2022년 제6회 ITOP 국제정책세미나

행사기획 및 운영대행 과업지시서

2022. 9.

2022년 제6회 ITOP 국제정책세미나

행사기획 및 운영대행 과업지시서

1		과업개요

1. 과업개요

□ 과 업 명:「2022 제6회 ITOP 국제정책세미나」행사기획 및 운영 대행

□ 과업목적

- 회원지역 지방정부 간 관광 협력 기반조성과 지속 가능한 섬 지역 관광개발을 위한 공동 정책논의의 장인 섬관광정책(ITOP)포럼의 정책세미나 추진

- 코로나 이후 관광이 활발해지는 흐름에 맞춰 ITOP 회원지역의 지속 가능한 관광정책의 홍보□공유와 함께 공동 이슈에 대한 범세계적 의견수렴 기회 마련

□ 과업기간: 계약체결일로부터 2022. 12. 9.(금)까지

※ 코로나19 바이러스 감염증 유행 재해 등으로 행사기간 연기 및 변경 시 과업기간·내용 변동 가능성 있음

※ 국제세미나의 행사 특성에 따른 행사의 개최·운영 등 과업의 세부 추진내용은 변경될 수 있음

□ 과업범위

- 2022 ITOP 국제정책세미나 개최 기획 및 운영

- 세부 프로그램 운영계획 수립 및 제반 사항 운영 대행

코로나19로 인해 비대면 세미나 참가 연사를 위한 제반 업무 추진

※ 기타 과업의 내용은 상호 간의 협의를 통해 추진

□ 계약방법: 협상에 의한 계약

2. 행사개요

□ 행사명: 2022 ITOP 국제정책세미나

□ 일시(안): 2022. 11. 10.(목) ~ 11.(금), 1박 2일

□ 장소(안): 제주 시내 호텔

□ 진행: 온□오프라인 하이브리드

※ 코로나19의 진행 상황에 따라 온․오프라인 병행

□ 주최: 제주특별자치도

□ 주관: 제주관광공사

3. 프로그램 구성(안)

일시		일정
첫째날 11. 9.	종일	해외 참석자 등 제주 도착 및 숙소 체크인 및 PCR
둘째날 11. 10.	09:30-11:40	섬관광정책포럼 실무자 회의
	11:40-13:00	오찬
	13:30-14:00	참가자 등록 및 입장
	14:00-14:20	개회식	진행
		- 개회사 : 제주특별자치도지사 - 환영사 : 제주관광공사장 - 참가자 기념 촬영	미정
	14:20-14:30	제1세션: 관광의 디지털 전환 및 재창조 정책 방향 제언
		좌장 : 미정
	14:30-14:50	- 발제(안) 1 : 관광의 디지털 전환를 통한 지역 경제 회복 (발표자 미정)
	14:50-15:10	- 발제(안) 2 : 관광의 재창조를 통한 지역 경제 회복 (발표자 미정)
	15:10-15:30	패널 토론 및 Q&A
	15:30-16:00	다과 및 휴식
	16:00-16:10	제2세션: 지역경제 회복을 위한 관광의 디지털 전환 및 재창조 사례 공유
		좌장 : 미정
	16:10-16:25	- 발제(안) 1 : 제주
	16:25-16:40	- 발제(안) 2 : 오키나와
	16:40-16:55	- 발제(안) 3 : 하이난 (온라인)
	16:55-17:10	- 발제(안) 4 : 발리 (온라인)
	17:10-17:25	- 발제(안) 5 : 푸껫
	17:25-17:40	- 발제(안) 6 : 페낭
	17:40-18:00	- 발제(안) 7 : 남부주 (온라인)
	18:00-18:30	패널 토론 및 Q&A
	18:30-19:00	다과 및 휴식
	19:00-20:30	만찬(호텔)
셋째날 11. 11.	08:00-09:00	조식(호텔)
	09:30-13:00	부대행사 테크니컬 투어 : 친환경 관광
	13:00-18:00	부대행사 테크니컬 투어 : 마을, 웰니스 관광 체험
	18:00-	출도 및 출국

