과 업 지 시 서

과 업 명	2018 호텔쇼 & OTA 트래블마트 in 제주 개최
주관기관	제주관광공사
주관부서	해외마케팅처 (☎ 064-740-6043)

2018. 01.

(해외마케팅처)

Ⅰ				사업개요

1. 배경 및 목적

○ 제주대표 관광전시회 육성을 통한 도내 관광업계 지원 확대 및 제주관광 질적성장 기반 마련

○ 제주도내 관광 관련 업체와 국내외 OTA 간 비즈니스(홍보·판매 등) 기회 제공을 통한 국내외 판로개척 지원

○ 컨퍼런스 개최를 통한 OTA, IOT, 4차혁명 등 관광산업 최신트렌드 체험 및 학습의 기회 제공

2. 사업개요

○ 사 업 명 : 2018 Hotel Show & OTA Travel Mart in Jeju 개최

○ 사업기간 : 2018년 2월 ~ 4월 (※행사기간 2018.3.15(목)~16(금))

○ 장    소 : 제주국제컨벤션센터, 부영호텔 등

○ 주요내용 : OTA트래블마트, 기조강연, 컨퍼런스, VIP오찬, 환영만찬, 참가자 오·만찬

○ 행사 프로그램(안)

시 간	3.15(목)	3.16(금)		3.17(토)
10:00~12:00	트래블마트	트래블마트	개회식 /기조강연	참가자 개별 일정 등
12:00~14:00	참가자 오찬	VIP오찬	참가자 오찬
14:00~17:30	트래블마트	트래블마트	컨퍼런스
18:00~	환영 만찬	참가자 만찬

3. 사업 주요내용

가. 2018 Hotel Show & Travel Mart in Jeju 개최

○ OTA 트래블마트 개최 : 2018. 3. 15(목)~16(금)

○ 컨퍼런스 개최(개회식 및 기조강연 포함) : 2018. 3. 16(금)

○ 주요인사 대상 오만찬 개최 : 2018. 3. 15(목)~16(금)

나. 행사 참가 바이어, 셀러, VIP 섭외 및 의전

○ 행사 참가 도내외 주요 바이어, 셀러, VIP 섭외 및 의전

다. 행사 홍보

○ 사업 보도자료 배포

- 행사 전·중·후 단계별 보도자료 배포(일부 기획보도 추진)

○ 행사 리플릿 제작 및 배포

- 다국어 홍보 리플릿 제작

- 공사 면세점 연계 홍보 이벤트 진행

○ 공사 및 관계기관 웹사이트 연계 홍보

○ SNS 홍보(페이스북, 인스타그램, 블로그 등)

Ⅱ				과업내용

1. 과업개요

가. 과 업 명 : 2018 Hotel Show & OTA Travel Mart in Jeju 기획 및 개최 용역

나. 기    간 : 계약체결일 ~ 2018년 4월 30일

다. 사 업 비 : 90백만원(부가가치세 포함, 대행료 일체 포함)

라. 대행범위

○ 행사 기획 및 운영에 관한 종합계획 수립

○ 프로그램 세부 기획 및 운영

○ 참가자 섭외 및 관리, 수송 : 바이어, 셀러, VIP(도내외), 강연자 등

○ 행사장 조성과 행사 운영에 필요한 물품·장치 준비 및 철거

○ 매체·타깃별 광고와 각종 홍보 마케팅에 관한 계획 수립 및 이행

○ 프로그램 운영을 위한 사전매칭 및 접수 시스템 구축, 운영

○ 원활한 행사운영을 위한 자원봉사자 및 진행요원 모집·관리

○ 안전 관리 및 위기상황 대책 계획 수립

○ 안내 및 각종 현장 운영체계 준비(종합상황실, 현장안내부스)

○ 성과 집계, 만족도조사 실시 및 분석 등

○ 각종 보도 및 노출내역, 사진, 동영상 등 자료 포함 결과보고서 작성·제출

○ 회계 처리에 관한 사항(정산 내역서 제출)

○ 기타 발주기관이 요구하는 사항 등

가. 행사기획 및 운영에 관한 종합계획 수립

○ 사업내용을 기본으로 2018 Hotel Show & OTA Travel Mart in Jeju에 관한 총괄계획을 수립 및 제시, 발주기관과 협의하여 최종 확정

○ 발주기관이 지정한 기한 내에 행사기획 및 운영에 관한 세부집행계획, 행사진행 매뉴얼, 시나리오 등을 별도 제출

나. 프로그램 세부 기획 및 운영

프로그램

주요내용

OTA 트래블마트

3.15~16

삼다홀

· 바이어 및 셀러 모집·관리(수송 포함)

