, 결과 분석 등 필요한 각종 사무업무)

※행사장 내 하드웨어(공간, 시설, 시스템 조성 및 운영 등) 비용은 공동 주최기관(해양수산부)발주 진행 예정으로, 용역비 불포함

□ 과업 세부내용

과업 범위		주요 내용
행사 운영계획		ㅇ 행사 종합계획, 각 분야별 세부 운영계획 및 추진일정 제시 - 대주제 및 컨셉 설정, 키비주얼 계획 수립 ※ 제안내용에 반드시 포함하여 제시 ㅇ 세부 예산안 작성 - 사업예산 범위 내 행사 운영에 포함되는 항목 및 소요금액 상세 작성 ㅇ 연출 진행표 작성 및 리허설 진행 - 프로그램별 시나리오, Q시트, 행사 실행북(A5사이즈) 제작
초청 및 참가자 관리		ㅇ 참가자 구분 및 참가 형태별 관리 - 역할 참가자, VIP 참가자, 초청 참가자, 비역할 참가자 등 리스트업하여 구분 - 전 참가자 대상 맞춤형 인포노트 사전 공유, 요청 시 숙박 예약 등록, 조율 및 운영 지원 ㅇ 역할(국내 및 해외연사 등)·VIP·초청참가자 관리 ①초청장 제작 및 발송, 각종 안내사항 상시 전달 ②항공 및 숙박 예약 관리 ③행사 안내 자료 취합(발표자료 접수 및 관리, 이력서/사진 등 취합 ④해외 참가자 대상 배포용 가이드(인포노트) 제작 및 사전 공유(개최 1개월 전) ※인포노트: 대상자별 세부 일정, 입국 절차, 행사 프로그램, 교통, 숙박, 주변 상권 안내, 음식점, B2B절차, 네트워킹 안내, 등록 방식, 제공 항목 등 ⑤역할참가자 대상 사전 화상미팅 관리 및 진행 등 ⑥현장 관리(안내, 참석 확인, 편의 제공 등)
홍보		ㅇ 홈페이지, 언론 등 홍보 세부계획 수립 ㅇ 홍보물 제작: 언론매체 및 자체 홍보채널용 홍보물 둥 - 뉴스레터 4회 제작(다국어) 및 발송 등 전방위 홍보계획 및 시행 - 홈페이지 알림공지(팝업창 등) 제작 - 언론매체 보도자료 등 배포
인력 운영	인력운영	ㅇ 행사 운영업무 총괄 - 포럼 준비회의 등 행사 제반 업무(총괄PM 외 추가 2~3인 전담인력) ※착수 후 총괄PM 포함 본 과업의 100% 전담인력 2인 이상 배정 필수
	진행요원	ㅇ 진행요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치 - 행사장, 세션장, 등록 및 안내데스크, 설문조사, 수송, 현장 사무국, 전시홍보존, VIP 의전 안내 도우미, 공항 안내 데스크 등 - 진행요원 및 사무국요원 등 인력 관리(모집, 교육, 운영 등) ※ 행사 개최 1일 전 운영 인력 교육(발주사 참석): 포럼 운영 가이드라인 사전 제작 및 배포, 현장 답사, 숙지 점검 ㅇ 사회자 섭외 및 운영 ㅇ 포럼기간(2일) 동시통역사(한, 중, 일, 영) 섭외 및 운영 ㅇ 2일차 B2B 미팅 통역 및 미팅일지 작성(영어) 충분한 인력 섭외 및 운영
행사 전반 운영	행사장 조성 및 운영	ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 통신환경 및 전력환경 구축, 무선인터넷(wifi) 등 조성 - 프로그램별 행사장 운영 관련 배치도면 작성(좌석/무대/통역실/연사석/사회자석 등) - VIP, 연사대기실, 등록 및 안내데스크, 로비 등 구분 - 행사장, 통역부스, VIP,연사대기실, 프레스룸, 안내데스크, 각종 기자재설치 및 유무선 통신, 조명, 음향 환경 구축 및 운영 - 프로그램 별, 인력 별(의전, 통역, 진행안내, 무대, 조명, 음향) 관리 - 행사 관련 비품 및 소요 물품 종류 및 수량 파악 - 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리 ※ 행사장 조성 및 운영(행사장 대관, 조성, 시스템 구성 등) 예산비용은 공동주최기관(해양수산부) 발주로 별도 집행예정
