제6회 제주국제크루즈포럼

행사 기획 및 운영 대행용역 과업지시서

2018. 4.

Ⅰ				과업개요

1. 과업개요

□ 과 업 명 : 제6회 제주국제크루즈포럼 행사 기획 및 운영 대행

□ 과업목적

- 아시아 크루즈 산업의 지속발전을 위한 논의의 장 마련 및 관계기관 협력 네트워크 구축을 위한 아시아 대표 크루즈 행사로서의 “제6회 제주국제크루즈포럼”의 성공적 개최

- 성공적인 제주국제크루즈포럼 개최를 통한 아시아 크루즈 허브항으로서 제주 위상 강화 및 제주지역 크루즈 기간산업 육성

□ 과업기간 : 계약일로부터 2018년 10월 30일까지

□ 과업방법 : 입찰계약(협상에 의한 계약) 체결을 통한 사업추진

2. 행사개요

□ 행 사 명 : 제6회 제주국제크루즈포럼(2018 Asia Cruise Forum Jeju)

□ 기    간 : 2018. 8. 28(화) ~ 8. 31(금) / 4일간

□ 장    소 : 제주신화월드 랜딩컨벤션센터

□ 주    최 : 제주특별자치도․해양수산부

□ 주    관 : 제주관광공사

□ 규    모 : 국내외 크루즈관계자 약 2,000여명, 전시부스 70여개

3. 프로그램 구성(안)

날 짜	시 간		프 로 그 램				전 시
1일차 8/28 화	10:00	-	등 록
	13:00~14:30	90’	제5회 크루즈 발전협의회			비즈 니스 미팅 (14:00~ 17:30)	전시 개막식 (14:040~15:00)
							크루즈 산업 전시회 (13:00~18:00)
	15:30~18:00	150´	ACLN 연차회의
	18:30~20:30	120´	네트워킹 디너
2일차 8/29 수	09:00~10:00	-	등 록
	10:00~11:00	60’	개회식 & 아시아 크루즈 어워즈				크루즈 산업 전시회 (09:00~17:00)
	11:00~12:20	80’	오프닝 세션: 글로벌 크루즈라인 스피치 - 아시아 크루즈시장 전망과 선사별 전략
	12:30~14:00	90’	환영오찬
	14:00~15:10	70’	세션1	ACTA 네트워크 미팅	비즈니스 설명회 (14:00~15:30)	비즈 니스 미팅 (14:00~ 17:30)
	15:10~15:40	30’	네트워킹 브레이크
	15:40~16:50	70’	세션2		비즈니스 설명회 (16:00~17:30)
3일차 8/30 목	09:30~11:00	90’	ACLN국제세미나			비즈 니스 미팅 (10:00~ 11:30)	크루즈 산업 전시회 (10:00~17:00)
	11:00~11:20	20’	네트워킹 브레이크
	11:20~12:30	70’	세션3
	14:00~15:10	70’	해양문화관광 세미나	크루즈 승무원 취업설명회 (15:30~17:00)		비즈 니스 미팅 (13:30~ 17:30)
	15:20~17:00	100’	서귀포 크루즈항/터미널 답사
	17:30~20:00	150’	제주국제크루즈포럼 6주년 기념만찬
4일차 8/31 금	09:00~16:00	-	- 제주 포스트투어 (3가지 코스) - 쉽투어 (Norwegian Joy / Mariner of the seas)

