제9회 제주국제크루즈포럼 행사

대행용역 과업지시서

2022. 5.

Ⅰ		과업 개요

□ 과업목적

□ 아시아 크루즈 산업의 지속발전을 위한 논의의 장 마련 및 관계기관 협력 네트워크 구축을 위한 아시아 대표 크루즈 행사로서 ‘제9회 제주국제크루즈포럼’의 성공적 개최

□ 성공적인 제주국제크루즈포럼 개최를 통한 아시아 크루즈 허브항으로서 제주 위상 강화 및 제주지역 크루즈 기간산업 육성

□ 과업개요

□ 과 업 명 : 제9회 제주국제크루즈포럼 행사 기획 및 운영 대행

□ 과업기간 : 착수일로부터 2022년 10월 31일(월) 까지

※ 계약기간은 불가피한 사정(코로나-19 예방 등)에 의해 변경될 수 있음

□ 계약방법 : 협상에 의한 계약

□ 행사개요

□ 기간(안): 2022. 8. 25.(목) ~ 8. 27(토), 3일간

□ 장   소

- 오프라인: 라마다프라자 제주호텔

- 온 라 인: 제주국제크루즈 공식 홈페이지 활용 실시간 온라인 송출

□ 행사내용

- 대 주 제 : “새로운 출발, 크루즈산업 패러다임 대전환”

- 방    식 : 온․오프라인 하이브리드형

- 참가기관 : 주요 크루즈선사, 기항지, 지자체, 유관기관, 학계 등

- 주    최 : 해양수산부․제주특별자치도

- 주    관 : 제주관광공사

- 협    력 : 제주크루즈산업협회, ACLN, ACTA 등

□ 프로그램(안)

날 짜	시 간		프 로 그 램				전 시
1일차 8/25(목)	09:00~	-	등 록				크루즈 업계 통합 전시 홍보존 운영 (10:00~18:00)
	10:00~10:50	50'	개회식 및 어워즈 행사
	10:50~12:00	70'	오프닝세션	코로나 이후 세계 주요 선사 운영 현황 및 향후 계획
	12:00~13:30	90'	환영오찬(VIP오찬)
	13:30~15:00	90'	세션1 ‘협력’	크루즈 운항 활성화를 위한 협력 방안		대한민국 정부&글로벌 선사 대표 원탁회의(해) (13:00~14:00) (실시간 송출X)
	15:00~15:30	30'	커피브레이크
	15:30~17:30	120'	아시아 주요 항만 기항 브리핑 및 발전 방향 토론회(해) 한국 5대 기항지 및 아시아 항만 관계자 ·일본 (요코하마 등 3개) ·대만 기륭항 ·상하이 우송코 글로벌 선사 관계자		제13회 크루즈 발전협의회(해) (실시간 송출X)
	18:30~	120'	네트워킹의 밤(유료 스탠딩 파티 형식*)
2일차 8/26(금)	10:00~11:30	90'	세션2 ‘회복’	아시아 크루즈 시장의 회복			크루즈 업계 통합 전시 홍보존 운영 (10:00~18:00)
	11:30~13:00	90'	자유오찬(미제공)
	13:00~14:30	80'	세션3 ‘혁신’	지속가능한 크루즈 목적지로서의 혁신	ACTA 회의 (실시간 송출X, 화상회의 병행)
	14:30~15:00	30'	현장이벤트(참가자 경품 등)
	15:00~17:00	120'	아시아크루즈세미나		ACLN 연차총회 (실시간 송출X, 화상회의 병행)
	17:00~	120'	아시아크루즈세미나 만찬		ACLN 만찬
3일차 8/27(토)	09:30~17:00	-	제주 포스트투어
※ 위 일정, 세션주제, 전시방식 등 변동 가능