	등록 및 운영	ㅇ 온라인 사전등록 및 현장 접수 - 참가자 등록 시스템 및 등록자 정보관리 구축 및 운영 - 행사 사전등록 직후 및 개최 3일 전 안내문자(국내), 안내메일(해외) 발송 - 참가 관련 문의 전화, 이메일 등 안내 커뮤니케이션 담당 ※사전등록기간은 5월 중 ~ 7월 초 예정으로, 추진로드맵 반영 필요 ㅇ 안내데스크 운영계획 수립 - 행사 안내 및 현장 참가 등록(행사장 내 등록데스크 간소화) - 안내X배너 및 현황판 설치 등 안내 운영 관련 제반사항 ㅇ‘제주국제크루즈포럼’홈페이지 운영 - 포럼 안내, 홍보, 사전등록, 알림 등 정보 지속 업데이트 등 ㅇ 감사 서한 제작 및 발송 - 행사 시작 일주일 전 제작완료, 행사 종료 후 3일 이내 발송
	행사 프로그램	ㅇ 세션, 세미나, 부대행사 등 포럼 기간 내 포함된 전체 프로그램 계획 및 운영 ㅇ 행사별 프로그램 구성 및 시나리오 작성 등
	오만찬 운영	ㅇ 환영오찬 및 만찬 계획 수립 및 운영 - 오찬: 일반참가자(300명), VIP 및 관계자(70명) 기준 진행(변동가능) - 만찬: 스탠딩파티 형식으로, 80명 기준 진행(변동가능) ※ 식전공연 기획 및 섭외 운영 ㅇ 행사장 다과, VIP 차담회 운영 등
	이 벤 트	ㅇ 참가자 만족도 증진 위한 현장 이벤트 개최 등
제작물	홍보물	ㅇ 행사관련 각종 제작물 - 옥외 홍보물 제작 및 홍보(굴다리 아치, 현수막, 가로등 배너 등) - 행사 초청장 한/영 제작·발송(국내 100명내외) - 참가자 물품 제작(명찰, 명패 등) - 발표자료집(PDF), 프로그램북(인쇄, 200부) 제작 및 배포 - 관련 자료, 제작물 다국어 번역 - 기타 행사 제작물(안내 엑스배너, 현장스탭 티셔츠, VIP코사지 등)
	기록물	ㅇ 포럼기간(3일) 사진촬영(촬영기사 2인) ㅇ 행사 발표 내용 한국어 속기록 작성 등
	영상	ㅇ 행사 영상 제작 및 업로드 - 행사 주제 영상(2분 내외, 영어자막 포함/30초 요약본/클린본 포함) - 루핑 영상 - 현장 스케치 영상(영어자막 포함) 등 - 행사 포럼 개막식, 전 세션 영상 유튜브 업로드용(영어, 중국어, 일본어 동시통역 포함/썸네일 포함)
의전/수송		ㅇ 셔틀 및 VIP 의전차량(솔라티, 세단 등) 운영 - 공항-행사장 의전용 차량 운영계획(스케줄 등) 수립 및 운영 ㅇ 공항 안내데스크 운영(국내선, 국제선) ㅇ 도내외 주요 참가자 RSVP 확인 및 관리
해외초청연사팸투어		ㅇ 소규모 기항 체험 관광 투어(전일코스) 기획 및 운영 등 - 20인 기준(변동가능) 투어 운영계획 수립, 참가자 모집 및 관리 - 전담 가이드 및 숙련된 운영요원 필수 배치 - 가이드 사용 가능한 이동형 마이크 및 리시버 대여 - 팸투어 방문지 소개자료(전자) 영문 제작, 배포(행사 시작 2주일 전) - 투어 관련 제반 업무 진행(버스 내 물, 다과 준비, 점심식사, 입장권 구매 등) ※ 투어 일정은 착수 후 발주기관과 협의, 필요 시 영어 통역사 섭외 필요
전시		ㅇ 업계 전시부스ZONE(컨벤션홀 로비) 조성 및 운영 ①산업회 부스참가업체(B2B셀러) 리스트업: 셀러 발굴, 섭외 및 등록(20개 업체 이상) ②부스 디자인 및 조성(관련 홍보물 및 제작물 배치 등) - 도내 관광지 및 컨텐츠(웰니스, 미식 등), 선용품, 크루즈상품 판매 국내여행사 등 효율적으로 쇼케이스(홍보)될 수 있을 운영 세부계획 및 전략 수립 ※ 제안내용에 반드시 포함하여 제시 - 공간 활용 디자인, 운영공간, 동선, 구성방안 제시 및 조성 - 참가업체 운영 가이드 라인 마련하여 모집 및 관리 ※ 전시 예산비용은 공동주최기관(해양수산부) 발주로 별도 집행예정