2		세부 과업내용

1. 과업범위

□ 세미나 종합기획을 기반으로 한 세부 실행 대행

- 제6회 ITOP 국제정책세미나의 성공적인 개최를 위한 전반적인 사항 대행

□ 세미나 참가자 초청 및 관리

- 운영계획 수립 및 세션별 발표자 및 토론자 등 섭외

- 참가자 초청업무 연계, VIP 관리 및 제반 사항

□ 세미나 운영계획 수립 및 세부 사항 운영

- 공식 및 연회 행사 기본 운영계획 수립 및 운영 관리

- 현장 운영계획 수립 및 운영, 주요 이동 동선 계획 수립

- 온라인 개최 시 네트워크 구성, 온라인 화상회의 장비 구성 및 운영, 스트리밍 서비스

- 영상물 사전 제작 시 촬영, 편집 등

□ 세미나 홍보계획, 필요 물품 및 장비 조달, 비상 대책계획 등

□ 대면 및 비대면 실무자 회의 진행 관련 업무 전반

과업 범위

주요 내용

세미나

세부 계획

수립 및 시행

국제정책세미나 기본방향을 설정하고 아래 사항을 반영한 세부 실행계획을 수립 및 시행

세미나 주제 및 세션 콘텐츠 세부 계획 수립

세미나 진행을 위한 전반적인 운영 및 관리

- 성공적인 성과 도출을 위한 구체적인 운영방안 마련

- 세미나 개막식, 세션별 세부 운영계획 수립 및 진행

- 역할참가자(좌장, 발표자, 토론자) 섭외, 발표 준비 및 관리

- 추가 시스템, 영상 제작, 사진 촬영 등 섭외 및 관리

일부 프로그램을 제외한 비대면 온라인 방식으로 포럼 개최를 위한 종합 기획, 운영 준비(온라인 화상회의 시스템 등)

- 온라인 개최 시 사전 녹화 및 영상 촬영 및 송출 계획

다음 사항을 계획 수립에 반영하여 실행

모든 행사의 진행은 제주관광공사와 협의하여 세부실행계획을 수립하고 진행 시나리오 준비

회의 준비 및 운영 전문인력 활용방안 수립 및 시행하고 각 부문별로 사전 교육 및 임무를 숙지시키고 충분한 인력을 배치

그 외 온라인 행사 운영에 따른 발표자 및 토론자 대상 시스템 이용 방법 등 사전 공유

연사□사회자 및 일반 참가자 등에 대한 유치, 섭외, 의전, 참여 등 전반적인 사항 관리

행사장 조성 및 운영 관리

행사 참가자의 편의를 위해 적절한 유도 안내물 설치 등 기타 행사장 운용에 관한 사항 일체

온라인 회의 시 회의 진행 장비(줌 시스템, 동시통역 시스템 등) 설치 및 운영계획을 수립하고 점검표를 작성하여 관리

행사 홍보를 위한 홍보물 제작 및 운영계획 준비

- 일반 참가자 관리, 행사장 안내, 만족도 조사 참여 독려, 기념품 배포 등 관리

단계별 인력투입 계획, 시행 및 현장 운영

- 현장운영 요원 섭외 관리, 단계별 제주관광공사 협조사항 제시 등

행사의 원활한 진행을 위해 충분한 인력을 배치, 행사장 준비는 행사 시작 4시간 전까지 완료

행사장 조성

및

운영 관리 등

참가자 등록 관리 등

- 행사장 화면, 녹화 카메라, 노트북 등

- 주요 내빈 명찰(목걸이 형) 및 발표 자료집 포함 각종 자료 배부

- 기타 행사 진행에 필요한 시설물 설치 등

행사장 조성 및 운영

- 통신환경 및 전력환경 구축, 무선인터넷 조성 등 기자재 설치

- 행사물품 준비 및 배포

- 회의장(온□오프라인) 통역시스템 구축, 통역요원 배치 및 관리, 통역     녹취, 회의록 작성(라포터) 등

- 세션장 기자재 및 동시통역 부스 설치 및 운영 등

- 주요 행사장, 회의장, 무대, VIP 대기실 등

- 안내물(프로그램 현수막, 행사장 배너, 이동동선 표식 등) 설치

- 사회자 섭외 및 관리 지원

- 전체 현장 진행 인력 배치 및 교육

- 기타 행사장 운용에 관한 사항 일체

행사장 진행을 위한 차량 운영

- 도외 참가자 수송계획 수립(입□출도 시) 및 총괄 관리

- 기타 필요 시 차량 운영

인력운영

행사 운영업무 총괄(전문 PM 외 추가 2~3인 전담 인력)

