2021년 ITOP 국제정책세미나

행사기획 및 운영대행 과업지시서

2021. 6.

2021년 ITOP 국제정책세미나

행사기획 및 운영대행 과업지시서

1		과업개요

1. 과업개요

□ 과 업 명:「2021 ITOP 국제정책세미나」행사기획 및 운영 대행

□ 과업목적

- 회원지역 지방정부 간 관광 협력 기반조성과 지속 가능한 섬 지역 관광개발을 위한 공동 정책논의의 장인 섬관광정책(ITOP)포럼의 국제정책세미나 추진

- 세계관광기구(UNWTO)와의 공동개최를 통해 제주는 물론 ITOP 회원지역의 지속 가능한 관광정책의 홍보․공유와 함께 공동이슈에 대한 범세계적 의견수렴 기회 마련

- ITOP 포럼 회원지역과 국내외 유수 대학 및 연구기관과의 협력을 통해 정책세미나 특성을 살린 세션 기획

- ITOP 포럼 활동 소개 및 회원지역 간 문화․인적 교류 활동 증대

□ 과업기간: 계약체결일로부터 2021. 11. 30.(화)까지

※ 코로나19 장기화로 인한 행사 기간 변경 시 과업 기간 변동 가능성 있음

□ 과업범위

- 2021 ITOP 국제정책세미나 개최 기획 및 운영

- 세부 프로그램 운영계획 수립 및 제반 사항 운영 대행

코로나19로 인한 비대면 세미나 개최에 따른 제반 업무추진

※ 기타 과업의 내용은 상호 간의 협의를 통해 추진

2. 행사개요

□ 행사명: 2021 ITOP 국제정책세미나

□ 일시/장소: 협의 후 지정

□ 진행: 온라인 개최 / 사전녹화 웨비나(On Demand Webinar)방식

※ 코로나19의 진행 상황에 따라 온․오프라인 병행 또는 오프라인 전환 가능

□ 주최: 제주특별자치도 – UNWTO 공동주최

□ 주관: 제주관광공사

3. 프로그램 구성(안)

시 간	주요내용		비 고
10분	환영 영상 상영
30분	개회식	개회사
		환영사
		축사
10분	휴식
20분	기조연설
80분	1세션 (정책 트렌드)	발표1	코로나 지속 시 연사 발표 사전녹화
		발표2
		종합토론
10분	휴식
80분	2세션 (현장 트렌드)	발표3	코로나 지속 시 연사 발표 사전녹화
		발표4
		종합토론
20분	자유토론
10분	정리 및 폐회선언
※ 상기 일정은 코로나19의 진행 상황에 따라 변동 가능성 있음