비즈니스미팅 (B2B네트워킹이벤트)		ㅇ 해외 및 도내외 관광업계바이어, 셀러 참가자 모집 및 관리 ①전시부스와 연계하여 참가업체(B2B셀러) 및 바이어 리스트업: 셀러 발굴, 섭외, 등록(30개 업체 이상) ②바이어·셀러 1:1 미팅 매칭 및 스케쥴링 ③미팅 참가 기관 관리(공지 안내 및 문의 응대 등) ※ 모집 관련 홍보 전략 제안내용에 반드시 포함하여 제시 ※ B2B 매칭을 위한 프로그램 활용 필요 ㅇ 현장 매칭 데스크 운영 - 행사 운영 중 상시 모니터링 요원 배치 및 문의 응대 - 상담회 노쇼 대안책 마련 - 인력 운영 및 관리(충분한 통역 인력 배치 등) - 행사 종료 후 3일 이내 전체 참가 수 및 상담 실적 제출 - 행사 종료 후 3주 이내 상담일지(통역 인력 전담) 취합 및 분석하여 보고 ※ 본 B2B 프로그램은 2일차 대표 프로그램임에 따라, 현장 운영 방안, 담당 인력 및 명확한 업무분장 계획 제안내용에 포함
설문조사		ㅇ 행사 전체 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 작성/배포/취합/분석 등 ※ 참가자 50명 이상(외국인 30%이상) 설문조사 수령 필수 ㅇ 해외크루즈관계자팸투어 만족도 설문지 작성/배포/취합/분석 등 ※ 설문문항, 조사결과 분석 등 발주기관 협의 및 진행
결과보고		ㅇ 행사 최종결과보고 ① 결과보고회: 행사종료 후 3주 이내 개최 ② 결과보고서: 실행사항, 행사운영 결과, 주요성과, 설문조사 결과 위주로 결과보고회 발표자료로 활용 ③ 백서: 결과보고회 바탕으로 개선의견 및 차년도 포럼 환류사항 반영, 언론보도 등 추가 ④ 사업비 집행 정산보고서(선금 등) ⑤ 행사 관련 파일 두레이 드라이브 업데이트 및 USB 제출 : 사진 및 제작 영상, 기록물 등 원본 파일 일체 - 추후 발주기관 요청에 따른 서류 보완 및 수정 등 ※ 각종 결과보고 자료 작성 및 제출 일정은 발주기관과 협의 후 결정
사무업무		ㅇ 과업진행을 위한 사무업무 처리 - 유관기관 회의 결과보고(회의록) 작성 및 제출
안전관리 (재해대처 및 안전관리)		ㅇ 현장관리 대책 수립 및 운영 - 행사장 내 장비, 조형물 등 도난, 분실, 안전사고 등에 대한 안전대책 수립 - 행사장 내 안전사고 예방을 위한 안전요원 배치 등 - 다중밀집 시 사고 방지를 위한 안전관리 매뉴얼 수립 ㅇ 안전대책을 위한 각종 설비 확보, 보험 가입 등 - 행사 진행 중 발생할 수 있는 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해보상을 목적으로 하는 보험 필수 가입 ㅇ 현장 안전사고 및 재해예방(※ 필수 이행사항) - 안전관리자의 선임(안전관리자 선임계 제출) - 안전교육일지 및 안전점검일지 작성 및 제출 ※ 안전점검일지 내 위험성 평가 실시 및 결과 내용 필히 포함 ㅇ 우천 및 태풍 등 천재지변 및 비상상황 대비책 마련 - 악천후 및 기타 안전상의 돌발상황(화재, 태풍, 지진 등) 등에 대한 안전대책 및 안전요원, 장비관리 등 대비계획 수립 및 운영 - 재해대처계획 수립 및 제출(발주기관 요청시) → 비상연락망, 행사 조직도, 담당자별 역할, 안전사고 예방계획, 민관협력체계, 안전교육 계획 등을 내용에 포함하여야 함 ※ 기상 상황으로 인해 행사일정 조정이 불가피할 경우 발주기관과 협의하여 조정
기타사항		ㅇ 행사종합보험 가입(음식물 배상 등 포함) ㅇ 정부․지자체 행사 운영지침에 따른 방역대응체계 구축 및 시행조치 ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

