「제3회 제주국제크루즈포럼」

행사 기획 및 운영 대행 용역

과업지시서

2015. 5.

Ⅰ				과업개요

1. 과업개요

□ 과 업 명 : 제3회 제주국제크루즈포럼 행사 기획 및 운영 대행

□ 과업목적

- 아시아 크루즈 허브항으로서의 선도적 역할 수행 및 크루즈 관광객 유치 확대 기반 마련을 통한 제주 크루즈관광 경쟁력 강화

- 아시아 크루즈산업 발전방향 모색 및 크루즈관계 기관 간 네트워크 구축하는 역내 대표 크루즈이벤트로 발전

- 국내 크루즈산업의 육성과 제주 지역경제 활성화를 위한 방안 모색

□ 과업기간 : 계약일로부터 2015년 9월 20일까지

2. 행사개요

□ 행 사 명 : 제3회 제주국제크루즈포럼(2015 Asia Cruise Forum Jeju)

□ 기    간 : 2015. 8. 26(수) ~ 8. 28(금) / 3일간

□ 장    소 : 제주신라호텔(중문관광단지 내)

□ 주    최 : 제주특별자치도․해양수산부

□ 주    관 : 제주관광공사․(사)제주크루즈산업협회

□ 주    제 : “아시아 크루즈관광과 공동번영”

(Asia Cruise Tourism and Common-Prosperity)

□ 규    모 : 국내외 크루즈관계자 약 1,200여명, 홍보부스 30여개

3. 프로그램 구성(안)

날 짜	시 간		특별 프로그램
0일차 (8.25)	12:00 ~15:00	-	쉽투어(예정)
날 짜	시 간		컨 퍼 런 스			학회 세션			크루즈 아카데미		전시
1일차 (8.26)	09:00 ~10:00	-	등 록						등 록
	10:00 ~10:30	-							크루즈산업 특강 & 인터뷰 ￭ 주관: 제주크루즈 산업협회 ￭ 대상: 해양수산부 지정 인력양성사업 참여학생		전시
	10:30 ~11:30	-
	11:30 ~13:00	90'	오 찬
	13:00 ~14:20	80'	ACLN 연차회의			해양관광국제세미나 (학회공동)
	14:20 ～14:40	20'	네트워킹 브레이크
	14:40 ～16:00	80'	ACTA 정기총회
	16:00 ～17:30	90'	크루즈산업육성협의체회의 & 정부기관-선사 실무미팅(해양수산부)			한국해양관광학회	관광경영학회	제주 관광 학회
	17:30 ~18:00	30'	네트워킹 브레이크
	18:00 ~20:00	120'	네트워킹 만찬
날 짜	시 간		컨 퍼 런 스								전시
2일차 (8.27)	09:00 ~10:00	60'	등 록								전시
	10:00 ~10:50	50'	아시아 크루즈 어워즈 & 개회연설
	10:50 ~11:20	30'	기조연설	아시아 크루즈관광과 공동번영
	11:20 ~11:30	10'	네트워킹 브레이크
	11:30 ~12:30	60'	특별세션	아시아 크루즈산업 주요인사 스피치
	12:30 ~14:00	90'	오 찬
	14:00 ~15:30	90'	세 션 1	아시아 크루즈관광과 지역발전 연계전략						비즈니스 미 팅
	15:30 ~15:40	10‘	네트워킹 브레이크
	15:40 ~16:40	60'	세 션 2		세 션 3
			동북아 평화크루즈 실현방안		크루즈 융복합 콘텐츠 도입방안
	16:40 ~17:00	20'	네트워킹 브레이크
	17:00 ~18:10	70'	세 션 4		세 션 5
			한국 크루즈법 시행에 따른 국적선사 육성방안		세계 크루즈선 건조 트렌드
	18:20 ~20:00	100'	환 영 만 찬
날 짜	시 간		선택 프로그램
3일차 (8.28)	09:00 ~15:00	-	포스트 투어

