제주 국제 트래블마트 기획 및 운영

대행용역 과업지시서

2022. 2.

Ⅰ		과업 개요

□ 과업목적

□ 위드/포스트코로나 시대 대비, 국제관광목적지로서의 제주 홍보 재개

□ 침체된 제주관광산업의 조기회복을 위한 도내업계 대외마케팅 및 비즈니스 기회 제공

□ 과업개요

□ 과 업 명 : 2022 제주 국제 트래블마트 기획 및 운영

□ 과업기간 : 계약체결일로부터 2022. 7. 31 까지 (결과보고 일정 포함)

* 과업기간은 불가피한 사정(코로나19 예방 등)에 의해 변경 될 수 있음

□ 계약방법 : 협상에 의한 계약

□ 행사개요

□ 기간(안): 2022. 5. 25(수) ~ 5. 26(목), 2일간  * 변동가능

□ 장   소

- 오프라인: 도내 호텔

- 온 라 인: 온라인 상담을 위한 별도 홈페이지 구축

□ 주요내용

- 해외-도내업계 온라인 B2B 비즈니스 상담회

- 트렌디한 제주관광 콘텐츠 및 신규관광지 등 소개

- 국제 관광 네트워크 재구축

□ 행사규모: 10개국 110개업체 참여 예상

- (셀러) 제주도내 관광사업체, 기관 등

- (바이어) 해외 방한상품 취급 여행사, 국내 인바운드 여행사 등 관광업계, 기관

□ 프로그램(안)

일자		내용		비고
1일차 5/25(수)	10:00~10:20	개막	제주홍보영상 상영 인사말씀 - 제주특별자치도 - 제주관광공사	영상 녹화 어권별 자막삽입 (영/중/일)
	10:20~10:40		휴식 및 시스템 점검
	10:40~18:00	B2B	해외-도내업계 B2B 상담회	*현장, 통역지원
2일차 5/26(목)	10:00~18:00 사이	랜선 투어	중화권/일본/아시아 어권별 트렌디한 제주관광 콘텐츠 랜선투어_Live (테마관광 공모전 선발 프로그램 등)	별도예산활용 (과업금액내 불포함)

※ 행사 일정 및 시간계획은 코로나19 등 내·외부사정에 의해 변동 가능하며 효과적인 추진을 위해 제안 가능

□ 주요내용

□ 제주 온라인 국제트래블마트 행사 종합계획 및 운영

□ 국제 온라인 상담회를 위한 행사 온라인 플랫폼 구축 및 연계운영

□ 개막식, B2B 상담회 등 온오프라인 행사장 환경 조성 및 운영

□ 해외 및 도내외 관광업계 바이어, 셀러 참가자 모집 및 관리

□ 행사 인지도 및 참여율 확대를 위한 효과적인 홍보전략 수립 및 시행

□ 원활한 행사 운영을 위한 전문인력 섭외 및 운영·관리

□ 코로나19 환경에 적합한 행사운영 계획 수립

□ 행사 결과보고(실적 및 성과분석, 제언 등)

□ 기타 과업 수행에 필요한 일반사항 등

□ 추진일정

단 계		추 진 내 용		일 정
입찰공고(접수기간)		o 대행사 입찰 공고		2월 중
제안서 평가		o 제안서 기술평가		3월 초
기술 및 과업 협상		o 우선협상 대상기업과 협상 실시		3월 초
계약 체결		o 운영 용역 계약체결 및 사업개시		3월 중
용역수행		o 위탁사업 용역수행		3월 ~ 5월
용역검수		o 결과검토 및 사업검수 (완료 보고회 개최)		2022. 7.31

Ⅱ		과업 세부 내용

□ 과업명: ‘2022 제주 국제 트래블마트’ 기획 및 운영

(2022 Jeju International Travel Mart, JITM)