□ 회계처리에 관한 사항

□ 총 사업비 범위 내 예산 세부 활용계획 수립 및 제출

□ 본 사업은 제주특별자치도와 발주처인 제주관광공사 간 대행 협약에 따른 사업비가 교부된 사업으로 계약상대자는 선금의 사용 등 사업의 예산집행과 관련하여 사업의 목적과 용도에 따라 집행하여야 하며, 사업비의 집행은‘제주특별자치도 지방보조금 통합관리 운영지침(시행 2021. 6. 17.)’에 따른다.

□ 기타 발주기관(제주관광공사)에서 요구하는 사항 등

□ 행사 진행시 기획, 디자인, 설치물, 안전 등 상기 명시된 내용과 관련하여 추진과정에서 변경시 발주기관과 공유해야 하며, 검토결과에 따라 발주기관의 요청사항을 반드시 반영하여야 한다.

□ 행사 진행 과정 및 현장 상황에 따라 필요사항에 대하여 발주기관의 요청이 있을시 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

□ 초기 계획 내 변경된 내용은 필히 발주기관과 사전협의 후 진행하여야 한다.

□ 과업기간 내 철거를 완료하여야 하며, 기타 제안서에 추가로 시행할 수 있는 사업으로 제안한 사업, 제안 평가 시 발표자료 질의응답 및 협상과정에서 추가로 시행하기로 한 사업을 과업에 포함한다.

□ 계약상대자는 설치기간 중 설치물에 의한 감전 등 사건·사고 및 사업시행 중 발생하는 안전사고에 대한 책임은 사고 발생에 대한 책임 당사자가 부담하며, 상호 책임이 없는 불가항력 등 사유에 기한 경우에는 발주기관과 계약상대자가 협의하여 처리한다.

□ 계약상대자의 귀책사유로 인하여 발주기관이 제3자에게 본 행사와 관련된 손해배상 등을 할 경우 계약상대자는 이를 발주기관에게 배상하여야 한다.

□ 기타 세부사항은 업체 선정 후 발주기관과 협의하여 결정한다.

Ⅲ		과업 일반지침

1. 일반사항

□ 모든 과업은 본 문서에 의해 수행하되, 규정하지 아니한 사항은관계 법령 및 제반 관련규정에 의해 발주기관과 협의하여 수행하여야 한다.

□ 계약상대자는 과업을 수행함에 있어 과업의 의도와 세부내용을 정확히 파악하고, 발주기관과 충분한 협의를 거쳐야 하며, 협의된 사항은 본 과업내용에 반영하여 과업을 수행하여야 한다.

