지속가능한 미래관광을 위한

2019 지역관광 국제포럼 개최 과업지시서

2019. 6

1		과업개요

가. 과업목적

○ 지역관광 국제포럼을 통한 제주지역 관광산업을 국제 세계흐름에 맞는 지역관광의 전환 계기 필요

○ 관광산업의 생존과 경제적 이익의 창출, 전 세계 지역사회 발전을 위해 지속가능성을 고려한 개발과 혁신이 이루어져야 한다는 요구와 필요성 증대

○ 제주관광의 새로운 패러다임 전환 및 질적 성장 정책 개발을 위한 국제연사 초청 공유기회 마련

○ 지역관광 국제포럼 개최로 각 국의 관광전문가, 지역 당국자, 관련 이해당사자들이 한자리에 모여 경험과 전문지식을 교류하고 지속가능성을 포괄하는 공동 비전 마련

나. 과 업 명 :  2019 지역관광 국제포럼 개최

다. 과업기간 : 계약체결일로부터 2019년 10월 18일 (금요일) 까지

라. 과업범위

○ 2019 지역관광 국제포럼 기획 및 운영

○ 테크니컬 투어 기획 및 운영

○ 포럼의 성공적 개최를 위해 필요한 제반 사항

마. 과업내용

○ 행  사  명 : 2019 지역관광 국제포럼

○ 일     시 : 2019년 9월 20일~21일, 1박 2일 간

○ 장     소 : 도내 호텔

○ 주최/주관 : 제주특별자치도/ 제주관광공사

○ 참가 규모 : 약 300인

○ 프로그램 구성(안)

날 짜	시 간	주요내용		비 고
9/20 (금)	10:30~13:00	환대행사 및 환영오찬
	13:00~13:30	등 록
	13:30~14:00	개회식	개회사
			환영사
			축 사
	14:00~14:10	단체사진 및 휴식
	14:10~14:30	기조연설
	14:30~15:50	1세션 (정책 트렌드)	발표1	토론 4인
			발표2
			종합토론
	15:50~16:00	휴 식
	16:00~17:20	2세션 (현장 트렌드)	발표3	토론 4인
			발표4
			종합토론
	17:20~17:30	플로워 자유토론
	17:30~17:40	정리 및 폐회선언
9/21 (토)	10:00~12:00	투어 프로그램(오전)
	12:00~13:00	오찬
	13:00~15:00	투어 프로그램(오후)

2		과업 세부 내용

가. 포럼 세부 계획 수립 및 실행

1. 국제포럼 기본방향을 설정하고 아래 사항을 반영한 세부 실행계획을 수립 및 실행

○ 포럼 주제 및 세션 콘텐츠 종합 기획

○ 회의장 구성 및 운영, 해외 연사 및 초청대상 항공권 발권 및 송부

○ 주요 내빈 공항 영접 및 영송, 숙박(호텔 예약) 및 식사 안내

○ 포럼 개막식, 세션, 만찬, 오찬 진행

○ 테크니컬 투어 기획 및 운영

○ 단계별 인력투입 계획 및 시행, 단계별 제주관광공사 협조사항 제시 등

○ 다음 사항을 계획 수립에 반영하여 실행

- 모든 행사의 진행은 제주관광공사와 협의하여 세부실행계획을 수립하고 진행 시나리오 준비

- 회의 준비 및 운영 전문 인력 활용방안 수립 및 시행하고 각 부문별로 사전 교육 및 임무를 숙지시키고 충분한 인력을 배치

- 회의진행 장비(영상·녹화·조명·전기·음향 등) 설치 및 운영계획을 수립하고 진행에 차질이 없도록 점검표를 작성하여 관리

- 행사의 원활한 진행을 위해 충분한 인력을 배치, 행사장 준비는 행사 시작 4시간 전까지 완료

- 행사 참가자의 편의를 위해 적절한 유도 안내물 등 설치

- 연사·사회자 및 일반 참가자 등에 대한 유치, 섭외, 의전, 참여 등 전반적인 사항 관리

- 통역시스템 구축, 통역요원 배치 및 관리, 통역 녹취, 회의록 작성(라포터) 등

- 행사 참가자의 편의를 위한 다과 관리 등

○ 행사 홍보를 위한 홍보물 제작 및 운영계획 필요

나. 의전과 숙박 관리

○ 의전 및 연사 관리 등

- 해외 초청자 등 항공권 구입 및 배포

- 국내외 연사·인사 초청장 발송, 참석여부 확인 및 참가자 리스트 관리 등

- 체류 기간 중 체류 일정 확인 및 관리 등 의전 관리

- 공항 영접, 영송에 필요한 매뉴얼을 작성하고 영접요원 교육 실시

- 도외(국외 포함) 참가자 편의를 위한 인천공항 및 김포공항 교통편 안내 및 운영 관리 등

- 도외 초청자에 대한 의전차량 및 의전인력을 배치하고 행사 관련 일정 브리핑 등 안내 실시

○ 숙박 관리

- 도외 초청자에게 필요한 객실 확보

- 호텔 및 객실의 종류, 투숙 기간 등은 제주관광공사와 협의

- 기타 초청 및 등록, 숙박과 관련된 제반 업무

- 도외 초청 인사가 개인적인 사정으로 숙박 변경을 요청할 시 이에 따른 적절한 조치 등

다. 참가자 등록, 행사장 조성 및 운영 관리 등

○ 참가자 등록 관리 등

- 참가자 사전 접수(홈페이지 등)

