- 2018 글로벌 제주 만들기 프로젝트 사업 -

영빈 초청, 답사 및 워크숍 개최 등 행사 기획·운영 대행 과업지시서

2018. 8.

I. 일반사항

1. 목    적 : 세계 주요 국가에서 파견된 주한 대사, 외교관 등 글로벌 오피니언 리더 그룹과의 네트워크 구축을 통하여 제주관광 외국인 유치 도모 및 제주관광시장 다변화 실현 기회 마련

2. 과 업 명 : 영빈 초청, 답사 및 워크숍 개최 등 행사 기획·운영 대행

3. 과업기간 : 계약일로부터 ~ 2018년 12월 14일까지

※ 행사 일시 조정으로 과업기간의 변경이 있을 수 있음. 변경 시, 발주처 및 수행처가 협의하여 계약기간 조정 등 진행

4. 과업방법 : (협상에 의한)공개 입찰 및 계약 통한 사업 추진

5. 과업내용

□ [영빈 초청]

- 주요 국가에서 파견된 주한대사, 외교관 등 초청

- 주한 특파원 또는 국내 한국지사를 보유한 외신매체 최대 5개사 초청

□ [워크숍 등 행사 기획·운영 대행]

- 글로벌 제주 만들기 프로젝트 2일간 세부프로그램 기획 및 진행

- 제주 글로벌 네트워크 문화·관광 진흥 워크숍 및 만찬 개최

- 행사 전 일정 대상 참가자 의전 및 안전 등 보안조치

- 프로젝트 사업 전 일정 대상 홍보 스케치 영상물 제작 및 배포

- 제주공항 내 환영행사 개최

- 사전·후 제반사항 준비 및 행사에 필요한 각종 자료물 제작

- 행사 종료 후 만족도 조사 시행 등

II. 과업수행 지침

1. 과업 개요

가. 주요내용 : 영빈 초청, 답사 및 워크숍 개최 등 행사 기획·운영 대행

나. 일    시 : 2018년 11월 17일(토)~18일(일), 1박 2일 간

※ 주요 인사 불참, 날씨, 및 기타 주최기관의 사정 등에 의하여 행사 일시 변경 가능

다. 장    소 : 도내일원 / 호텔 또는 동급의 연출 가능한 연회장(만찬 및 워크숍)

※ 상황에 따라 변동될 수 있음

라. 초청대상

- G20, 아세안(ASEAN)국가 주한대사(부대사, 대사대리, 영사) 초청

- 제주관광 시장 다변화 위한 타깃별 주요국(방한 연간 10만 이상 등)

- 각 국가별 직계가족 1인까지 동반 초청 가능

- 주한 특파원 등 외신기자 : 신문사의 경우 각사 당 최대 1명, 방송 매체의 경우 각사 당 최대 2명까지 초청 가능

※ 초청가능 인원은 상황에 따라 변동될 수 있음, 동반인 2인 이상일 경우 지원 범위 제한 있을 수 있음

스페인, 온두라스, 케냐, 폴란드, 스리랑카, 볼리비아, 브라질, 잠비아, 벨라루스,

튀니지, 루마니아, 투르크메니스탄, 멕시코, 에티오피아, 베네수엘라, 미국

※ 참고자료 : 2017년 글로벌 제주 만들기 프로젝트 행사 참가국

2. 과업 세부내용

가. 본 과업지시서는 사업의 성공적 추진을 위한 운영 전반에 걸친 행사 기획, 추진 및 운영 결과에 대한 내용을 포함하고 있음

나. 주한 외교관 및 제주 홍보 위한 유력 미디어 관계자 등 오피니언 리더 그룹의 성공적 초청 위한 준비 및 지원업무 수행

다. 전 일정 대상, 항공 및 제주도 내 육로 이동 인솔과 숙박 섭외

라. 도내 주요 문화·역사 관광지 탐방 및 답사 위한 프로그램 기획(제주 전통·문화 고찰 가능한 주요 관광지, UNESCO 등재 명소, 제주 4.3관련 유적지, 야간관광지 등 체험 위주의 답사 계획 수립)

- 2일간의 답사일정 중 도내 공영관광지 1개소 이상 포함

- 주한 특파원 및 외신기자 활용 행사내용 홍보 될 수 있도록 프로그램북 등 행사에 대한 최신 자료 제공 및 배포일정 수령

마. 초청 그룹 대상 제주방문 환영 행사(제주공항 내 환대행사)

