「관광 중심의 문화․디지털콘텐츠 및 물응용 산업 활성화」

행사 기획 및 운영 대행 용역

과업지시서(안)

2016. 2

Ⅰ				과업개요

1. 과업개요

가. 과 업 명 : ‘관광 중심의 문화․디지털콘텐츠 및 물응용 산업 활성화’ 행사기획 및 운영 대행

나. 과업목적

○ 제주관광은 타 산업과의 융복합을 통해 트렌드에 맞는 다양한 관광 상품을 개발하고 타 산업은 관광을 활용하여 새로운 성장 동력을 발굴하여 서로간의 시너지효과를 창출해 나가야함

○ 이에 제주는 다양한 문화원형을 소재로 한 캐릭터, 애니메이션 등 문화관광콘텐츠와 용천수, 용암해수 등 물문화 콘텐츠를 관광을 중심으로 융복합하여 부가가치를 창출할 수 있는 기회를 모색하고자 ‘관광 중심의 문화․디지털콘텐츠 및 물응용 산업 활성화’ 행사를 개최하고자 함

다. 과업기간 : 계약일로부터 2016년 4월 25일까지

라. 과업범위

○ 행사기획 및 운영

○ 행사장 조성 및 설치

○ 기타 정산 등

2. 행사개요(안)

가. 행사명 : 관광 중심의 문화․디지털콘텐츠 및 물응용 산업 활성화

나. 일  시 : 2016년 4월 15일(금) ~ 4월 16일(토)

다. 장  소 : 메종글래드 호텔

라. 참가자 : 약 200여명

- 국내․외 바이어 약 50여명 이상

- 도내 참가업체 50개사 100인 이상

- 유관기관 관계자 등

마. 주  최 : 산업통상자원부, 제주특별자치도

바. 주  관 : 제주관광공사

3. 주요 프로그램(안)

일자	시 간	내 용				비 고
4/15 (금)	09:00 ~ 10:00	등 록
	10:00 ~ 12:00	개막식	개막공연			- 제이드홀
			개회사(제주관광공사)
			환영사(제주대학교, 제주테크노파크)
			[기조] 산업간 융복합 방향
			[사례발표 1] 관광+문화․디지털콘텐츠 사례
			[사례발표 2] 관광+물응용 사례
	12:00 ~ 13:00	오찬				- 크리스탈홀 : 비즈니스 상담회/전시 - 제이드홀 : 전문가 세미나
	13:00 ~ 17:00	비즈니스 상담회		전시	전문가 세미나
	17:00 ~ 18:00	네트워킹 Party				- 크리스탈 홀
4/16 (토)	10:00 ~ 15:00	반나절 투어

Ⅱ				과업범위 및 내용

1. 행사 기획 및 운영

구 분

주요 내용

전반적인행사기획 및 운영

ㅇ ‘관광중심의 문화․디지털콘텐츠 및 물응용 산업 활성화’행사 추진전략 수립 및 프로그램별 세부추진계획 수립

ㅇ 주요 행사별 예산 및 집행계획 수립

ㅇ 행사관련 홍보 및 이벤트 계획 수립(SNS 운영, 행사이벤트 등)

ㅇ 행사관련 홍보물 제작

- 행사프로그램 북 등 제작 (300명 이상 기준)

- 참가자 제공 기념품 제작 및 발주, 배포관리 (300명 이상 기준)

- 행사장 내외․부 안내/유도사인물/야외홍보물 등 제작

- 행사 참가자 대상 네임텍 제작

ㅇ 프로그램 별 시나리오, Q시트 등 연출 진행표 작성 및 리허설 진행

ㅇ 행사(영상 스케치, 사진 등) 기록

ㅇ 영어 가능 현장운영인력 10인 이상 운영 등

프로그램별 행사기획 및 운영

등록

ㅇ 안내데스크 설치 및 운영

ㅇ 기자재 설치 및 운영

ㅇ 참가자 등록, 참가자 서명부 작성 및 관리, Conference Kit(네임텍, 프로그램 북, 기념품 등) 배부 등

ㅇ 바이어/미디어 대상 반나절투어(4/16) 안내 및 참가여부 재확인

개막식

ㅇ 개막식 시나리오 작성

ㅇ 개막식 사회자 및 공연단 섭외

ㅇ 행사진행을 위한 영상물 제작, 편집 및 상영 등

ㅇ 참가자 별 1:1 통역사 섭외(한-영)