2		세부 과업내용

1. 과업범위

□ 세미나 종합기획을 기반으로 한 세부 실행 대행

- 2021 ITOP 국제정책세미나의 성공적인 개최를 위한 세미나 개최의 전반적인 사항 대행

□ 세미나 참가자 초청 및 관리

- 운영계획 수립 및 기조연설, 세션별 발표자 및 토론자 등 섭외

- 참가자 초청업무 연계, VIP 관리 및 제반 사항

□ 세미나 운영계획 수립 및 세부 사항 운영

- 공식 및 연회 행사 기본 운영계획 수립 및 운영 관리

- 현장 운영계획 수립 및 운영, 주요 이동 동선 계획 수립

□ 온라인 개최 시 네트워크 구성, 온라인 화상회의 장비 구성 및 운영, 스트리밍 서비스

□ 영상물 사전 제작 시 촬영, 편집 등

□ 세미나 홍보계획, 필요 물품 및 장비 조달, 비상 대책계획 등

□ 세미나 결과보고서 작성

2. 과업내용

과업 범위	주요 내용
세미나 기획·운영	세미나 주제 및 세션 콘텐츠 세부 계획 수립 ※제주관광공사와 협의하여 최종 확정 세미나 진행을 위한 전반적인 운영 및 관리 - 성공적인 성과 도출을 위한 구체적인 운영 방안 마련 - 세션별 세부 운영계획 수립 ※ 웨비나 시스템 구축 등 필요시 자체 프로그램 기획 - 역할참가자(좌장, 발표자, 토론자) 섭외 및 관리 - 추가 시스템, 영상 제작, 사진 촬영 등 섭외 및 관리 - 온라인 개최 시 사전녹화 및 영상 촬영 및 송출 계획 일반참가자 관리 - 행사장 안내, 만족도 조사 참여 독려, 기념품 배포 등 관리 단계별 인력투입 계획, 시행 및 현장 운영 - 현장운영 요원 섭외 관리, 단계별 제주관광공사 협조사항 제시 등 행사장 조성 및 운영 관리 - 통신환경 및 전력환경 구축, 무선인터넷 조성 등 - 통역시스템 구축, 통역요원 배치 및 관리, 통역 녹취, 회 의록 작성(라포터) 등 - 세션장 기자재 및 동시통역 부스 설치 및 운영 - 기타 행사장 운용에 관한 사항 일체 행사장 준비는 행사 시작 4시간 전까지 완료
초청	기조연설, 세션별 국내외 발표자 및 토론자 섭외 초청업무 전반 - 초청장, 자료 수령, 숙박, 항공, 의전, 발표비 및 토론비 정산, 관련 커뮤니케이션 등 해외연사 관련 업무 - 섭외담당 전문 인력 배치 국내 연사 관련 업무 - 국내 연사 확인 및 촬영 스케줄 관리 - 국내 연사 자료집 원고 요청 및 취합
의전․수송	셔틀 및 VIP 의전차량 운영계획 수립 및 운영 도외 참가자 수송계획 수립 및 총괄관리
제작	세미나 성격과 주제, 컨셉 설정 및 키비주얼 개발 ‧ 제작 ‧ 활용방안 세미나 발표집, 만족도 조사 제작 ․ 인쇄 ․ 배포 기타인쇄물, 현수막의 디자인 및 제작 ․ 설치 ․ 배포 기타 행사 관련 제작물 관련 업무 참가자 기념품 등 제작 ․ 배포 ․ 수불 관리 각종 영상물 제작 기록물 제작을 위한 사진 촬영 및 비디오 촬영 ‧ 편집
홍보	언론매체, 전광판, 배너, 자체 홍보 채널 및 DB 활용, 뉴스레터 제작 발송 및 전방위 홍보계획 및 시행 관련 홍보물 제작 일반인 참가 독려를 위한 홍보 및 이벤트, SNS홍보 등 ITOP 포럼 홈페이지를 활용한 세미나 홍보 운영
부대 프로그램 ※ 시행여부 추후 결정	오만찬 기획 및 운영 - 프로그램 기획 및 운영(운송 및 관리계획 포함) - 행사장 임대 및 조성 - 오만찬 참석자 관리 등 제반 사항 운영 및 관리 테크니컬 투어 진행(도내 스마트관광 관련 시설 방문) - 프로그램 기획 및 운영(운송 및 관리계획 포함) - 방문 시설 및 가이드(시설설명) 섭외 - 참가자 관리, 식음료 등 제반 사항 운영 및 관리
결과보고	세미나 결과보고서 작성, 감사 서한 발송 등 사후 관리 - 이슈포커스 발행 등
기타사항	행사종합보험 가입 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) 기타 본 국제세미나 개최와 관련한 필요한 사항 일체

3		과업수행 일반지침

□ 과업의 일반지침

- 모든 과업은 본 문서에 의해 수행하되, 규정하지 아니한 사항은 관계 법령 및 제반 관련 규정에 따라 발주기관과 협의하여 수행하여야 한다.

- 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

- “계약상대자”는 과업을 수행하면서 과업의 의도와 세부 내용을 정확히 파악하고, 발주기관과 충분한 협의를 거쳐야 하며, 협의 된 사항은 본 과업 내용에 반영하여 과업을 수행해야 한다.

- 과업 수행 시 세부 추진 일정 및 조사계획 등과 본 과업의 수행도중 과업의 변동 사유 발생 등 여건 변동 및 추가사항 등에 대하여는 제주관광공사와 과업수행자가 상호 긴밀한 협의를 통해 설계․변경할 수 있다.

- 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 제주관광공사와 협의하여 최대한 수용하여야 한다.

- 성공적인 과업 완수를 위하여 발주기관과 협의하여 과업의 착수 시부터 준공 시까지 과업 수행을 지휘․관리할 수 있는 사업총괄책임자 PM(Project Management) 1인을 선임하여 역할을 수행토록 한다.

□ 과업 수행에 관한 사항

- 과업수행계획서의 제출

․ “계약상대자”는 계약과 동시에 과업을 착수하고, 7일 이내에 사업수행계획을 첨부한 착수계를 제출하여야 한다.