- 행사 공간확보, 한복도우미, 꽃다발 및 기타 키트 증정 등

바. 제주 글로벌 네트워크 문화·관광 진흥 워크숍 및 만찬 개최

- 주한대사, 도정인사 및 문화·관광업 유관기관, 언론인 관계자 참석하는 제주관광 비전·정책 방향 발표장 마련 통해 외국인관광객 제주 유치 마케팅 활성화 방안 논의

- 행사의 품격에 맞는 워크숍 만찬과 특별공연 등 기획

- 주요 식순에 따른 외빈 발표자 선정 및 대사 인터뷰자료 준비

- 기타 행사 운영을 위해서 필요한 제작 및 디자인 업무 등 수행

사. 행사의 프로그램이 국어 및 영어로 원활히 이뤄지고 참가자 간의 소통을 지원할 수 있도록 통역사, 가이드, 사회자, 운영요원 등 배치

아. 행사 전 일정 의전, 행사 스케치 영상 제작 및 기념촬영 등 수행

자.  행사 전반 모니터링, 이슈사항 및 돌발 상황 대비책 마련

- 우천 시에 대비한 대안 계획 수립

- 안전한 행사 진행을 위한 응급상황 등에 대한 가이드라인 수립

- 유관기관 협조 사항에 대한 업무분장 정리(제주관광공사 협조)

차. 제주도의 특색을 보여주는 로컬 기념품 구매 및 참가자 대상 증정

카. 사전·후 서신 발송 및 행사 만족도 조사 진행(참가자 포함 관련 네트워크, 협조인사 대상 감사서한 발송과 일정 진행 중 및 종료 후 만족도 조사 시행을 통하여 사업성과 사례화 및 정량화)

타. 참가자 만족도 제고 위한 종교(예, 채식 및 할랄식) 및 신체적 제약사항(예, 휠체어) 등 특이사항을 고려한 식단 및 기타 필요물품 구비

파. 과업 추진 계획 및 결과보고서, 외신 매체에 게시된 홍보기자 및 영상물, 기타 공사와 업무를 추진함에 있어 필요한 자료 제출 등

하. 대행 업무 기본 방향 및 세부내용에 대하여 하단 표로 요약함

구 분	기 간	주요내용
준비 단계	~‘18년 10월	[인사초청 및 행사 기획] ·외교인사 및 외신기자 초청업무 대행 관련 추진일정과 국가별/단계/단체별 초청/홍보 실행 계획 제시 ·추진 일정에 따른 세부 예산집행 계획(종합견적) 제시 ·초청대상 명단 및 주요인사에 대한 정보 수합 및 제출 ·발주처에서 제안한 인사초청(안)대로 업무대행이 불가능한 경우, 대안 제시 및 빠른 후속 조치 이행 등 ※ 대행사는 초청서한(Invitation/RSVP Letter) 형식을 고안 및 제작가능하나, 세부 내용에 대하여서는 대해서는 발주처와 협의해야 함 ·1박2일 행사 세부 일정 및 프로그램 구성에 기획완료 및 현장답사 ※ 대행사는 행사 현장 인스펙션 및 발주사와의 업무협의를 위하여 필요 시 출장시행을 할 수 있어야 함
추진 단계	~‘18년 11월	[행사 추진] ·서울시내↔김포공항 이동 전반에 대한 인솔 및 의전 ·김포공항↔제주공항 내 이동 전반에 대한 인솔 및 의전 ·도내 육로 이동 전반에 대한 인솔 및 의전 ·항공 이동 중 발발하는 초청인사의 니즈에 대한 응대 ·제주도내에서 이뤄지는 행사 세부 일정 추진 및 총괄 등 - 1일차 : 입도 환영행사, 워크숍 및 만찬, 관광지 일부 시찰 등 - 1일~2일차 : 도내 주요 관광지 시찰, 환송 등 ·제주관광에 대한 대사 및 언론관계자의 제언 인터뷰 수록 - 주요테마(안) : 제주해녀, 제주 올드앤뉴(OLD & NEW) 등 ·원활한 통역 및 제주관광에 대한 안내 해설 제공, 운영요원 배치 ·행사 전 일정 동행하며 프로그램 근접 촬영, 영상 제작
완료 단계	~‘18년 12월	[후속조치] ·초청대행 업무에 수반된 세부내용 및 영수증빙서 등 보고자료 제출 ·영상 촬영 원본 데이터 및 종합 편집본(2분 내외)와 사진자료 납품 - 품격있는 분위기와 순차 흐름을 반영한 2분 내외의 영상 편집 - 전문 번역가 & 감수인을 활용한 국/영문 2개 언어로 자막 삽입(국,영) - 글로벌판, 저작권 분쟁 소지 없는 무료 음원 활용 BGM, 이펙트 활용 - 완성본은 USB에 저장하여 참가국 수와 동일한 사본 제작 및 납품 ·만족도 및 행사효과에 대한 의견 수렴 위한 참가자 및 유관인사 대상 감사서한과 영상/사진 송부 등의 메일링 서비스 제공 ※ 대행업체는 설문조사 형식 제안 및 제작가능하나, 세부 내용에 대하여서는 대해서는 발주처와 협의해야 함 ·계약기간 내 사업완료 보고 및 비용 정산