□ 추진방향

□ 백신접종률 증가 및 코로나 안정화 시기 고려하여 상반기내 개최

□ 도/JTO 해외홍보사무소 활용 해외 관광업계 관계자 참여 모집

□ PSA(Pre-Scheduled Appointment) 활용 원활한 온라인 B2B 상담회 운영

□ 도내관광업계 대외마케팅 및 네트워킹 지원통한 비즈니스 기회 확대

□ 단절된 도내외 관광네트워크 회복 및 재개기반 마련

□ B2B 상담회 및 제주관광 랜선투어 등을 통한 제주관광 콘텐츠 홍보강화

□ 추진대상 및 참가규모

□ 도내외 110개 업체 이상

구분	주요 대상	참여
해외(70)	중국(17), 대만(10), 일본(15), 말레이시아(8), 베트남(8), 싱가포르(3), 태국(3), 필리핀(3), 인도네시아(3)	온라인
도내(30)	2022 테마발굴선정업체, 도내 여행사, 관광지, 숙박업 등 관광사업체, JTO 등 관광유관기관	오프라인
국내 인바운드 업계(10)	국내 인바운드 업계	온라인

※ 본 참가규모는 예측 규모이며, 셀러, 바이어 모집 상황에 따라 변동가능

□ 세부 과업내용

과업 범위		주요 내용
행사 종합계획		ㅇ ‘제주 국제 트래블마트’전체 프로그램 계획 및 성공운영 ㅇ 온라인 중심 사업성격에 적합한 운영방안 제시 ㅇ 오프라인 행사장 조성 및 운영방안 제시 * 도내 관광업계 관계자 오프라인 행사장 참석(60명 내외), B2B 상담회 참여 ㅇ 행사 인지도 및 참여도 확대위한 행사홍보전략 수립 ㅇ 코로나19 대응 행사 방역대책 제시 및 위기리스크 관리
개막식		ㅇ 인사말씀 등 사전 영상 촬영 및 다국어 자막삽입(영/중/일)
B2B 상담회		ㅇ 온라인 플랫폼 구축 및 운영 - 국외 참가국의 IT/인터넷 환경을 고려한 안정화된 플랫폼 구축(웹) - 플랫폼 다국어 언어서비스 제공: 국/영 - 홈페이지 내부구성(안) · 메인페이지, 행사 개요 및 프로그램, B2B트래블마트(개요, 셀러 및 바이어 등록), 자료실(B2B 매뉴얼 제공, 추후 이전행사 정보 삽입예정), 인사말씀 영상 업로드, 2일차 어권별 랜선투어 링크 연결 등 - 행사일정 등 공지사항, 상담회 참가업체 소개 및 홍보 기능 포함 포함 - 참가자(사용자) 통계분석을 위한 개인정보 등은 적합한 절차에 따라 수집·활용 * 플랫폼 운영을 위해 개발된 각종 소스 및 콘텐츠 등의 소유는 제주관광공사에 있으며, 제안사는 차년도 개최시 활용할 수 있도록 원본 소스 등을 제공해야 하며, 차년도 선정된 용역사에서 운영하는데 지장이 없도록 해야 함 ㅇ PSA시스템을 활용한 원활한 온라인 미팅이 가능하도록 구체적 방안 제시 ㅇ 온라인 미팅 일지 배포 및 수합, 분석 ㅇ 노쇼(No-show)방지 등 원활한 운영을 위한 참가업체 관리 및 안내·운영 제반사항
랜선여행		ㅇ 2일차: 어권별(중화권/일본/아시아) 제주관광 랜선투어 진행예정에 따른 관련 링크/QR 안내, 홈페이지 연결 * 랜선투어 제작부분 과업불포함
초청		ㅇ B2B 상담회 참여업계 모집·등록·관리·커뮤니케이션 * 국내외 관광업체 참가 모집은 JTO와 협업으로 진행
홍보		ㅇ 자체 홍보채널 및 DB 활용, 뉴스레터 제작 발송 및 전방위 홍보 계획 및 시행, 관련 홍보물제작 ㅇ 도내 참가업계 대상 사전설명회 개최(D-10이내) ·B2B 참가 셀러 매뉴얼 안내 등
번역		ㅇ 홈페이지(영) 및 행사 홍보 및 운영에 필요한 자료(영/중/일) 번역
인력 운영		ㅇ 총괄 PM 및 행사운영 책임인력 배치 및 관리 ㅇ 프로그램 및 행사 운영별 전담인력 배치 - 행사총괄, B2B상담회, 개막식/온라인 프로그램 등 ㅇ 진행요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치 - 행사장, 등록, 안내데스크, 백신패스 확인, 코로나 예방안내 등 ㅇ B2B상담회 시, 매칭미팅건수에 따른 통역지원 인력 배치 - 영어/중국어/일어 각 3인이상, * 협의 후 인력변동 가능
행사 전반 운영	공통	ㅇ 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 적합한 행사장 임차(100명이내 수용, B2B상담회장) - 효율적이고 시각적인 행사장 배치계획 수립, 관리 운영 - 개막식, B2B 상담회 환경(기자재, 미팅스케쥴 등) 조성 - 통신환경 및 전력환경 구축, 무선인터넷 등 조성 ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리 ㅇ 행사 시작 1시간 전까지 행사장 조성 및 시스템 체크완료
	오찬 운영	ㅇ 오찬 계획 및 운영 - 오프라인 참가자 대상 오찬쿠폰 제공 - 행사장 주변 오찬가능 식당 섭외
제작물	홍보물 등	ㅇ 행사관련 각종 홍보물 제작 - 행사홍보 인쇄물 제작(키비주얼 개발, 온오프라인 포스터 등) - 행사관련 제작물 제작(현수막, X-배너, DID 사이니지, 포디움 사인물 등) ㅇ 참가자 네임텍, 쿠폰 제작 및 인쇄 ㅇ 기타 행사 관련 제작물 관련업무
기록물		ㅇ 스케치 사진
설문조사		ㅇ 행사 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석
결과보고		ㅇ 결과보고
기타사항		ㅇ 행사종합보험 가입 ㅇ 코로나19확산방지 및 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