․ 착수계는 계약서, 과업지시서 등의 내용을 근거로 작성 제출하여야 한다.

- 과업 수행조직의 구성 및 운영

․ 과업수행팀의 구성 및 인력 운영계획을 수립하여 시행하여야 한다.

․ 과업 수행인력이 그 업무를 수행함에 있어 업무진척도 및 수행 능력이 사전에 계획한 일정에 비해 현저하게 부진하다고 판단될 경우, “교체 이유와 교체 시기를 기재한 문서”를 통해 교체를 요구할 수 있으며 이후 양측 간 협의 하에 해당자를 교체할 수 있다.

․ 과업 수행 중 계약상대자의 부득이한 사정으로 참여 인력을 교체하고자 하는 경우, 교체사유서를 제출하고 승인을 받아 교체하여야 한다.

- 기타사항

․ 본 과업 수행 중 발주기관의 계획변경이 있을 시 과업 내용을 변경할 수 있다.

□ 과업 보고 및 성과물 제출

- 과업 진행 보고

․ 과업수행자는 다음 공정에 따라 과업 수행 경과를 발주기관에 보고하여야 한다.

형 태	보 고 내 용	비 고
착수보고	- 과업 수행 계획 등을 보고	계약 후 7일 내
중간보고	과업의 중간 단계에서 수행 결과를 보고하고 후행 단계의 업무 일정계획 등을 보고	발주기관과 협의
완료보고	- 최종 성과물(과업 수행 내역) 제출 및 결과 보고	과업 완료 후 20일내
수시보고	긴급을 요하는 작업이 발생하거나 “발주기관”에서 지정하는 내용 보고	수시

□ 최종 성과물 제출

- 결과보고서를 작성함에 있어 수록내용, 편집순위, 기타사항에 대하여는 사전에 발주기관과 협의하여야 한다.

- “계약상대자”는 과업 종료 시 다음과 같은 성과물을 제출하여야 한다.

성과물의 종류	제출기한	제출 부수	비고
세미나 결과보고서	과업 완료 후 20일 내	100부	세션별 발표․토론 내용, 전체 내용 정리 (요약 포함)
최종운영 결과보고서	과업 완료 후 20일 내	컬러 2부	행사기획 및 운영, 사업비 정산보고서 (영수증빙서류 원본 포함)
영상 및 사진 자료	과업 완료 후 20일 내	USB 2개	프로그램별 행사 스케치
※ 1. 과업수행결과는 용역성과물로 기일 내에 납품하되, 모든 성과물의 인쇄 시에는 발주기관과 협의, 승인을 득한 후 인쇄를 실시하여야 한다. 2. 과업 수행 과정에서 발생한 일체의 산출물은 정리하여 발주기관에 제출함을 원칙으로 한다.

- 성과물은 납품된 후 소정의 검수 절차를 거쳐야 완료된 것으로 보며, 과업 완료 후 성과물에 대한 보완이 필요한 경우 해당 내용을 요구할 수 있으나 보안의 범위 및 비용과 관련한 사항은 상호 협의하여 진행한다.

□ 보안대책

- 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여할 수 없다.

- 용역 참여 인력 변경 시에는 인수인계를 철저히 하여 과업 내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

- 과업에 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 관하여 법률이 정하는 바에 따라 보상해야 한다.

- 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구할 때는 이에 따라야 한다.

□ 과업 계획변경

- 모든 행사 일정(과업 일정 포함), 세부 프로그램 및 기타 제반 사항은 행사 준비 및 진행 상황에 따라 변경될 수 있으며, 일정 및 프로그램이 변경되는 경우 제주관광공사와의 사전 협의를 통해 과업을 수행한다.

‧ 이 경우 제주관광공사와 사전 협의를 거쳐 합리적으로 필요한 범위 내에서 예산 항목 간 이동을 허용할 수 있음

- 계약의 해지‧해제와 관련해서는「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 및 시행령, 시행규칙」지방자치단체 입찰 및 계약집행기준에 따라 처리하도록 한다.

- 제주관광공사는 불가피한 사정(코로나19 예방 등)으로 본 과업의 일정이 연기되거나 취소가 필요하다고 인정되는 경우, 본 과업의 일부 또는 전부에 대한 과업을 변경할 수 있다.

‧ 이로 인한 과업 내용 및 용역 금액의 변경 등은 제주관광공사와 계약상대자 간의 협의로 결정하되, 이견이 있을 경우 제주관광공사에 적용되는 관련 법령에 따른다.