□ 계약상대자는 제안평가회에서 제안한 ‘제안서’의 내용과 ‘협상결과’를 준수하여야 하며 불가피한 사유로 인하여 변경하고자 할 경우에는 발주기관과 사전 협의 후 변경하여야 한다.

□ 계약상대자의 본 과업의 수행을 위한 모든 행위는 관련법령 및 제반규정을 준수하여야 하며, 이와 관련된 법령 등의 저촉 또는 미비로 인해 발생하는 모든 피해사항에 대하여 책임을 져야 한다.

□ 계약상대자는 최신의 정보와 데이터를 활용하여 용역과업을 성실히 수행하여야 한다.

□ 과업내용상의 문구, 용어의 해석과 과업의 범위에 대하여 의견을 달리할 경우 또는 계약상에 정하지 아니한 사항에 대하여는 상호 협의하여 정한다.

□ 과업지시서에 명시되지 아니한 사항이나 당연히 수반되어야 할 사항에 대하여 발주기관은 계약상대자에게 추가로 보완하도록 할 수 있으며, 과업 수행 중 추가적으로 시행해야 할 사항이 발생할 경우 발주기관과 계약상대자가 상호 협의하여 진행하며, 계약상대자는 이를 성실히 수행하여야 한다.

□ 계약상대자는 본 과업을 수행함에 있어 행사지역 및 발주기관의 명예가 훼손될 우려가 있는 일체의 행위를 하지 말아야 한다.

□ 계약상대자는 과업을 수행함에 있어 민원이 발생하지 않도록 최선의 노력을 하여야 하며, 과업과 관련한 종사자의 행위로 인하여 민원이 발생하는 일이 없도록 철저히 지도·감독하여야 한다.

□ 본 과업을 수행함에 있어서 기상이변, 감염병 또는 정책 환경의 변화 및 기타 불가피한 상황이 발생할 경우 과업의 일부 또는 전부를 중지할 수 있다.

2. 사업수행에 관한사항

□ 사업수행계획서의 제출

- 계약상대자는 계약과 동시에 과업을 착수하고, 10일 이내에 사업수행계획을 첨부한 착수계를 제출하여야 한다.

- 착수계는 계약서, 과업지시서 등의 내용을 근거로 작성·제출하여야 한다.

□ 사업수행 조직의 구성 및 운영

- 사업수행팀의 구성 및 인력 운영계획을 수립하여 시행하여야 한다.

- 발주기관은 참여 인력이 사업수행상 부적합하다고 판단할 경우, 교체를 요구하거나 적합한 자를 추천할 수 있으며 특별한 사유가 없는 한 계약상대자는 이에 따라야 한다.

- 사업수행 중 계약상대자의 부득이한 사정으로 참여인력을 교체하고자 하는 경우 교체사유서를 제출하고 승인을 받아 교체하여야 하며, 인력 교체시 업무인계‧인수를 철저히 하여 결격사항이 없도록 조치하여야 한다.

- 성공적인 사업 완수를 위하여 발주기관과 협의하여 사업의 착수 부터 완료까지 사업수행을 지휘·관리할 수 있는 사업책임자 PM(Project Manager) 1인을 선임하여 역할을 수행토록 한다.

- PM은 사업 전체를 조정할 수 있도록 하며, 필요시 수시 대기하여 보고, 발주기관의 요청시 과업 관련 회의 및 현장에 필수 참석하여야 한다.

3. 기타사항

□ 계약상대자는 과업 수행을 하는데 있어서 행사목적 및 취지 등을 충분히 이해하고, 발주기관이 의도하는 방향에 맞게 세부 실행계획 등에 문제가 없도록 성실히 수행하여야 한다.

□ 본 사업의 수행 중 발주기관의 계획변경이 있을 시에는 사업내용을 변경할 수 있다.

□ 본 사업의 수행 중 계획변경 등으로 계약금액을 조정할 필요가 있는 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 계약금액을 조정할 수 있다.

□ 과업 수행 중 추가적으로 시행해야 할 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행할 수 있다.