- 바이어: 국내외 OTA 및 숙박 예약사이트 등 20여곳 이상

구 분	업 체
해외 OTA & 숙박예약 사이트	트립어드바이저, 익스피디아, 트리바고, 호텔스닷컴, 부킹닷컴, 호텔스컴바인, 아고다, 에어비엔비, 씨트립, 라쿠텐트래블 등
국내 소셜마켓 숙박예약 사이트	인터파크투어, 티켓몬스터, 호텔엔조이, 데일리호텔, 호텔나우, 야놀자 등

- 셀러: 도내 숙박업계 및 관광지 100여 곳 이상

· 사전예약시스템 활용 바이어·셀러 간 매칭

· 행사장 조성(필요물품·장치설치)

· 트래블마트 운영

· 현장안내 부스 및 진행인력(통역포함) 섭외·운영 등

개회식&기조연설

3.16, 10:00~

한라홀

· 행사장 조성

· 개회식 진행(시나리오 작성 및 전문진행자 섭외 포함)

· 기조강연 준비 및 운영(필요물품·장치설치)

· 현장안내 부스 및 진행인력(통역포함) 섭외·운영

· 기타 행사 추진에 필요한 내용 등

컨퍼런스

3.16, 14:00~

한라홀

· 강연자 섭외 및 관리

· 행사장 조성

· 컨퍼런스 책자 제작 및 배포(발표자료 수령, 번역 등 포함)

· 컨퍼런스 진행, 필요물품·장치설치

· 현장안내 부스 및 운영인력(통역포함) 운영

· 커피 브레이크 운영 및 기타 행사 추진에 필요한 내용 등

VIP 오찬

3.16, 12:00~

ICC 5층

· 행사장 조성

· 행사 기획 및 진행(시나리오 작성 및 전문진행자 섭외 포함)

· 필요물품·장치설치

· 현장안내 부스 및 운영인력(통역포함) 운영

· 기타 행사 추진에 필요한 내용 등

환영만찬

3.15, 18:00~

부영호텔

· 행사장 조성

· 행사 기획 및 진행(시나리오 작성 및 전문진행자 섭외 포함)

· 공연단 섭외 및 관리

· 필요물품·장치설치, 현장안내 부스 및 운영인력(통역포함) 운영

· 기타 행사 추진에 필요한 내용 등

참가자 오만찬

3.15~16

· 바이어·셀러 대상 쿠폰제작 및 배포

· 현장 안내부스 운영(행사장 안내 등)

다. 참가자 섭외 및 관리, 수송 : 바이어, 셀러, VIP(도내외), 강연자 등

○ 행사 취지를 고려한 바이어 및 셀러 섭외·관리, 공항 안내데스크 운영

- 바이어 : 섭외, 수송, 행사장 안내, 숙박, 통역 및 제주체재 관련 지원 등

- 셀러 : 모집, 행사장 안내 등

○ 도내외 VIP섭외 및 의전 : 제주특별자치도, 제주특별자치도의회 및 기타 유관기관 주요인사 섭외 및 관리, 의전 등

라. 행사장 조성과 행사 운영에 필요한 물품·장치 준비 및 철거

○ 행사 특성 및 시설을 고려한 공간 구성안 제시

○ 프로그램별 조명, 음향 등 장비 확보 및 설치·운영

○ 행사장 조성에 필요한 각종 사인물 및 제작물 제작·설치

○ 행사 개최 성과 극대화 및 참가자 편의 극대화를 위한 각종 필요물품·장치 준비 및 철거

마. 매체·타깃별 광고와 각종 홍보마케팅에 관한 계획 수립 및 시행

○ 발주기관이 지정한 기한 내에 참관객 확대를 위한 구체적인 홍보마케팅 계획을 별도로 수립하여 제출

○ 포스터, 리플릿(다국어), 현수막 등 옥외광고 제작(디자인 포함)·설치/배포·철거

○ 온라인(페이스북, 블로그 등 SNS), 보도자료 제공과 기획보도 등 홍보활동 추진에 관한 제반 사항

○ 공사 면세점 연계 홍보이벤트 기획 및 시행

바. 행사 운영을 위한 사전매칭 및 접수 시스템 구축 및 운영

○ 관광공사 웹사이트 연동 셀러 모집 프로그램 개발 및 운영·관리

○ 바이어, 셀러 간 사전 매칭 프로그램 운영 및 관리, 각 업체별 트래블마트 미팅 일정 수립 및 각 업체 전달

○ 관광공사 웹사이트 연동 컨퍼런스 참가자 모집 프로그램 개발 및 운영·관리

사. 원활한 행사운영을 위한 진행요원 모집·관리

○ 프로그램 진행요원 모집·사전교육·운영에 관한 제반사항 추진

아. 안전 관리 및 위기상황 대책 계획 수립

○ 행사기간 도난, 화재, 분실, 안전사고 등 종합 안전대책 수립 및 시행

○ 제주국제컨벤션센터, 소방서, 경찰서, 서귀포시 등 유관기관과의 협조체계 구축

○ 각종 필요 보험 가입

자. 안내 및 각종 현장 운영체계 준비(종합상황실, 현장 안내센터)