ㅇ 강연자 섭외 및 관리, 지급요청서 등 서류취합, 강사수당 지급 등

오찬

ㅇ 오찬 프로그램 기획 및 운영

비즈 니스 상담회

ㅇ 참가업체 모집 및 관리

- 도내 문화관광콘텐츠산업 및 물응용산업 기반 업체 모집 및 관리

※ 문화관광콘텐츠산업 : 캐릭터, 애니메이션, 영상, IT관련 분야 등

※ 물응용산업 : 음용수, 주류, 음료, 스파/테라피 분야 등

ㅇ 유통사, 라이선싱사, 방송업계, 여행사(제주 여행상품 기획), MD 등 참가업체와 매칭가능성이 있는 국내․외 바이어/미디어 발굴 및 초청

※ KOTRA, 한국무역협회 등과 연계한 관련 바이어 발굴 및 초청

ㅇ 국내․외 바이어/미디어 모집 및 관리(숙박, 항공, 이동차량 등) : 50명 이상 기준

- 숙박예약, 숙박자 리스트 작성, 숙박비용 지출 등

- 항공예약, 항공스케쥴 안내, 항공비용 지출 등

- 공항⇔호텔 차량 섭외 및 지출 등

※ 지원사항

‧ 국내․외 바이어 : 왕복항공권(국내 항공권의 경우, 20만원 내외에서 지원), 숙박 최대 2박 지원, 공항⇔ 호텔 이동차량 지원

ㅇ 비즈니스상담 스케줄 운영 및 관리 등

- 사전 비즈니스 미팅 신청제 운영 및 사전 스케줄 확정을 통한 상담의 효율성 증대(바이어→참가업체 선택, 참가업체→바이어 선택)

- 참가업체/바이어 대상 사전 비즈니스 미팅 스케줄 배포(행사 7일전)

- 행사 당일 현장 비즈니스 미팅 신청제 운영

- 비즈니스 미팅 구매의향서, 계약서 등 성과관리 및 서류 취합 등

전시

ㅇ 전시참여 참가업체 모집 및 관리 (50개사 이상기준)

ㅇ 부스제작에 필요한 이미지, 자료 등 취합

ㅇ 부스디자인 및 제작/설치

ㅇ 전시제품 리스트작성, 확인, 관리 등

전문가 세미나

ㅇ 소규모 세미나 형식의 행사 기획 및 준비

ㅇ 참가신청접수 및 관리

네트워킹 파티

ㅇ 네트워킹 파티 기획 및 운영

- 간단한 공연, 이벤트 섭외

- 스탠딩 파티 형식의 네트워킹 파티 기획 및 운영

- 식음료, 다과 등 준비 (200인 기준)

반나절 투어

ㅇ 반나절 투어 기획 및 운영

- 반나절 투어 컨셉별 기획 및 운영(2개 이상 프로그램)

- 국내․외 바이어/미디어 대상 반나절 투어 참가모집 및 관리 (참가자 50명 이상)

- 이동 동선, 버스 운영, 식사, 가이드, 체험비 등 필요 제반사항 준비 및 지출

ㅇ 바이어/미디어 대상 반나절 투어 프로그램 사전안내(행사 7일전) 및 참가신청 접수, 관리

ㅇ 호텔 내 반나절 투어 안내데스크 운영(4/15~4/16)

기타사항

ㅇ 행사 진행요원 구성/운영 계획 수립 및 교육/배치 : 10인 이상

ㅇ 행사 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석

ㅇ 행사(영상 스케치, 사진 등) 기록 등

ㅇ 행사종합보험 가입

ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합 대책 마련

ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등)

ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

※ 각 지원사업별 예산내역 산출 및 정산보고가 필요함

2. 행사장 조성 및 설치

구 분	주요 내용
행사장 조성 및 설치	ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 무대조성, 부스설치, 상담공간 등 - 기타 통신환경 구축 등 ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반압/철거 등 관리 ㅇ 행사 시작 4시간 전까지 조성 및 설치 완료
	등록	ㅇ 안내데스크 설치 ㅇ 참가자 등록 및 네임텍 발급을 위한 기자재 설치 및 운영 ㅇ 행사물품(네임텍, 자료집, 기념품 등) 준비
	개막식	ㅇ 행사 이미지에 부합하는 창의적인 무대 디자인/구성 및 설치 ㅇ 마이크, 음향, 조명, 특수효과 등 개막식에 필요한 시설 및 장비 설치/운영 ㅇ 행사장 조성을 위한 사인물 설치 등
	오찬	ㅇ 오찬테이블 및 좌석 세팅 확인
	비즈 니스 상담회	ㅇ 참가업체와 바이어간 1:1 비즈니스 상담이 가능하도록 행사장 조성(50개사 이상) - 상담부스 조성(1개사 기준) : 상담부스, 테이블(1개), 의자(4개), 물품보관 장소 등 ㅇ 비즈니스 미팅 스케쥴 현황판 제작 및 설치 ㅇ 바이어와의 네트워킹을 위한 휴식공간 마련 ㅇ 포토존 조성(MOU체결 등 사진촬영 장소로 활용)
	전시	ㅇ 전시참여 참가업체 모집 및 관리 (50개사 이상기준) ㅇ 부스제작에 필요한 이미지, 자료 등 취합 ㅇ 부스디자인 및 제작/설치 ㅇ 전시제품 리스트작성, 확인, 관리 등
	전문가 세미나	ㅇ 소규모 세미나 형식의 테이블 세팅 ㅇ 마이크, 음향, 조명, 등 세미나에 필요한 시설 및 장비 설치/운영
	네트워킹 파티	ㅇ 스탠딩 파티 형식의 행사장 조성 기획 및 운영
	반나절 투어	ㅇ 안내데스크 설치(호텔 로비)
기타사항	ㅇ 행사 프로그램 안내 현황판 설치 ㅇ 행사 안내 사인물 등 설치 ㅇ 행사 사무국 구성 및 운영 - 노트북(2ea 이상), 컬러복합기(1ea 이상), 인터넷환경 조성 등

3. 기타 정산

가. 사업별 집행내역 구분 및 집행 증빙자료 구비

○ 본 과업은「관광디지털콘텐츠산업 기술사업화지원사업」,「물응용산업 기술사업화 지원사업」등 각기 상이한 국비사업 간 연계를 통해 시행되기 때문에 각 사업별 집행내역 구분 및 관련 집행내역 증빙자료(항공권, 숙박내역, 지출명세표, 견적 및 납품서 등) 구비해야 함

※사업별 예산내역 별첨

Ⅲ				과업보고 및 성과품 제출

1. 과업보고 및 성과품 제출

가. 과업보고

○ 착수보고회 : 계약일로부터 7일 이내

○ 중간보고회 : D-20일 시점

○ 완료보고회 : 행사종료 이후 일주일

○ 수시보고 : 필요할 시

○ 리허설 : 행사 개최 전, 모든 스탭이 참여하는 실전 리허설 개최

나. 성과품 제출

○ 결과보고서(컬러, 30부) : 행사 기획 및 운영, 정산내역 포함

○ 영상 및 사진자료(CD, 5EA) : 프로그램별 행사 스케치, 사진 자료

Ⅳ				과업의 일반지침

1. 과업의 일반지침

○ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

○ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항 등에 대하여는 공사와 과업수행자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

○ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업완료 후 제출하여야 한다.

○ 과업수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 제주관광공사와 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

○ 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

○ 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 공사와 협의하여 최대한 수용하여야 한다.

2. 보안대책

○ 과업수행자는 과업의 착수 후 5일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

○ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

○ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

○ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

○ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

○ 용역계획의 변경 또는 과업수행 중 당초 예정하였던 작업량의 차이가 발생하였을 때에는 안전행정부 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준에 의거하여, 과업내용을 변경한다.

4. 사무실 설치

○ 과업수행자의 주된 사업장이 발주처의 주소지와 다른 지역일 경우, 사업의 원활한 추진을 위해 과업수행자는 발주처와 가까운 거리에 과업기간 내 상주인력 1인 이상을 운영하는 사무실을 두고 발주처에 이를 보고하고 이행하여야 한다