제주해양문화와 관광콘텐츠를 활용한

해양바이오상품 전시 및 글로벌 상담회 행사 기획 및 운영에 관한 과업지시서

2015. 9

Ⅰ				과업개요

1. 과업개요

○ 과 업 명 : 제주해양문화와 관광콘텐츠를 활용한 해양바이오상품 전시 및 글로벌 상담회 행사 기획 및 운영 대행

○ 과업목적

- 제주의 독특한 자연생태, 역사·문화가 담겨져 있는 해양문화와 제주관광을 연계한 해양바이오산업의 글로벌 경쟁력을 강화하기 위한 제주해양바이오상품 전시 및 글로벌 상담회를 개최하여 제주 특성화 상품의 홍보는 물론 해외 네트워크를 구축함

- 도내 해양바이오 기업과 국내외 바이어 ‧ 면세업계 ‧ 관광업계 및 도내‧외 유통업체 구매 관계자와의 글로벌 상담회를 통하여 제품의 국내외 판로를 확대하여 매출을 증대함.

○ 과업기간 : 계약일로부터 행사종료 후 20일 이내

○ 기초금액 : 금77,500,000원(금칠천칠백오십만원) 이내, VAT 포함

2. 행사개요

○ 행사명 : 제주해양문화와 관광콘텐츠를 활용한 해양바이오상품 전시 및 글로벌 상담회

○ 일  시 : 2015. 11. 4(수) ~ 11. 5(목)

○ 장  소 : 제주 그랜드호텔 (크리스탈홀, 제이드홀)

○ 주  최 : 산업통상자원부, 제주특별자치도

○ 주  관 : 제주관광공사, 한국무역협회

3. 프로그램 구성(안)

구 분	시 간	프로그램
11.4(수)	09:00 ~ 10:00	등 록
	10:00 ~ 10:30	제이드 홀
		개막식
	10:30 ~ 12:00	크리스탈 홀
		오전 비즈니스 상담
	12:00 ~ 13:00	중 식
	13:00 ~ 18:00	크리스탈 홀
		오후 비지니스 상담회
	18:00 ~	석 식
11.5(목)	09:00~14:00	업체방문 및 Tour 실시

Ⅱ				과업 범위 및 내용

1. 과업범위

○ 제주해양문화와 관광콘텐츠를 활용한 해양바이오상품 전시 및 글로벌 상담회 행사 기획 및 운영

○ 행사장 조성 및 운영

○ 업체 방문 및 Tour

2. 과업내용

과업 범위

주요 내용

기획

ㅇ 프로그램 추진일정 작성 및 실행계획 수립

ㅇ 프로그램별 시나리오, Q시트 등 연출 진행표 작성 및 리허설 진행 등

ㅇ 주요 행사별 예산 및 집행계획 수립

ㅇ 해양문화 콘텐츠를 활용한 글로벌 상담회 구성 수립

‧ 제주 해양문화(해녀문화), 역사(용암해수, 지질역사) 등 특색있고, 다양한 제주를 담아내고, 청정자원을 표현한 신비로움을 표현한 해양바이오상품 전시 및 글로벌 상담회 구성

ㅇ 바이어와 참여업체가 휴식할 수 있는 제주만의 특색있는 문화를 표현한 공간 마련

행사장 조성

공통

ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행

‧ 배치계획 수립, 관리 운영

‧ 통신환경 구축, 무선인터넷 등 조성

ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리

ㅇ 행사 시작 4시간 전까지 완료

개막식

(제이드홀)

ㅇ 행사 이미지에 부합하는 디자인/구성 및 설치

ㅇ 마이크, 음향, 조명, 특수효과 등 개막식에 필요한 시설 및 장비 설치/운영

ㅇ 행사장 조성을 위한 현수막 제작 및 설치 등

비즈니스

상담회

(크리스탈홀)

ㅇ 참가업체와 바이어간 1:1 비즈니스 상담이 가능하도록 행사장 조성(40개사 내외)

‧ 상담부스 조성 내역(1개사 기준) : 시스템 칸막이, 테이블(1), 의자(4),   안내데스크(1)

ㅇ 비즈니스 미팅 스케줄 현황판 제작 및 설치

ㅇ 바이어 미팅을 위한 통역사 섭외(참여업체 통역사 1:1 매칭)

※ 영어 또는 중국어

※ 참여업체 지원 수에 따라 통역사 수가 달라질 수 있음

ㅇ 제주 해양문화(해녀문화), 역사(용암해수, 지질역사) 등 특색있고, 다양한 제주를 담아내고, 청정자원을 표현한 신비로움을 표현한 글로벌 상담회 구성

안내

데스크

ㅇ 안내데스크 설치 및 운영

‧ 바이어 안내데스크 운영 및 등

ㅇ 기자재 설치(노트북, 인터넷 등) 및 운영

‧ 안내데스크 노트북(1개 이상), 프린터(1ea 이상)

ㅇ 행사물품(네임텍, 자료집, 기념품 등) 준비

휴식공간 /상품홍보관

(크리스탈홀 입구 주변)