○ 각종 위기상황 대처 및 관람객 문의·요구사항 응대를 위한 현장 운영체계 구축·운영

○ 행사정보 제공 및 관람객 편의 증진을 위한 현장 안내물 설치·운영

- 참가자 네임택, 쿠폰 등 제작·인쇄, 프로그램북 및 발표자료 제작·비치 등

- 기타 행사 관련 홍보물 제작 관리 업무

차. 성과 집계, 만족도조사 실시 및 분석 등

○ 트래블마트의 비즈니스 성과 집계(미팅건수, 협약 및 계약건수, 협약 및 계약금액, 기타 비즈니스 성과로 집계가능한 건 등)

○ 행사 참가자 및 관람객에 대한 만족도조사 실시 및 분석, 개선방안 도출

카. 각종 보도 및 노출내역, 사진, 동영상 등 자료 포함 결과보고서 제출

○ 행사 종료 한 달 이내에 행사관련 자료 일체(각종 보도 및 노출내역, 사진, 동영상, 만족도조사, 참가자 인원 등)를 포함한 결과보고서 제출

타. 회계 처리에 관한 사항(정산내역 제출)

○ 총 사업비 범위 내 비용집행을 위한 세부 지출계획 수립

○ 행사 종료 후 30일 이내에 정산내역 제출

파. 기타 발주기관 요구하는 사항 등

○ 행사 추진과 관련한 인·허가 업무 및 유관기관 협조요청 사항

○ 기타 성공적인 행사 개최를 위한 창의적인 아이디어 제언 등

3. 과업수행 보고사항

가. 착수보고

○ 착수계 제출 : 계약일로부터 7일 이내

○ 착수보고회 개최 : 개최시기는 발주기관과 협의하여 결정

나. 중간보고

○ 세부계획 수립 완료 시 중간보고회 개최

○ 회차별 추진결과 보고(참자가 인원 수 포함)

○ 기타 발주기관에서 요청하는 경우

다. 최종 결과보고

○ 완료계, 결과보고서, 정산서 제출 : 사업 종료 후 30일 이내

○ 최종 보고회(평가회) 개최 : 개최시기는 발주기관과 협의하여 결정

※ 성과물 제출

- 각종 보도 및 노출내역을 포함한 결과보고서 : 전자파일 및 책자 5부

- 행사관련 사진 및 동영상 자료 : 전자파일 및 DVD 5부

- 참가자 데이터 및 설문 분석(보고서 첨부 가능) : 전자파일 및 책자 5부

4. 과업수행에 따른 준수 사항

가. 행사개최 취지 및 중요성을 고려하여 행사준비에 만전을 기하여야 하며, 과업을 수행함에 있어 발주기관의 명예가 훼손될 수 있는 일체의 행위를 금지함

나. 용역업체는 계약체결 후, 발주기관이 요구할 경우 반드시 과업진행사항 보고를 하여야 함

다. 사후정산의 대상이 되는 항목의 제비용은 사후 정산의 절차를 거쳐 지급되며, 정산 후 실제 지급액과 차이가 있을 경우 계약금액 범위 내에서 정산결과에 따라 처리함

라. 과업의 수행은 발주기관과 면밀한 협의와 세부내용별 사전승인을 받아 진행 하여야 하며, 발주기관에서 과업의 범위 및 내용을 일부 변경 요청할 경우, 특별한 사유가 없는 한 과업수행 과정에 이를 성실히 반영하여야 함

마. 본 과업수행에 필요하여 제작한 일체 자료의 디자인 및 내용의 판권과 저작권 일체는 발주기관에 있으며, 용역업체는 이를 무단으로 사용할 수 없음

Ⅲ				과업수행 지침

가. 사업의 시행

○ “계약상대자”는 발주기관의 승인을 받은 사업계획서에 따라 본 “행사”를 시행함

○ “계약상대자”는 “행사”를 실시함에 있어 관계법규 및 “발주기관”의 지침 등을 준수하여야 함

○ “계약상대자”는 “행사”를 실시함에 있어 출연진 및 관람객에게 불필요한 서류의 제출을 요구하거나 비용을 징수할 수 없으며, 종교적 명칭 사용이나 활동을 할 수 없음

○ “발주기관”은 “계약상대자”의 “행사” 운영이 적절하지 않거나 “행사” 목적에 부합되지 않을 때에는 이에 대한 시정을 요구할 수 있으며, 이 경우 “계약상대자”는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