Ⅱ		과업내용

□ 과업명: 제9회 제주국제크루즈포럼 행사 기획 및 운영 대행

□ 주요내용

- 행사 종합기획을 기반으로 한 세부 내용 진행 대행

- 행사 참가자 초청 및 관리

- 포럼 운영계획 수립 및 세부사항 운영

- 포럼 홍보계획, 필요물품 및 장비조달, 비상대책계획 등

□ 과업 세부내용

과업 범위		주요 내용
행사 운영계획		ㅇ 제9회 제주국제크루즈포럼 컨셉 설정 및 키비주얼 도출 ㅇ 제9회 제주국제크루즈포럼 세부 추진계획 수립 ㅇ 세션 및 공식, 부대 행사별 세부 운영계획 수립 ㅇ 프로그램별 시나리오, Q시트 등 연출 진행표 작성 및 리허설 진행 등 ㅇ 주요 행사별 예산 및 집행계획 수립
초청		ㅇ 세션별 국내외 발표자 및 토론자 섭외 ㅇ 초청업무 전반(초청장, 섭외, 자료수령, 숙박, 항공, 의전, 관련 커뮤니케이션 등)
홍보		ㅇ 홍보물 제작: 언론매체 및 자체 홍보채널 용도 홍보물 (※ 언론매체 홍보비: JTO 집행) ㅇ 뉴스레터 제작 및 발송 등 전방위 홍보계획 및 시행
인력 운영	인력운영	ㅇ 행사 운영업무 총괄(전문 PM 외 추가 2~3인 전담인력) - 포럼 준비회의 등 행사 제반 업무
	진행요원	ㅇ 진행요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치 - 행사장, 세션장, 등록 및 안내데스크, 설문조사, 수송, 현장 사무국, 전시홍보존, VIP 의전 안내 도우미, 공항 안내 데스크 등 - 진행요원 및 사무국요원 등 인력 관리
행사 전반 운영	공통	ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 배치계획 수립, 관리 운영 - 사회자 섭외 및 운영 - 통신환경 및 전력환경 구축, 무선인터넷(wifi) 등 조성 ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리 ㅇ 행사 시작 3시간 전까지 완료 ※ 행사장 조성 및 운영(임차료 포함 각종 행사장 조성, 시스템 구성, 통역 시스템)예산은 공동주최기관이 별도 집행
	등록	ㅇ 참가자 등록 시스템 운영 - 공식 홈페이지 활용 사전등록 : 7월 중 ~ 8월 말 - 행사기간 내 현장등록, 기념KIT 전달 - 안내문자 발송 등 ㅇ 참가자(초청연사, VIP 참가자 등) 숙박 등록, 조율 및 운영
	컨퍼런스 (세션)	ㅇ 컨퍼런스 세션 및 전 프로그램 계획 및 운영 ㅇ 웨비나(Web+Seminar) 시스템 구축 ※ 해외 연사 온라인 접속 및 발표 진행 ※ 제주국제크루즈포럼 공식 홈페이지와 유튜브 생중계 연동
	오만찬 운영	ㅇ 오․만찬 계획 및 운영(각 1회) ※ 150명 기준으로 진행(변동가능) ㅇ 만찬 공연 기획 및 섭외 운영 ㅇ 행사장 오만찬․다과 운영 관련 커뮤니케이션 등 제반사항
	크루즈업계 전시 공간 조성 및 운영	ㅇ전시 공간 운영 및 참여기관(선사, 여행사, 지자체, 국내외 크루즈 관련 유관기관 등) 커뮤니케이션 - B2B기능을 강화한 전시 공간의 원활한 운영을 위한 참여기관 관리 및 안내·운영 제반사항 등 ※ 홍보존 제작 및 운영 예산은 공동주최기관이 별도 집행
	안내	ㅇ 등록 및 안내데스크 운영 - 행사 안내 및 참가 등록(행사장 내 등록데스크 간소화) - 현황판 설치 등 데스크 운영 관련 제반사항
제작물	홍보물 등	ㅇ 행사관련 각종 홍보물 제작 - 행사 초청장 한/영 제작·발송(국내 300명내외) ※ 행사 1개월 전, 수량 변동 가능 ㅇ 참가자 명찰, 쿠폰 제작 ㅇ 발표자료집 디자인 등 (※ 인쇄관련비용: JTO 집행) ㅇ 관련 홍보물 제작 비치 ㅇ 기타 행사 제작물 관련 업무
	영상	ㅇ 행사 주제 영상(2분 내외, 영어자막 포함) 제작 - 요약본(30초) 포함 제작
의전/수송		ㅇ 셔틀 및 VIP 의전차량 운영 - 공항-행사장 의전용 세단 차량, 소규모 포스트 투어 운영계획(스케줄 등) 수립 및 운영 ㅇ 공항 안내데스크 운영 ㅇ 도내외 주요 참가자 RSVP 확인
기념품		ㅇ 참가자 기념품 및 등록가방 기획 및 구매, 배포, 수불관리
홈페이지 홍보 운영		ㅇ 홈페이지 포럼 정보 업데이트 및 제반사항 운영
부대 프로그램		ㅇ 소규모 기항 체험 관광 투어 기획 및 운영 등 - 투어 운영 계획 수립 - 참가자 모집 및 관리 - 관광지 섭외, 입장권 구매 등 필요 제반사항 준비 - 투어 관련 제반 업무
기록물		ㅇ 포럼기간(3일) 사진촬영, 현장 스케치용 비디오 촬영/편집
설문조사		ㅇ 행사 전체 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석 ㅇ 소규모 기항 체험 관광 투어 참가자 만족도 설문지 배포/취합/분석 ※ 행사 종료 후 일정 기간 이후 진행(약 1개월 이내)
결과보고		ㅇ 결과보고 및 백서 제작
이 벤 트		ㅇ 참가자 만족도 증진 위한 현장 이벤트 개최 등
기타사항		ㅇ 행사종합보험 가입(음식물 배상 등 포함) ㅇ 코로나19 감염확산 방지 대책 관련 정부․지자체 행사 운영지침에 따른 방역대응체계 구축 및 예방조치 시행 ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