- 세미나 준비회의 등 행사 제반 업무

진행요원 운영계획 수립 □ 모집 □ 사전교육 및 배치

- 행사장, 세션장, 등록 및 안내데스크, 설무조사, 수송, 현장

사무국, VIP 의전 안내 도우미, 공항 안내 데스크 등

- 진행요원 및 사무국 요원 등 인력관리

실무자 회의

실무자 회의를 위한 전반적인 운영 및 관리

코로나19로 인해 대면, 비대면 회의 동시 진행 지원

- 통신환경 시설, 무선인터넷 등 완비한 회의장 조성 및 관리

- 통역시스템 구축, 통역요원 배치 및 관리, 통역 녹취, 회의록 작성(라포터) 등

초청

세미나 연사 섭외 및 초청업무 전반

- 제주관광공사와 협의 하에 세미나 연사 초청 및 관리

- 섭외담당 전문 인력배치

- 행사 종료 후 연사 섭외 및 초청에 따른 관련 비용 정산

* 제주관광공사 강사수당 운영 기준에 의거 정산 시행

* 해외연사의 경우, 공사와 별도 협의 하에 연사료 정산

※ 예산 산출 계획서 작성시 참고사항

❍ 발표자에 대한 비용지원

- 국내외 발표․토론자 대상으로 연사료 지급

- 기준(안)

구분	해 외		국내/온라인
	아시아	아시아 외
발표(기조, 사례, 주제)/좌장	$2,000	$3,000	₩1,000,000
토론	$1,000	$1,500	₩500,000
비고(특이사항)	세션 2개 이상 발표 시, 연사료 1.5배 지급

- 예상초청인원: 해외 5명/ 국내 5명(좌장포함)/ 온라인 4명

의전 및 연사 관리

- 국내외 연사□인사 초청장 발송, 참석 여부 확인 및 참가자 관리

- 국내외 연사 발표 및 토론 원고 요청 및 취합

- 부분 대면행사 개최에 따른 초청자 및 VIP 체류 기간 중 체류 일    정 확인, 관리 등 인력배치 및 의전관리

- 도외 초청자에 대한 셔틀, 의전차량 등 수송계획 수립 및 총괄 관리

- 행사 관련 일정 브리핑 등 안내 시행

- 공항 영접, 영송에 필요한 매뉴얼 작성 및 영접요원 교육 등

숙박 관리

- 도외 초청자에게 필요한 객실 확보

- 호텔 및 객실의 종류, 투숙 기간 등은 공사와 협의

- 기타 초청 및 등록, 숙박과 관련된 제반 업무

- 도외 초청 인사가 개인적인 사정으로 숙박 변경을 요청할 시

이에 따른 적절한 조치 등

홍보물 등

행사 관련 자료 제작□설치□배포

세미나 성격, 주제, 컨셉 설정 및 키비주얼 개발, 제작 및 활용방안

세미나 주제에 맞춤 주제 영상 제작 및 각종 영상물 제작(필요시)

현수막, 배너, 초청장, 온라인 포스터의 디자인 등 기타 행사 관련 제작물 제작, 설치 및 배포

발표 자료의 원고를 수합, 발표자 사진 및 간단한 이력 등을 포함한 자료집을 인쇄 제작한 세미나 발표집(세미나 당일 배포를 위한 소량 제작)

모든 행사 홍보물 등의 디자인, 규격, 수량 등은 사전 협의를 통하여 제작, 배포하여야 하며 임의로 제작 및 배포 불가

참가자 기념품 등 제작 ․ 배포 ․ 수불관리

만족도 조사 제작, 배포 및 설문조사 결과 정리

기록물 제작을 위한 사진 촬영 및 비디오 촬영 ‧ 편집

홍보계획

수립 및 시행

언론 홍보

- 세부적인 홍보계획 수립 및 시행

- 행사 전□후 보도자료 배포

- 다양한 매체를 통한 광고와 홍보 시행

온□오프라인 홍보

- 온라인 및 현수막 등 다양한 미디어를 활용한 홍보계획 수립 및 시행

- 공사 비짓제주 플랫폼 활용 온라인 홍보 거점 구축, 관리

- 기타 다양한 매체를 활용한 홍보 시행

- ITOP Youtube를 활용한 세미나 홍보 운영

참가자 유치활동

- 세미나 참가자 확대를 위한 초청장 발송, 참가 등록 유도 등

- 제주관광공사와 협의하여 국내□외 관련 기관 및 단체 등 초청

대상자 리스트 작성 후 뉴스레터 제작 발송을 통한 홍보 추진

부대 프로그램

오만찬 기획 및 운영

- 프로그램 기획 및 운영(운송 및 관리계획 포함)

- 행사장 임대 및 조성

- 오만찬 참석자 관리 등 제반사항 운영 및 관리

테크니컬투어 진행(친환경, 마을, 웰니스 관광 관련 시설 방문)

- 프로그램 기획 및 운영(운송 및 관리계획 포함)

- 방문 시설 및 가이드(시설설명) 섭외

- 참가자 관리, 식음료 등 제반 사항 운영 및 관리 등

결과보고

세미나 결과보고서 작성, 감사 서한 발송 등 사후 관리

기타사항

행사종합보험 가입

돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련

비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등)