- 현장등록 데스크 설치 및 인력 배치

- 기자재(컴퓨터, 인터넷) 설치 및 행사물품 준비 및 배포

- 행사장 안내보드, 빔 프로젝터, 녹화 카메라, 노트북 등

- 참가자 명찰(목걸이형) 및 발표 자료집 포함 각종 자료 배부

- 음료수대, 다과 세팅, 기타 행사진행에 필요한 시설물 설치 등

○ 행사장 조성 및 운영

- 회의장 통역 시스템 부스 설치 및 운영

- 주요 행사장, 회의장, 무대, VIP 대기실, 등록 라운지, 연회장, 휴게 공간 등 운영

- 사무실 공간 준비

- 안내물(프로그램 현수막, 행사장 배너, 주차 안내, 이동 동선 표식 등) 설치

- 사회자 섭외 및 관리 지원

- 참가자 배부용 물품제작(기념품 포함) 및 배부

- 전체 현장 진행인력 배치 및 교육

- 기타 행사장 운용에 관한 사항 일체

○ 오·만찬 및 식음료

- 참석자, 발표연사 등 환영 오·만찬(각 30명 내외)

- 참석자에게 제공할 식음료 및 다과 준비(300명 내외)

○ 행사 진행을 위한 차량 운영

- 도내·외 참석 VIP 의전 차량 운영(배차 및 기사 등)

- 초청인사 수송 업무(각 2회, 입·출도 시)

- 주최기관 수송 업무(수시)

- 행사장과 환영만찬장 차량 운행

- 기타 필요시 차량 운영

○ 테크니컬 투어 기획 및 운영(30명 기준)

- 포럼 주제 연계 도내 주요 이슈 지역 및 지역관광 활성화 사례 탐방

- 투어 오찬 및 간식 준비

- 투어 안내물(가이드북) 제작 및 배부

- 투어 시, 통역 안내 가이드 및 투어차량 운영·관리 등

○ 사무국 운영 관리

- 사무국 운영에 필요한 인력 지원 및 배치

- 사무국 운영에 필요한 통신장비(컴퓨터 및 무전기 등) 임차

- 번역 업무 및 사무국 전반적 운영 관리

라. 홍보계획 수립 및 시행

○ 언론 홍보

- 세부적인 홍보계획 수립하여 시행

- 행사 전·후 보도자료 배포

- 다양한 매체를 통한 광고와 홍보를 실시

○ 온·오프라인 홍보

- 온라인 및 전광판 등 다양한 미디어를 활용한 홍보계획 수립 및 실행

- 국내·외 관련기관 및 유관기관 홍보물 발송

- 기타 다양한 매체를 활용한 홍보 시행

○ 참가자 유치 활동

- 국제포럼 참가자 확대를 위한 초청장 발송, 참가 등록 유도 등 가능한 방안 강구 및 시행

- 제주관광공사와 협의하여 국내·외 관련 기관 및 단체 등 초청 대상자 리스트 작성 후 홍보 추진

마. 홈페이지 개설 및 운영·관리

○ 참가자 사전 접수, 행사 진행 스케줄 정보 게시 등

○ 행사 관련 사항 실시간 업데이트

○ 행사 후 행사 결과, 참가자 인터뷰 영상, 감사 메시지 등 홈페이지 게재

바. 홍보물 등 행사 관련 자료 제작·설치·배포

○ 포럼 성격과 주체, 제주도를 상징할 수 있는 엠블렘 개발·제작·활용방안

○ 개회식전 회의 관심 고조를 위한 홍보 영상 제작

○ 대형 현수막, 배너, 무대시설, 전광판 안내문, 초청장, 포스터, 프로그램 리플릿, 홍보책자, 명패, 명찰 등 각종 홍보물 제작 및 설치(배포)

○ 발표자료의 원고를 수합하고 발표자의 사진 및 간단이력 등을 포함한 자료집을 인쇄 제작하고, 자료집은 발표자 및 토론자에게 행사 한 달 전에 발송하는 초안(필요 시)과 당일 행사장에서 배포하는 최종안으로 구분하여 인쇄

○ 모든 행사 홍보물 등의 디자인, 규격, 수량 등은 사전 협의를 통하여 제작, 배포하여야 하며 임의로 제작 및 배포 불가

사. 행사장 안전에 관한 사항

○ 행사종합보험 가입

○ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합 대책 마련

○ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등)

아. 운영 결과보고서 작성 및 감사 서한 발송 등 사후 관리

자. 기타 본 국제포럼 개최와 관련한 필요한 사항 일체

3		과업수행 일반지침

가. 일반사항

1. 모든 과업은 본 문서에 의해 수행하되, 규정하지 아니한 사항은 관계 법령 및 제반 관련 규정에 의해 발주기관과 협의하여 수행하여야 한다.