□ 세부 과업 보고

□ 과업보고

- 착수보고회: 착수일로부터 10일 이내

- 중간보고회: 2022년 7월 27일(D-30) 이전 ※협의 하에 조정가능

- 완료보고회: 행사종료 후 20일 이내     ※협의 하에 조정가능

- 정기보고

·주간계획/실적, 차주계획(소요시간, 완료예정일, 담당자), 문제점 등

- 리허설 : 행사 개최 전, 전 스태프 참여 실전 리허설 개최

□ 성과품 제출

- 결과보고서(원본 및 인쇄본 10부) : 행사 기획 및 운영, 지출내역서, 제10회 제주국제크루즈포럼 추진 방향 제안 등

- 기타 성과물(원본 및 USB 2개) : 프로그램별 행사 스케치 영상, 사진 자료, 녹취록 등

Ⅲ		과업 일반지침

□ 과업 수행지침

❍ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

❍ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건 변동 및 추가사항 등에 대해서 발주기관과 계약상대자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

❍ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업 완료 후 제출하여야 한다.

❍ 과업 수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 발주기관과 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

❍ 계약상대자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선 방안을 제시하여야 한다.

❍ 과업 수행 중 추가적으로 시행해야 할 사항이 발생한 경우 발주기관과 계약상대자가 협의하여 진행 할 수 있다

❍ 과업 완료 후 경미한 추가 작업이 필요한 경우 발주기관은 계약상대자와 비용 부담에 대해 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다

❍ 계약조건을 성실히 이행하지 않을 경우 일방적으로 계약을 해지 할 수 있다

❍ 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 발주기관은 계약상대자와 협의하여 계약상대자에게 수행을 요청할 수 있다.

□ 보안대책

❍ 계약상대자는 과업의 착수 후 10일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

❍ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

❍ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

❍ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 계약상대자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 발주기관이 정하는 바에 따라 보상하여야 한다. 다만, 계약상대자가 위 사항에 대하여 귀책사유가 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하다.

❍ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

□ 과업계획 변경

❍ 모든 행사일정, 세부 프로그램 및 기타 제반사항은 행사준비 및 진행상황에 따라 변경될 수 있으며, 일정 및 프로그램이 변경되는 경우 발주기관과 사전 협의를 통해 과업을 수행한다.

- 이 경우 발주기관과 사전 협의를 거쳐 합리적으로 필요한 범위 내에서 예산항목 간 이동을 허용할 수 있음

❍ 발주기관은 불가피한 사정(코로나-19 예방 등)으로 본 과업의 일정이 연기되거나 취소가 필요하다고 인정되는 경우, 본 과업의 일부 또는 전부에 대한 과업을 변경·취소할 수 있다.

- 이로 인한 과업 내용 및 용역 금액의 변경 등은 발주기관과 계약상대자 간의 협의로 결정하되, 이견이 있을 경우 발주기관에 적용되는 관련 법령에 따른다.