※ 대행사는 제주관광공사를 대표하므로, 기획, 추진 및 결과검토 등의 단계에서 발생할 수 있는 문제에 대하여는 발주처와 항시 사전에 협의한 후 진행할 것

나. 초청행사 일정(안)

□ 1일차(11월 17일, 토) : 공항 환영행사, 관광지 답사, 워크숍 & 만찬

□ 2일차(11월 18일, 일) : 관광지 답사 및 체험 등

※ 참고자료 : 2017년 행사 전일정 및 답사 프로그램

1일차	2일차
서울 → 제주(항공이동)	조식, 호텔난타 체크아웃
제주공항 환대행사	본태박물관(도슨트투어)
중식	중식I어촌계, 도민과의 만남)
일출랜드: 미천굴, 염색체험(풍물패&다과)	대정향교: 서예, 한복체험(다과&커피바)
호텔난타 체크인(기념품&웰컴드링크)	생각하는 정원: 시크릿가든(웰컴드링크)
난타공연 관람(환영퍼포먼스&기념촬영)	석식
워크숍 및 만찬/석식(도지사주재)	제주 → 서울(항공이동)

III. 과업보고 및 성과품 제출

1. 과업보고

가. 착수보고회 : 계약체결 후 5일 이내로 시행

※ 초청명단이 신속히 작성되어야 하는 바, 회의 개최가 불가능하다고 판단될 경우 양측이 협의하여 기획안 및 세부추진 계획 등의 자료를 서면 보고로 갈음 가능

※ 과업일수는 주말(토요일) 및 공휴일을 배제한 영업일 수 기준임

나. 중간(주간)보고회

- 착수보고 후 20일 이내로 시행

- 중간보고는 상호 합의 하에 서면보고로 갈음할 수 있음

- 그 외 준비현황, 협의가 필요한 사항을 서면으로 정리하여 발주처 사업 담당자와 수시로 체크하도록 함(최대 주(7일) 단위 보고)

※ 보고형식은 정해진 틀이 없음, 수행처에서 판단하여 별도 서식 활용 가능

다. 최종보고회

- 계약기간 종료 전 10일 이내 최종보고를 시행

※ 보고회 개최시기는 추진현황 및 과업수행자의 상황을 참작, 발주처와 수행처가 합의하여 조정 가능

- 최종보고회 전 참가자 대상 만족도 조사에 대한 분석, 감사서한 및 영상/사진 발송 완료할 것

- 최종보고회 시 행사 최종영상/사진 및 원본을 데이터 파일로 제출

- 용역 과업에 대한 결과물은 아래 ‘성과품 키트’로 제작하여 제출

- 성과품 키트 : 별도의 USB 1개소에 저장하여 제출

구 분	주요내용
과업보고서	·착수보고회, 중간(주간)보고회, 최종보고회 자료 일체 제출
원본 및 가공 데이터	·용역 과업에 관련 및 취합된 원본 데이터 일체 ·사진, 디자인, 프레젠테이션 원고 및 대행 과업에 투입된 자료 일체 ·영상스케치 원본 촬영판과 편집된 최종 가공 콘텐츠 자료 일체 제출
감사서한 (만족도조사)	·감사서한 발송에 대한 결과 및 피드백에 대한 결과물 제출 ·만족도 조사 (현장 및 행사 종료 후)에 대한 결과 및 분석보고서 제출

2. 추진일정(안)

구분/기간	9월上	9월下	10월上	10월下	11월上	11월下	12월上	12월下
계약·사업착수
과업 수행
중간(수시) 보고
최종 보고
납품·사업종료

※ 상기 일정은 변동가능성 있음

IV. 과업의 일반지침

1. 일반지침

가. 본 용역 과업 수행처는 발주처의 지시‧감독 하에 과업을 수행해야하며, 과업지시서의 내용을 성실히 이행하여야 한다.