2. “계약상대자”는 과업을 수행함에 있어 과업의 의도와 세부내용을 정확히 파악하고, 발주기관과 충분한 협의를 거쳐야 하며, 협의된 사항은 본 과업내용에 반영하여 과업을 수행하여야 한다.

3. “계약상대자”는 최신의 정보와 데이터를 활용하여 용역과업을 성실히 수행하여야 한다.

4. 과업내용상의 문구, 용어의 해석과 과업의 범위에 대하여 의견을 달리할 경우 또는 계약상에 정하지 아니한 사항에 대하여는 상호 협의하여 정한다.

5. 성공적인 과업 완수를 위하여 발주기관과 협의하여 과업의 착수 시부터 준공 시까지 과업수행을 지휘․관리할 수 있는 과업 책임자(Project Management) 1인을 선임하여 역할을 수행토록 한다.

나. 과업수행에 관한사항

1. 과업수행계획서의 제출

○ “계약상대자”는 계약과 동시에 과업을 착수하고, 7일 이내에 과업수행계획을 첨부한 착수계를 제출하여야 한다.

○ 착수계는 계약서, 과업지시서 등의 내용을 근거로 작성 제출하여야 한다.

2. 과업수행 조직의 구성 및 운영

○ 과업수행팀의 구성 및 인력 운영계획을 수립하여 시행하여야 한다.

○ 과업수행 인력이 그 업무를 수행함에 있어 업무진척도 및 수행능력이 사전에 계획한 일정에 비해 현저하게 부진하다고 판단될 경우, “교체 이유와 교체시기를 기재한 문서”를 통해 교체를 요구할 수 있으며 이후 양측 간 협의 하에 해당자를 교체할 수 있다.

○ 과업 수행 중 계약상대자의 부득이한 사정으로 참여인력을 교체하고자 하는 경우, 교체사유서를 제출하고 승인을 받아 교체하여야 한다.

3. 기타사항

○ 본 과업 수행 중 발주기관의 계획변경이 있을 시 과업내용을 변경할 수 있다.

다. 계약의 해지 등

1. 계약의 해지‧해제와 관련해서는「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 및 시행령, 시행규칙」지방자치단체 입찰 및 계약집행기준에 의거하여 처리하도록 한다.

라. 과업보고 및 성과물 제출

1. 과업진행 보고

○ 과업수행자는 다음 공정에 따라 과업수행 경과를 발주기관에게 보고하여야 한다.

형 태	보 고 내 용	비 고
착수보고	- 과업수행 계획 등을 보고	계약 후 7일내
중간보고	- 과업의 중간 단계에서 수행결과를 보고하고 후행 단계의 업무 일정계획 등을 보고	발주기관과 협의
완료보고	- 최종 산출물(과업수행내역) 결과보고	과업 완료 후 20일내
수시보고	- 긴급을 요하는 작업이 발생하거나 “발주기관”에서 지정하는 내용 보고	수 시

2. 최종 성과물 제출

○ 결과보고서를 작성함에 있어 수록내용, 편집순위, 기타사항에 대하여는 사전에 발주기관과 협의하여야 한다.

○ “계약상대자”는 과업종료 시 다음과 같은 성과물을 제출하여야 한다.

성과물의 종류	제출기한	제출 부수	비 고
․ 결과보고서	과업 완료 후 20일내	컬러 2부	행사기획 및 운영, 세션별 발표 및 토론내용
․ 요약보고서	과업 완료 후 20일내	국문 영문 각 2부
․ 영상 및 사진 자료	과업 완료 후 20일내	USB 2개	프로그램별 행사 스케치

※ 1. 과업수행결과는 용역성과물로 기일 내에 납품하되, 모든 성과물의 인쇄 시에는 발주기관과 협의, 승인을 득한 후 인쇄를 실시하여야 한다.

2. 과업수행 과정에서 발생한 일체의 산출물은 정리하여 발주기관에 제출함을 원칙으로 한다.

○ 과업 완료 후 성과물에 대한 보완이 필요한 경우 해당 내용을 요구 할 수 있으나 보완의 범위 및 비용과 관련한 사항은 상호 협의하여 진행한다.