ㅇ 바이어와 참여업체가 휴식할 수 있는 제주만의 특색있는 문화를

표현한 공간 마련

‧  해양의 숨결, 해양의 청정함, 해양의 아름다움 제주만의 독특한 해양문화를 표현

ㅇ 참여기업별 상품 전시 및 체험 등 운영에 필요한 제반사항 준비 등

‧ 참여업체별 개별 컨셉 도출

‧ 제주의 스토리와 상징성을 표현한 홍보관 구성

기타

ㅇ 행사 컨셉에 부합하는 포토존 조성

‧ 계약체결을 위한 책상 및 의자배치

ㅇ 바이어와 참여업체가 휴식할 수 있는 제주만의 특색있는 문화(제주해양문화 등)를 표현한 공간 마련

ㅇ 행사장 조성에 따른 호텔 임차 비용 지출

※견적서, 납품서, 세금계산서, 영수증 등 포함 제출

행사

운영

개막식

(제이드홀)

ㅇ 개막식 시나리오 작성

ㅇ 개막식 사회자 (한국어 및 영어)

ㅇ 개막식 공연팀 섭외(1팀 섭외)

비즈니스 상담회

(크리스탈홀)

ㅇ 참가업체 관리

‧ 참가업체 소개 자료 수합 및 바이어 대상 참가업체 정보 제공 등

ㅇ 해외 바이어 참석여부 확인, 관리(숙박, 항공 등) 및 수송/영접 (30명 내외)

‧ 국내·외 바이어 신청서 관리(한/영)

‧ 국외바이어: 숙박예약(11/3 저녁 ~ 11/5 아침 까지), 숙박자 리스트 작성 ,숙박비 지급등

‧ 국내바이어: 숙박예약(11/4 오전 ~ 11/5 아침 까지), 숙박자 리스트 작성, 숙박비 지급 등

※ 지원사항

‧ 해외참가자 : 제주 왕복 항공(저가항공 기준), 숙박 2박

‧ 항공예약, 항공스케줄 안내, 항공비용 지출 등  ‧ 해외 바이어 신청서 관리

※ 바이어 인원에따라 달라질 수 있음

※ 바이어 체재비(항공료,숙박비 등)는 실비정산

ㅇ 비즈니스 상담 스케줄 운영 및 관리 등

‧ 비즈니스 미팅 스케줄 운영 및 관리 실시

※ 바이어 모집 후 리스트를 통한 비즈니스 스케줄 구성 및 관리 실시

‧ 참가업체/바이어 대상 사전 비즈니스 미팅 스케줄 배포(행사 7일전)

‧ 비즈니스 미팅 구매의향서, 계약서 등 성과관리 및 서류 취합 등

ㅇ 중식 및 석식 제공

부대 프로그램

ㅇ Tour 기획 및 운영 등

‧ 국내외 바이어 대상 참여업체 방문 및 Tour 참가자 모집 및 관리

‧ 이동 동선, 버스 운영 등 필요 제반사항 준비 등

수송/영접

ㅇ 바이어 수송 관리

‧ 공항 ↔ 행사장

‧ 행사장 ↔ 참여업체 방문 / Tour

‧ 참여업체 방문 / Tour ↔ 공항

식사

ㅇ 바이어 및 참가업체 식사 제공

※ 호텔 측과 협의를 통한 식사메뉴 선정

※ 11/5 점심은 외부에서 식사

홍보물 제작

ㅇ 행사관련 각종 홍보물 제작

‧ 행사장 외관 야외홍보물 제작 및 설치

‧ 행사장 내․외부 안내/유도 사인물 제작 설치 등

ㅇ 참가자 네임텍 제작

※ 바이어, 참가업체, 통역사 색상 구분

기타사항

ㅇ 행사종합보험 가입

ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합 대책 마련

ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등)

ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

ㅇ 행사 진행요원 구성/운영 계획 수립 및 교육/배치 : 15인 내외

※ 안내데스크: 5인(내부:2인, 외부:3인), 행사 참가자 명단관리: 3인, 행사기록: 3인, 안내요원: 4인 등 세부적으로 구성

ㅇ 행사 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석 실시

ㅇ 행사(영상 스케치, 사진 등) 기록 등

ㅇ 행사시작 2시간 전 음향 테스트 및 전반적인 체크 실시

※ 개막식 관련(소개, 시나리오, 동영상 등)

3. 과업보고 및 성과품 제출

○ 과업보고

- 착수보고회 : 계약일로부터 7일 이내

- 수시보고 : 과업진행 중 제주관광공사 요청시 대면보고 및 주간보고 실시

- 완료보고회 : 과업종료 이후 최종 완료 보고회

○ 성과품 제출

- 결과보고서(컬러, 2부) : 행사 기획 및 운영, 정산내역 포함

- 영상 및 사진자료(CD, 2개) : 프로그램별 행사 스케치, 사진 자료

Ⅲ				과업의 일반지침

1. 과업의 일반지침

○ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

○ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항 등에 대하여는 공사와 과업수행자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

○ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업완료 후 제출하여야 한다.

○ 과업수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 제주관광공사와 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

○ 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

○ 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 공사와 협의하여 최대한 수용하여야 한다.

2. 보안대책

○ 과업수행자는 과업의 착수 후 5일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

○ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

○ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

○ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

○ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

○ 용역계획의 변경 또는 과업수행 중 당초 예정하였던 작업량의 차이가 발생하였을 때에는 안전행정부 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준에 의거하여, 과업내용을 변경한다.

4. 사무실 설치

○ 과업수행자의 주된 사업장이 발주처의 주소지와 다른 지역일 경우, 사업의 원활한 추진을 위해 과업수행자는 발주처와 가까운 거리에 과업기간 내 상주인력 1인 이상을 운영하는 사무실을 두고 발주처에 이를 보고하고 이행하여야 한다