2019 글로벌 제주만들기 프로젝트

행사 기획 및 운영 대행용역 과업지시서

2019. 9.

2019 글로벌 제주만들기 프로젝트

행사 기획 및 운영 대행용역 과업지시서

1		추진목적

가. 세계 주요 국가에서 파견된 주한대사, 외교관, 언론인 등 글로벌 오피니언 리더 그룹과의 네트워크 구축을 통하여 외래관광객 제주 유치 도모 및 제주관광시장 다변화 실현

나. 제주관광의 질적 성장 및 브랜드 인지도 강화 위한 체험 기회 제공

2		과업개요

가. 과 업 명: 2019 글로벌 제주만들기 프로젝트 행사 기획 및 운영

나. 과업기간: 착수일 ~ 2019. 12. 31.까지

다. 계약방법: 입찰 및 협상에 의한 계약

라. 과업범위

□ 주요 국가에서 파견된 주한대사, 외교관 등 영빈 초청

□ 초청 팸투어 세부프로그램 기획 및 진행

□ 주요 인사 초청 국제교류 친선의 밤, 공연 및 워크숍 행사 개최

□ 초청자 및 행사 전체 일정 관련 전문적인 의전 및 안전‧보안 조치

□ 제주공항 내 환영행사 등 참가자 대상 환대행사 개최

□ 행사 전체 일정 사진 촬영 및 사후 참가자 대상 배포

□ 참가자 대상 제주 관광 정책 및 마케팅에 대한 제언 수렴 및 만족도 조사 시행

□ 사전·후 제반사항 준비 및 행사에 필요한 각종 자료물 제작

3		과업내용

가. 초청행사 기획

- 행사 기획, 프로그램 운영 및 진행 관리에 대한 업무 전반

나. 주한 외교관 초청

- 제주관광과 관련하여 우호적 네트워크를 구축하기 위한 전략적, 단계적 초청

※ 초청대상: 주력 마케팅시장, ITOP포럼 회원국, 도약 마케팅시장, G20, ASEAN 국가, 시장다변화를 위한 신규 마케팅시장 등

※ 초청가능 인원은 상황에 따라 변동될 수 있음, 동반인 2인 이상일 경우 지원 범위 제한 있을 수 있음

<참고자료> 연도별 행사 참가국

연도	참가국
2015	폴란드, 터키, 체코, 불가리아, 슬로바키아, 우크라이나, 모로코, 아제르바이잔, 말레이시아, 이라크, 방글라데시, 브루나이, 타지키스탄, 레바논, 파키스탄, 우루과이, 튀니지, 잠비아, 르완다
2016	체코, 알제리, 키르키즈스탄, 터키, 이집트, 스리랑카, 르완다, 코트디부와르, 에콰도르, 이란, 러시아, 말레이시아, 튀니지, 스페인, 타지키스탄, 우크라이나, 우즈베키스탄, 모로코, 카자흐스탄, 유럽연합
2017	스페인, 케냐, 스리랑카, 브라질, 벨라루스, 루마니아, 멕시코, 베네수엘라, 온두라스, 폴란ㄹ드, 볼리비아, 잡미아, 튀니지, 투르크메니스탄, 에티오피아, 미국
2018	라오스, 베트남, 미얀마, 말레이시아, 카자흐스탄, 캄보디아, 스웨덴, 탄자니아, 벨기에, 불가리아, 이집트, 벨라루스, 스리랑카, 몽골, 유럽연합, 헝가리, 튀니지, 인도네시아