나. 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업완료 후 제출하여야 한다.

다. 발주처 요청 시 주한대사 및 각국 외교 친선그룹 초청 기획 및 운영 대행업 전반에 사용된 모든 자료의 원본을 제공해야한다.

라. 본 용역에 투입되는 인력은 관련분야의 전문가로 구성하고, 발주처와 계약을 체결한 수행처 외 제3자 또는 하도급 업체 선정을 금하여 과업의 완성도 및 만족도를 높이도록 한다.

마. 용역의 진행방향, 예산지출 계획 및 초청 대상이 발주처의 기획 방향과 현저히 상이하거나, 품격 미달, 기한을 넘기는 등 과업수행과 관련하여 발주처의 정당한 요구사항의 불응 등으로 발주처로부터 3회 이상 시정지시를 받은 때에는 계약해지 사유가 될 수 있다.

바. 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항에 대하여는 발주처와 과업 수행자가 상호 협의하여 설계․변경하도록 한다.

사. 본 과업지시서에 명시되지 않은 사항이라도 과업수행자는 발주처가 필요하다고 인정하는 추가 과업지시 및 기타 사항에 대한 지시를 따라야 한다.

아. 본 과업에 대해 발주처의 명백한 귀책사유가 없는 한 모든 대행 결과와 제반 사고에 대한 법적 책임은 과업 수행처에 있으며, 수행처의 귀책사유로 과업 수행에 지장이 생길 경우, 그에 대해 수행처가 배상책임을 져야한다.

자. 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

2. 지적재산권 및 보안대책

가. 수행처가 용역 과업 수행 과정에서 취득 또는 작성한 모든 서류, 자료 및 산출물 일체에 대한 소유권은 발주처에 있다.

나. 또한, 해당 자료들은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 발주처의 사전 승인 없이는 제3자 또는 외부에 제공, 대여 할 수 없다.

다. 주요 인사 초청업무를 이행하는 과업 전반에 있어서, 취득한 비밀사항 및 자료를 불법으로 사용하거나 타인의 권리에 침해를 주어서는 안된다.

라. 타인의 초상권 및 신상에 대한 자료 사용에 있어서 문제가 발생할 경우 모든 책임을 수행처가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

마. 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

바. 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

가. 용역 수행 시기의 변경 또는 당초 과업 기획 시에 예정하였던 사업내용과의 차이가 발생하였을 때에는 「행정자치부 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준」에 의거(※개정 2017.1.23 시행 2017.2.1), 과업내용을 변경 가능하며, 이는 발주처와 상의협의 하에 진행한다.

※ 발췌 : 지방자치단체 입찰 및 계약집행기준

제14장 용역계약 일반조건

└ 제6절 과업내용의 변경과 계약금액 조정

└ 1. 과업내용의 변경

└ "가.항 용역공정계획의 변경" 및 "나.항" 하단 내용 참조

1. 과업내용의 변경

가. 계약담당자는 계약의 목적상 필요하다고 인정될 경우에는 다음 각 호의 과업내용을 계약상대자에게 지시할 수 있다.

1) 추가업무 및 특별업무의 수행

2) 용역공정계획의 변경

3) 특정용역 항목의 삭제 또는 감소

나. “가”에 따른 과업내용의 변경은 그 변경이 필요한 부분의 이행 전에 완료해야 한다. 다만, 계약담당자는 계약이행의 지연으로 품질 저하가 우려되는 등 긴급하게 용역을 수행해야 할 필요가 있을 때에는 계약상대자와 협의하여 그 변경시기 등을 명확히 정하고, 과업내용의 변경을 완료하기 전에 우선용역을 이행하게 할 수 있다.

4. 기타사항

가. 용역 결과에 대한 보고서 및 성과품은 관련규정, 지침 등 공사의 제반기준에 의거 작성 및 제출하되 서식 등 필요사항은 발주처와 협의 후 하여야 한다.

나. 수행처는 본 과업지시서에 명시된 용역 과업의 기획, 수행 및 결과보고 및 관련 자료의 오류에 대해 전적인 책임을 지며, 특히 최종 결과물 제출에 대하여 공사가 요청할 경우 이를 보완하여 10일 이내에 재 납품하도록 한다.

다. 기타 계약서에 규정되지 않은 사항은 통례에 따르며 상호 협의하여 원만히 처리토록 한다.

라. 본 과업 종료 시 원본 제출 후 과업수행에 관련된 원본 파일은 폐기한다.