※ 위 일정은 변동 가능

Ⅱ				과업 범위 및 내용

1. 과업범위

- 행사 종합기획을 기반으로한 세부 실행 대행

․ 제6회 제주국제포럼의 성공적인 개최를 위한 포럼 개최의 전반적인 사항 대행

- 행사참가자 초청 및 관리

․ 운영계획 수립 및 기조연설, 세션별 발표자 및 토론자 등 섭외

․ 참가자 초청업무 연계, VIP 관리 및 제반사항

- 포럼 운영계획 수립 및 세부사항 운영

․ 공식 및 연회 행사 기본 운영계획 수립 및 운영 관리

․ 현장 운영계획 수립 및 운영, 주요 이동 동선 계획 수립

․ 전시부스 운영계획 수립 및 참가업체 모집 관리, 운영

- 포럼 홍보계획, 필요물품 및 장비조달, 비상대책계획 등

과업 범위		주요 내용
행사 운영계획		ㅇ 제6회 제주국제크루즈포럼 컨셉 설정 및 키비주얼 도출 ㅇ 제6회 제주국제크루즈포럼 세부 추진계획 수립 ㅇ 세션 및 공식, 부대 행사별 세부 운영계획 수립 ㅇ 프로그램별 시나리오, Q시트 등 연출 진행표 작성 및 리허설 진행 등 ㅇ 주요 행사별 예산 및 집행계획 수립
초청 및 홍보		ㅇ 기조연설, 세션별 국내외 발표자 및 토론자 섭외 ㅇ 초청업무 전반(초청장, 자료수령, 숙박, 항공, 의전, 관련 커뮤니케이션 등) ㅇ 언론매체, 전광판, 자체 홍보채널 및 DB 활용, 뉴스레터 제작 발송 및 전방위 홍보 계획 및 시행, 관련 홍보물제작 ㅇ 포럼 홍보영상 및 행사관련 영상제작(주제·스팟영상 등) ㅇ 일반인 참가독려를 위한 홍보 및 이벤트
인력 운영	사무국 운영	ㅇ 행사 운영업무 총괄(전문 PM 외 추가 2~3인 전담인력) ㅇ 사무국 운영 지원 - 사무국 업무, 포럼 준비회의 등
	진행요원	ㅇ 진행요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치 - 세션장, 등록, 행사, 안내데스크 및 설문지, 수송, 현장 사무국, 전시장, VIP 의전 안내 도우미, 공항 안내 데스크 등 - 진행요원 및 사무국요원 등 인력 관리
행사 전반 운영	공통	ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 배치계획 수립, 관리 운영 - 사회자 섭외 및 운영 - 통신환경 및 전력환경(발전차 임대) 구축, 무선인터넷 등 조성 ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리 ㅇ 행사 시작 3시간 전까지 완료
	오만찬 운영	ㅇ 오․만찬 계획 및 운영 ㅇ 연계 공연 기획 및 섭외 운영 ㅇ 행사장 오만찬․다과 운영 관련 커뮤니케이션 등 제반사항
	전시& 비즈니스미팅	ㅇ 전시 참가 사전 홍보, 업체 모집·접수 및 관리 ㅇ 도내 관광지 등 제주관광Zone 조성운영 ㅇ 비즈니스미팅 사전 홍보 및 모집, 미팅매칭 (*B2B미팅 스케줄링 시스템 도입) - 원활한 운영을 위한 참가업체 관리 및 전시장 안내·운영 제반사항
	안내	ㅇ 안내데스크 운영 - 행사 안내 및 포스트투어 안내 - 현황판 설치 등 데스크 운영 관련 제반사항
제작물	홍보물 등	ㅇ 행사관련 각종 홍보물 제작 - 행사 초청장 제작·발송(국내 2,000명내외) * 행사 1개월 전 ㅇ 참가자 네임텍, 쿠폰 제작 및 인쇄 ㅇ 기타 관련 홍보물 제작 비치 ㅇ 프로그램 북, 발표자료집 등 제작업무 (※ 비용은 공사 집행) ㅇ 기타 행사 관련 제작물 관련업무
의전/수송		ㅇ 셔틀 및 VIP 의전차량 운영 - 공항-행사장 셔틀버스, 포스트 투어, 의전용 세단 차량 운영계획(스케줄 등) 수립 및 운영 ㅇ 도외 참가자 수송계획 수립 및 총괄 관리 : 공항/숙소 ↔ 행사장 ㅇ 공항 안내데스크 운영 ㅇ 도내외 주요 참가자 RSVP 확인
기념품		ㅇ 기념품 기획 및 구매, 배포, 수불관리
홈페이지 홍보 운영		ㅇ 홈페이지 포럼 홍보 운영
부대 프로그램		ㅇ 투어/쉽투어/항 답사 기획 및 운영 등 - 투어/쉽투어 운영 계획 수립 - 참가자 모집 및 관리(사전등록/현장등록/등록데스크) - 이동 동선, 버스 및 가이드 운영 등 필요 제반사항 준비 - 투어 전담 인력 배치 등 제반업무 ㅇ 지역주민 참가행사 기획 및 운영 ㅇ 취업박람회, 승무원 특강 등 운영
기록물		ㅇ 사진촬영, 비디오 촬영/편집(3일)
설문조사		ㅇ 행사 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석
결과보고		ㅇ 결과보고 및 백서 제작
이 벤 트		ㅇ 지역주민 연계 행사 및 행사 전 이벤트 등
기타사항		ㅇ 행사종합보험 가입 ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

2. 과업내용

3. 과업보고 및 성과품 제출

○ 과업보고

- 착수보고회 : 계약일로부터 10일 이내

- 중간보고회 : 2018년 7월 27일(D-30) 이전 ※협의에 따라 조정가능

- 완료보고회 : 과업종료 후 20일 이내

- 정기보고 : 주간계획/실적, 차주계획(소요시간, 완료예정일, 담당자), 문제점 등

○ 리허설 : 행사 개최 전, 전 스태프 참여 실전 리허설 개최

○ 성과품 제출

- 결과보고서(원본 및 인쇄본 10부) : 행사 기획 및 운영, 정산내역 포함, 제7회 제주국제크루즈포럼 추진 방향 제안 등

- 영상 및 사진자료(원본 및 CD 10장) : 프로그램별 행사 스케치, 사진 자료

Ⅲ				과업의 일반지침

1. 과업의 일반지침

○ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

○ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항 등에 대하여는 제주관광공사와 과업수행자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

○ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업완료 후 제출하여야 한다.

○ 과업수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 제주관광공사와 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

○ 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

○ 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 제주관광공사와 협의하여 최대한 수용하여야 한다.

2. 보안대책

○ 과업수행자는 과업의 착수 후 5일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

○	본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

○ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

○ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 제주관광공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

○ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

○ 모든 행사일정, 세부 프로그램 및 기타 제반사항은 행사준비 및 진행상황에 따라 변경될 수 있으며, 일정 및 프로그램이 변경되는 경우 제주관광공사와의 사전 협의를 통해 과업을 수행한다.

- 이 경우 제주관광공사와 사전 협의를 거쳐 합리적으로 필요한 범위 내에서 예산항목 간 이동을 허용할 수 있음