다. 팸투어 세부프로그램 기획 및 운영

- 제주의 가치와 관광비전을 체험할 수 있는 프로그램 기획

- 지역관광과 지역 고부가가치 관광사업, 제주 고유의 문화를 소개하고 방향으로 기획

- 참가자의 언어, 신체 제한사항(예: 휠체어), 종교 및 음식기호(예: 채식, 할랄식) 등에 특이사항을 고려한 운영

- 행사 전반에 대한 기념촬영 수행

라. 초청 그룹 대상 환대 행사

- 제주공항 내 환대행사 기획 및 진행

: 행사 공간 확보, 한복도우미, 꽃다발 및 웰컴키트 증정 등

- 팸투어 일정 중 적절한 환대 이벤트 기획 및 진행

- 제주의 문화와 특색을 상징적으로 전달하는 기념품 준비

마. 국제친선 교류의 밤 및 문화‧관광진흥 워크숍 개최

- 주한대사, 도정인사 및 문화·관광업 유관기관, 언론인 관계자 참석하는 국제친선 교류의 밤 행사 전반 기획 및 운영

- 행사의 품격에 맞는 워크숍 만찬과 특별공연 등 기획 및 준비

- 제주관광 비전·정책 방향을 공유할 수 있는 교류의 장 마련

- 식순구성, 사회, 통역, 시나리오 등 준비

- 기타 행사 운영을 위해서 필요한 홍보물 디자인 및 제작 업무 등

바. 참석자 의전

- 전문의전업체를 통한 의전, 안전 및 보안 조치

- 행사의 프로그램이 국어 및 영어로 원활히 이뤄지고 참가자 간의 소통을 지원할 수 있도록 통역사, 가이드, 사회자, 운영요원 등 배치

- 전 일정 대상, 항공 및 제주도 내 육로 이동 인솔 및 의전

- 항공, 숙박 및 교통 섭외 등

사. 참가자 네트워크 관리 및 사업성과 보고

- 행사 전후 초청서신 및 감사서신 발송, 기념사진 발송

- 제주 관광 정책 및 마케팅에 대한 제언 수렴 및 만족도 조사 시행

- 제언 및 만족도 조사결과를 바탕으로 사업성과에 대한 보고서 작성

아. 행사 전반 모니터링, 이슈사항 및 돌발 상황 대비책 마련

- 우천 시에 대비한 대안 계획 수립

- 안전한 행사 진행을 위한 응급상황 등에 대한 가이드라인 수립

- 사업 진행과 관련한 유관기관 협조 요청

자. 과업 추진 계획 및 결과보고서, 외신 매체에 게시된 홍보기자 및 영상물, 기타 공사와 업무를 추진함에 있어 필요한 자료 제출 등

차. 대행용역 관련 집행사항에 대한 정산

카. 기타 사업과 관련해 제주관광공사에서 별도 지정하는 사항 등

타. 대행 업무 기본 방향 및 세부내용에 대하여 하단 표로 요약함

구 분	기 간	주요내용
준비 단계	19년 9월~10월	[인사초청 및 행사 기획] ·외교인사 초청업무 대행 관련 추진일정과 국가별/단계/단체별 초청/홍보 실행 계획 제시 ·추진 일정에 따른 세부 예산집행 계획(종합견적) 제시 ·초청대상 명단 및 주요인사에 대한 정보 수합 및 제출 ·발주처에서 제안한 인사초청(안)대로 업무대행이 불가능한 경우, 대안 제시 및 빠른 후속 조치 이행 등 ※ 대행사는 초청서한(Invitation/RSVP Letter) 형식을 고안 및 제작가능하나, 세부 내용에 대하여서는 대해서는 발주처와 협의해야 함 ·1박2일 행사 세부 일정 및 프로그램 구성에 기획완료 및 현장답사 ※ 대행사는 행사 현장 인스펙션 및 발주사와의 업무협의를 위하여 필요 시 출장시행을 할 수 있어야 함
추진 단계	19년 11월	[행사 추진] ·서울시내↔김포공항 이동 전반에 대한 인솔 및 의전 ·김포공항↔제주공항 내 이동 전반에 대한 인솔 및 의전 ·도내 육로 이동 전반에 대한 인솔 및 의전 ·항공 이동 중 발발하는 초청인사의 니즈에 대한 응대 ·제주도내에서 이뤄지는 행사 세부 일정 추진 및 총괄 등 - 1일차 : 입도 환영행사, 워크숍 및 만찬, 관광지 일부 시찰 등 - 1일~2일차 : 도내 주요 관광지 시찰, 환송 등 ·제주관광에 대한 대사 및 언론관계자의 제언 인터뷰 수록 - 주요테마(안) : 제주해녀, 제주 올드앤뉴(OLD & NEW) 등 ·원활한 통역 및 제주관광에 대한 안내 해설 제공, 운영요원 배치 ·행사 전 일정 동행하며 프로그램 근접 사진 촬영
완료 단계	19년 12월	[후속조치] ·만족도 및 행사효과에 대한 의견 수렴 위한 참가자 및 유관인사 대상 감사서한과 사진 송부, 참가자 대상 제주관광 비전 및 방향에 대한 제언 수렴 ·수합한 제언 및 만족도에 대한 보고서 작성 ·초청대행 업무에 수반된 세부내용 및 영수증빙서 등 보고자료 제출 ·사진자료 납품(USB) ※ 대행업체는 설문조사 형식 제안 및 제작가능하나, 세부 내용에 대하여서는 대해서는 발주처와 협의해야 함 ·계약기간 내 사업완료 보고 및 비용 정산

※ 단계별 추진 방향 및 일정은 상황에 따라 변동 가능하며, 사전 협의 후 진행할 것

<참고자료> 연도별 주요 일정

연도	주요 방문지
2015	탐나라공화국, K-CON, 용머리해안, 동문재래시장, 김만덕기념관
2016	WE호텔&병원, 천지연폭포, 요트, 돌고래쇼, ICC제주 및 JTO 면세점, 자연사박물관, 동문재래시장
2017	일출랜드(염색체험), 난타공연, 본태박물관, 대정향교, 생각하는 정원
2018	4.3평화공원, 선흘동백동산 습지센터, 아쿠아플라넷, 제주민속촌, 상효원, 서귀포올레시장, 한라산 1100고지 습지

4		과업수행지침

가. 일반사항

1. 모든 과업은 본 문서에 의해 수행하되, 규정하지 아니한 사항은 관계법령 및 제반 관련규정에 의해 발주기관과 협의하여 수행하여야 한다.