○ 날씨, 장소 등 불가피한 사유로 인하여 “행사” 일정에 차질이 생겼을 경우에는 “발주기관”과 “계약상대자”의 협의에 의하여 행사 일정을 조정할 수 있음

○ “계약상대자”는  “행사” 중의 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해를 보상으로 하는 보험에 가입하여야 하고 시설물을 완벽하게 설치하고, 안전관리에 철저를 기하여야 하며, 안전사고 발생 시 이에 대한 책임을 져야 함 (행사안전보험 가입 의무)

○ “계약상대자”는 본 “행사”가 TV, 라디오, 신문 등 언론매체에 보도될 수 있도록 하는 한편, 많은 관광객과 도민이 참여하고 즐길 수 있도록 홍보 마케팅에 적극 노력하여야 함

나. 발주기관 지도․감독

○ “발주기관”은 이 “행사”와 관련한 “계약상대자”의 업무를 지도·감독함

○ “발주기관”은 필요한 경우에 “행사”와 관련된 각종 자료의 제출을 요구하거나, 소속직원 또는 지정하는 자로 하여금 “계약상대자”의 업무처리 또는 관련서류 등에 대하여 검사 또는 평가하게 할 수 있으며, “계약상대자”는 이에 따라야 함

○ “발주기관”은 “행사”와 관련한 “계약상대자”의 사무처리가 관계법규 등에 위배되거나 부당하다고 인정된 경우 이에 대한 시정을 요구하거나 직접 시정조치를 할 수 있으며 이 경우 “계약상대자”는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 함

다. 손해배상

○ “계약상대자”는 이 “행사”와 관련하여 발생하는 사건․사고에 대하여 민․형사상의 모든 책임을 부담하지만 다만, “계약상대자”가 귀책사유 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하며 귀책사유의 입증증명은 “계약상대자”에게 있음

○ “계약상대자”의 귀책사유로 인하여 “발주기관”이 제 3자에게 이 “행사”와 관련된 손해배상 등을 한 때에는 "계약상대자"는 이를 "발주기관"에게 지체 없이 배상하여야 함

라. 계약의 해지 등

○ “발주기관”은 다음사항에 대하여 계약을 해지할 수 있으며, 이 경우 “계약상대자”는 어떠한 보상도 받을 수 없으며, 또한 계약의 해지로 인해 “발주기관”의 손해(신뢰실추, 손해배상 등)가 발생할 경우에는 손해배상을 하여야 함

- “계약상대자”의 부도 및 기타 경영상의 중대한 사유로 과업수행이 불가능한 점이 명백히 인정되었을 경우

- “계약상대자”가 과업을 이행함에 있어 고의 과실 또는 무성의로 과업이 지연되거나 시정요구사항이 이행되지 않아 과업의 정상수행이  어렵다고 “발주기관”이 인정하였을 경우

- “발주기관”의 사전승인 없이 “계약상대자”가 임의로 과업내용을 변경하는 경우

- “계약상대자”가 과업지시서 및 계약서에 명기된 계약 해지사항을 위반하였을 경우

- 선정된 업체(단체)가 계약을 통보받은 날로부터 10일이내 계약하지 않으면 제안평가위원회에서 선정된 차순위 업체(단체)와 협상과 계약 절차를 진행함

마. 사업비 정산 등 회계처리

○ 사업비 정산은 지방재정법, 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법령 등 관계 법규를 준수하여야 함

○ 사업비의 정산은 “발주기관”이 제시한 금액과 협찬금액을 포함한 총액으로 정산하며, “발주기관”은 총액을 초과한 소요금액에 대한 지급 의무가 없음(지급하지 않음)

○ 사업의 이행확보를 위하여 사업비 청구시 “발주기관”을 피보험자로 하는 서울보증보험(주)에서 발행한「이행보증보험증권」원본을 제출하여야 하며, 이행보증 기간은 2018.6.30일까지로 함(단, 보험료는 “계약상대자”의 자체예산으로 부담)

○ “계약상대자”는 사업비를 “발주기관”이 정하는 목적과 용도에 따라 집행하여야 하며, 인건비(출연료 등)는 타비용보다 우선 지출하여야 함

○ “계약상대자”는 별도의 회계 책임자를 지정하여 보고하고 운영하여야 하며, 예산집행은 세금계산서, 법인신용카드, 은행입금증(무통장입금)등의 방법으로 하며, 특별한 경우 외에는 현금지출을 할 수 없음

○ “계약상대자”는 본 “행사”를 담당하는 상근직원에 대하여는 운영업체에서 지급하는 임금 외에 별도의 인건비를 지급할 수 없으며, “발주기관”에게 직원 명부를 제출하여야 함