기타 본 국제세미나 개최와 관련한 필요한 사항 일체

2. 과업내용

3. 세부과업보고

□ 사업진행 보고

- 사업자는 각 단계별 완료시마다 다음 공정에 따라 사업수행 경과를 발주기관에게 보고하여야 함

- 사업자는 각 단계별 완료시마다 다음 공정에 따라 사업수행 경과를 발주기관에게 보고하여야 함

형 태	보 고 내 용	비 고
착수보고	- 착수계 제출 - 세부실행계획서 및 산출내역서 등	계약후 7일내
중간보고	- 사업의 중간 단계에서 수행결과를 보고하고 후행 단계의 업무 일정계획 등을 보고	발주기관과 협의
완료보고	- 최종 산출물(과업수행내역) 결과보고 - 완료계, 정산서 제출	과업종료일 이내
수시보고	- 긴급을 요하는 작업이 발생하거나 “발주기관”에서 지정하는 내용 보고	수 시
리허설	- 행사 개최 전, 전 스태프 참여 실전 리허설 개최	행사 전일

※ 각 단계별 보고회는 발주기관과의 협의 후 최종결정

□ 최종 성과물 제출

- 최종보고서를 작성함에 있어 수록내용, 편집순위, 기타사항에 대하여는 사전에 발주기관과 협의하여야 함

성과물의 종류	제출기한	제출 부수	비 고
․ 세미나 결과보고서	과업 종료일 이내	컬러 2부, 흑백 10부	세션별 발표, 토론내용 전체 내용 정리(요약포함)
․ 최종 운영결과보고서		각 2부	행사기획 및 운영, 정산내역 포함 (영수증빙서류 원본 포함)
․ 영상 및 사진 자료		USB 2개	프로그램별 행사 스케치

- “계약상대자”는 사업종료(검사요청)시 다음과 같은 성과물을 제출하여야 함

※ 사업수행결과는 용역성과물로 기일 내에 납품하되, 모든 성과물의 인쇄 시에는 발주기관과 협의 승인을 득한 후, 인쇄를 실시하여야 함

※ 사업수행 과정에서 발생한 결과보고서 파일, 행사영상, 사진, 디자인 자료 등 일체의 산출물은 별도 저장매체(USB)에 정리하여 발주기관에 제출함을 원칙으로 함

※ 성과물의 종류 및 제출 부수는 발주기관가 계약상대자간 협의 통해 변동 가능

- 성과물은 납품된 후 소정의 검수절차를 거쳐야 완료된 것으로 보며, 미비사항이 발생되어 보완요청을 할 경우 발주처는 계약상대자와 비용 부담에 해대 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있음

3		과업수행 일반지침

1. 과업 수행지침

❍ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

❍ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건 변동 및 추가사항 등에 대해서 발주기관과 계약상대자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

❍ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업 완료 후 제출하여야 한다.

❍ 과업 수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 발주기관과 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

❍ 계약상대자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선 방안을 제시하여야 한다.

❍ 과업 수행 중 추가적으로 시행해야 할 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행 할 수 있다.

❍ 과업 완료 후 경미한 추가 작업이 필요한 경우 발주기관은 계약상대자와 비용 부담에 대해 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다.

❍ 계약조건을 성실히 이행하지 않을 경우 일방적으로 계약을 해지 할 수 있다.

❍ 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 발주기관은 계약상대자와 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다.

2. 보안대책

❍ 계약상대자는 과업의 착수 후 7일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

❍ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

❍ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

❍ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 계약상대자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 발주기관이 정하는 바에 따라 보상하여야 한다. 다만, 계약상대자가 위 사항에 대하여 귀책사유가 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하다.

❍ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

❍ 모든 행사일정, 세부 프로그램 및 기타 제반사항은 행사준비 및 진행상황에 따라 변경될 수 있으며, 일정 및 프로그램이 변경되는 경우 발주기관과 사전 협의를 통해 과업을 수행한다.

- 이 경우 발주기관과 사전 협의를 거쳐 합리적으로 필요한 범위 내에서 예산 항목 간 이동을 허용할 수 있음

❍ 발주기관은 불가피한 사정(코로나-19 예방 등)으로 본 과업의 일정이 연기되거나 취소가 필요하다고 인정되는 경우, 본 과업의 일부 또는 전부에 대한 과업을 변경·취소할 수 있다.

- 이로 인한 과업 내용 및 용역 금액의 변경 등은 발주기관과 계약상대자 간의 협의로 결정하되, 이견이 있을 경우 발주기관에 적용되는 관련 법령에 따른다.