2. “계약상대자”는 과업을 수행함에 있어 과업의 의도와 세부내용을 정확히 파악하고, 발주기관과 충분한 협의를 거쳐야 하며, 협의된 사항은 본 과업내용에 반영하여 과업을 수행하여야 한다.

3. “계약상대자”는 최신의 정보와 데이터를 활용하여 용역과업을 성실히 수행하여야 한다.

4. 과업내용상의 문구, 용어의 해석과 과업의 범위에 대하여 의견을 달리할 경우 또는 계약상에 정하지 아니한 사항에 대하여는 상호 협의하여 정한다.

5. 성공적인 사업 완수를 위하여 발주기관과 협의하여 사업의 착수 시부터 준공시까지 사업수행을 지휘․관리할 수 있는 사업책임자 PM(Project Management) 1인을 선임하여 역할을 수행토록 한다.

나. 사업수행에 관한사항

1. 사업수행계획서의 제출

○ “계약상대자”는 계약과 동시에 과업을 착수하고, 5일 이내에 사업수행계획을 첨부한 착수계를 제출하여야 함

○ 착수계는 계약서, 과업지시서 등의 내용을 근거로 작성 제출하여야 함

2. 사업수행 조직의 구성 및 운영

○ 사업수행팀의 구성 및 인력 운영계획을 수립하여 시행하여야 함

○ 발주기관은 참여 연구 인력이 사업수행상 부적합하다고 판단할 경우, 교체를 요구하거나 적합한 자를 추천하면 특별한 사유가 없는 한 계약상대자는 이에 따라야 함

○ 사업 수행 중 계약상대자의 부득이한 사정으로 참여인력을 교체하고자 하는 경우, 교체사유서를 제출하고 승인을 받아 교체하여야 함

3. 기타사항

○ 본 사업의 수행 중 발주기관의 계획변경이 있을 시는 사업내용을 변경할 수 있다.

다. 지적재산권 보호

1. 제주관광공사에서 제공한 원시자료를 이용하여 과업을 수행하고자 할 때에는 지적소유권(저작권)여부를 확인하고 사용하여야 한다.

2. 과업수행으로 신규 발생한 산출물(저작권, 사용권)은 검수와 동시에 제주관광공사의 소유로 하며, 제주관광공사의 사전 승인 없이는 제3자 또는 외부에 제공, 대여 할 수 없다.

3. 주한대사 및 외교 친선그룹 초청 행사 프로젝트 홍보 콘텐츠 제작을 이행하는 과업 전반에 있어서, 취득한 비밀사항 및 자료를 불법으로 사용하거나 타인의 권리에 침해를 주어서는 안된다.

4. 과업수행자는 용역수행결과가 국내‧외의 지적재산권, 저작권, 특허권 등을 침해하고 있다는 이유로 제주관광공사를 상대로 한 소송이 제기되었을 경우 과업수행자의 비용으로 이를 변호하고, 부과된 손해 및 비용에 대하여 보상하여야 한다.

5. 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

6. 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

라. 계약의 해지 등

1. 계약의 해지‧해제와 관련해서는「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 및 시행령, 시행규칙」지방자치단체 입찰 및 계약집행기준에 의거하여 처리하도록 한다.

마. 사업보고 및 성과물 제출

1. 사업진행 보고

○ 사업자는 매월 또는 각 단계별 완료시마다 다음 공정에 따라

사업수행 경과를 발주기관에게 보고하여야 함

형 태	보 고 내 용	비 고
착수보고	- 사업수행 계획 등을 보고	계약 후 5일내
중간보고	- 사업의 중간 단계에서 수행결과를 보고하고 후행 단계의 업무 일정계획 등을 보고	착수보고 후 20일 이내
완료보고	- 최종 산출물(과업수행내역) 결과보고	계약기간 종료 10일 이전
수시보고	- 긴급을 요하는 작업이 발생하거나 “발주기관”에서 지정하는 내용 보고	수 시

2. 최종 성과물 제출

○ 최종보고서를 작성함에 있어 수록내용, 편집순위, 기타사항에 대하여는 사전에 발주기관과 협의하여야 한다.

○ “계약상대자”는 사업종료(검사요청)시 다음과 같은 성과물을 제출하여야 한다.

성과물의 종류	제출기한	제출 부수	비 고
․ 과업 최종보고서	계약기간 종료 10일 이전	1부
․ 과업 중 발생한 데이터 원본파일 (홍보물 디자인, 사진, 각종 텍스트,참가자 데이터 등)	계약기간 종료 10일 이전	USB 제출

※ 1. 사업수행결과는 용역성과물로 기일 내에 납품하되, 모든 성과물의 인쇄 시에는 발주기관과 협의 승인을 득한 후, 인쇄를 실시하여야 한다.

2. 사업수행 과정에서 발생한 일체의 산출물은 정리하여 발주기관에 제출함을 원칙으로 한다.

○ 성과물은 납품된 후 소정의 검수절차를 거쳐야 완료된 것으로 보며, 미비사항이 발생되어 보완요청을 할 경우 사업자의 부담으로 즉시 수정·보완하여야 함