4. 계약의 변경 및 해지 등

□ 계약의 해지‧해제와 관련해서는「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 및 시행령, 시행규칙」지방자치단체 입찰 및 계약집행기준에 의거하여 처리하도록 한다.

□ 정당한 이유 없이 약정한 착수기일을 경과하고도 용역수행에 착수하지 않은 경우 계약을 해지할 수 있다.

□ 발주기관은 용역의 수행이 계약내용과 일치하지 않는 경우, 안전관리상 문제가 될 경우, 계약상대자와 합의에 의하여 용역수행의 중단을 지시할 수 있다.

□ 정당한 지시에 불응, 계약조건 위반, 입찰시 제출한 제안서 및 기타 서류 등과 실제 과업수행에 중대한 차이가 있거나 제안서 내용과 다르게 과업이 진행되는 등 위반사항에 해당시 발주기관은 계약상대자에 대하여 계약을 해지할 수 있다.

□ 국가 비상상태 및 천재지변으로 계약이행이 불가능할 경우 등 불가항력이 발생할 경우 과업의 전부 또는 일부를 중지시키거나 계약을 해지할 수 있다.

5. 사업보고 및 성과물 제출

□ 사업진행 보고

- 계약상대자는 계약 체결 후 사업 진행사항 파악과 점검을 위해 발주기관의 요청이 있을시 요청한 자료에 대해 즉시 보고해야 하며, 과업 수행과 관련하여 상시 연락이 가능해야 한다.

- 사업자는 매월 또는 각 단계별 완료시마다 다음 공정에 따라 사업수행 경과를 발주기관에게 보고하여야 한다.

형 태	보 고 내 용	비 고
착수보고	착수보고회 개최 및 착수계 제출 - 사업수행 계획, 추진일정 등을 보고	계약후 10일 이내
중간보고	- 사업의 중간 단계에서 수행결과를 보고하고 후행 단계의 업무 일정계획 등을 보고 2024년 6월 10일(1개월) 이전	발주기관과 시기 협의
완료보고	- 최종 산출물(과업수행내역) 결과보고 완료계, 정산서 제출	발주기관과 시기 협의
리허설	행사개최 주, 전 스태프 참여 실전 리허설 개최
수시보고	- 긴급을 요하는 작업이 발생하거나 “발주기관”에서 지정하는 내용 보고	수시

□ 최종 성과물 제출

- 최종보고서를 작성함에 있어 수록내용, 편집순위, 기타사항에 대하여는 사전에 발주기관과 협의하여야 한다.

- 최종보고서는 기획단계부터 행사결과까지 총괄하는 종합 보고서의 형태로 과업 완료일 이내에 제출해야 한다.

성과물의 종류	제출기한	제출 부수	비 고
․ 결과보고서 ․ 백서 ․ 사업비 집행 정산보고서	2024년 8월 31일	각 2부	USB 1개
․ 사업 관련 일체서류 *완료계, 안전관리일지 등	2024년 8월 31일	각 2부
․ 성과물 USB 제출 (성과물: 영상 및 사진 등)	2024년 8월 31일	USB 1개

- 계약상대자는 사업종료(검사요청)시 다음과 같은 성과물을 제출하여야 한다.

※ 사업수행결과는 용역성과물로 과업종료일 이내에 납품하되, 모든 성과물의 인쇄 시에는 발주기관과 협의 및 승인을 득한 후, 인쇄하여야 한다.

※ 사업수행 과정에서 발생한 일체의 산출물은 정리하여 발주기관에 제출함을 원칙으로 한다.

- 성과물은 납품된 후 소정의 검수절차를 거쳐야 완료된 것으로 보며, 미비사항이 발생되어 발주기관이 보완요청을 할 경우 계약상대자의 부담으로 즉시 수정·보완하여야 한다.

- 본 사업이 완료된 후에도 사업의 평가 및 정산, 기타 활용에 필요한 자료 제출 등을 계약상대자에게 요구할 수 있으며, 계약상대자는 이에 응하여야 한다.