(안)

□ 세부 과업 보고

□ 과업보고

- 착수보고회 : 계약일로부터 10일 이내

- 중간보고회 : 일정 상호협의

- 완료보고회 : 2022년 7월 31일 이내

- 수시보고 : 행사준비 진행상황 및 요청사항 피드백 수시공유 등

□ 성과품 제출

- 결과보고서(원본 및 인쇄본 5부) : 행사 기획 및 운영, 지출내역서, 향후 추진방향 제안 등

- 기타 성과물(원본 및 USB 2개) : 행사 스케치 사진, 녹취록, 홈페이지 운영 소스 일체 등

Ⅲ		과업 일반지침

□ 과업의 일반지침

□ 과업수행자는 과업분야의 전문인력을 투입하여야하며, 과업 착수 시에 착수계, 사업 분야별로 사업내용, 사업기관, 사업책임자, 책임소재 등의 세부사항을 알 수 있는 서류를 작성하여 과업수행계획서와 함께 제출하여야 한다.

□ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항 등에 대하여는 제주관광공사와 과업수행자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

□ 과업수행 시 세부 추진일정 및 운영계획 등에 대하여는 사전에 제주관광공사와 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

□ 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

□ 과업수행자는 본 용역관련 분쟁요소를 사전에 해결하여야 하며 분쟁사항발생 시 이로 발생되는 법적·물적 피해 및 조정은 과업수행자가 수행(부담)하여야 한다.

□ 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 제주관광공사와 협의하여 최대한 협조하여야 한다.

□ 보완대책

□ 과업수행자는 과업의 착수 후 10일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

□ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

□ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

□ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 법률이 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

□ 과업 수행자는 산업안전 보건법 및 기타 관계법령을 준수하고 각종 재해를 방지하기 위하여 현장 책임자를 지정하여 철저한 안전관리를 해야 하며, 행사기간 및 철거기간에 발생하는 설치물과 관련된 안전사고에 대해서 민형사상의 책임을 져야한다.

□ 이외에 ‘선거법’등 관련 법률을 준수하여야 하며, 관련법 위반 시 과업 수행자가 책임을 져야한다.

□ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다

□ 과업계획 변경

□ 모든 행사일정, 세부 프로그램 및 기타 제반사항은 행사준비 및 진행상황에 따라 변경될 수 있으며, 일정 및 프로그램이 변경되는 경우 제주관광공사와의 사전협의를 통해 과업을 수행한다.

- 이 경우 제주관광공사와 사전 협의를 거쳐 합리적으로 필요한 범위 내에서 예산항목 간 이동을 허용할 수 있음

□ 제주관광공사는 불가피한 사정(코로나19 예방 등)으로 본 과업의 일정이 연기되거나 취소가 필요하다고 인정되는 경우, 본 과업의 일부 또는 전부에 대한 과업을 변경·취소할 수 있다.

- 이로 인한 과업 내용 및 용역 금액의 변경 등은 제주관광공사와 계약상대자 간의 협의로 결정하되, 이견이 있을 경우 제주관광공사에 적용되는 관련 법령에 따른다.