※ 위 일정은 변동 있음

Ⅱ				과업 범위 및 내용

1. 과업범위

○ 제3회 제주국제크루즈포럼 행사 운영계획 수립

○ 포럼, 전시, 부대행사 등 행사장 조성 및 운영

○ 행사 참가자(VIP, 도·내외 참가자 등) 관리

2. 과업내용

과업 범위		주요 내용
행사 운영계획 수립		ㅇ 제3회 제주국제크루즈포럼 컨셉 설정 및 세부 추진계획 수립 ㅇ 세션별 세부 운영계획 수립 ㅇ 프로그램별 시나리오, Q시트 등 연출 진행표 작성 및 리허설 진행 등 ㅇ 주요 행사별 예산 및 집행계획 수립
인력 운영	사무국 전담	ㅇ 행사 운영업무 총괄(행사팀 등 전담인력 2인 이상)
	진행요원	ㅇ 진행요원 운영계획 수립·모집·사전교육·배치(20인 이상) - 세션장, 등록, 행사, 안내데스크 및 설문지, 수송, 현장 사무국, 전시장, VIP 의전 안내 도우미, 공항 안내 데스크(2일) - 진행요원 및 사무국요원 등 인력 관리
행사장 조성 및 운영	공통	ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행 - 배치계획 수립, 관리 운영 - 통신환경 및 전력환경(발전차 임대) 구축, 무선인터넷 등 조성 ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리 ㅇ 행사 시작 3시간 전까지 완료
	개막식	ㅇ 행사 이미지에 부합하는 창의적인 무대 디자인/구성 및 설치 - 무대바닥, 백월, LED 시스템 활용 등 ㅇ 마이크, 음향, 조명, 특수효과 등 개막식에 필요한 시설 및 장비 설치/운영(8/26~27, 2일) - 연사노트북(1ea), 스마트포인터(1ea), LED 모니터(42”이상, 거치대) 등 ㅇ 행사장 조성을 위한 현수막 제작 및 설치 등 - 벽면 현수막 : 6ea 이상 - 포디움 타이틀 제작 등
	세션장	ㅇ 메인 컨퍼런스장(개막식장) 외 회의장 2곳 조성(2일) - 연사노트북(1ea), 스마트포인터(1ea), 프로젝터 등 - 델리게이션 마이크(30개)
	전시장	ㅇ 전시 참가업체 접수 및 관리 - 출력물 요청·취합 및 전시장 조성 ※부스 설치(임대) 비용 별도
	등록	ㅇ 등록데스크 설치 및 운영 - 국내외 VIP, 일반참가자, 현장등록 구분 ㅇ 기자재 설치(노트북, 인터넷 등) 및 운영 - 등록데스크 노트북(2ea 이상), 프린터(1ea 이상) ㅇ 행사물품(네임텍, 자료집, 기념품 등) 준비 및 등록키트 작업
	안내	ㅇ 안내데스크 운영 - 행사 안내 및 포스트투어 안내 ㅇ 현황판 설치
	VIP룸	ㅇ VIP룸 조성 및 운영 - 통천 현수막 제작/설치
	프레스룸	ㅇ 프레스룸(기자실) 조성 및 운영 - 노트북(3ea 이상), 프린터(1ea 이상), 무선인터넷 등
	포토존	ㅇ 행사 콘셉트에 부합하는 포토존 조성
	공항 데스크	ㅇ 공항 행사 데스크 설치·운영 - 임대료(전력 포함), X-배너 설치 사용료
	동시통역 환경구축	ㅇ 통역부스 설치(3개 세션장) - 한국어·영어·일어·중국어, 리시버(1,000개/1일)
	사무국	ㅇ 행사 사무국 구성·운영 - 사무국 노트북(3ea 이상), 컬러 복합기(1ea), 무선인터넷, 무전기(30대) 등
제작물	홍보물 등	ㅇ 행사관련 각종 홍보물 제작 - 행사 초청장 제작·발송(국내 1,000명) *행사 1개월 전 - 행사장 외벽 홍보물 제작 및 설치 - 행사장 내외부 안내/유도사인물 제작 설치 등 ㅇ 참가자 네임텍(4종) 제작 및 인쇄(1,000부) ㅇ 오찬 쿠폰 제작
	행사안내 출력물	ㅇ 행사 안내 현수막 및 X-배너 ※수량 변동있음 - 행사장 입구(1), VIP룸(1), 만찬장(2), 세션장(5), 로비(1) 현수막 - 세션장 포디움 타이틀(5) - 행사장 안내 X-배너(15개 내외) ㅇ 공항 안내데스크 제작 ㅇ 셔틀버스 안내 시간표 및 부착물
의전/수송		ㅇ 셔틀 및 VIP 의전차량 운영 ※차량 임차비용 별도 - 공항-행사장 셔틀버스, 포스트 투어, 의전용 세단 차량 운영계획(스케줄 등) 수립 및 운영 ㅇ 도외 참가자 수송계획 수립 및 총괄 관리 : 공항/숙소 ↔ 행사장 ㅇ 도내외 주요 참가자 RSVP 확인
부대 프로그램		ㅇ 포스트투어 기획 및 운영 등 - 국내외 바이어 및 미디어 대상 Post Tour 참가자 모집 및 관리(현장등록/등록데스크) - 이동 동선, 버스 및 가이드 운영 등 필요 제반사항 준비 등 ㅇ 비즈니스 미팅 운영 ※세부계획 수립 후, 인력 등 별도 비용 발생 시 협의 - 수립된 미팅일정에 따라 회의장 준비 및 현장 운영
기록물		ㅇ 사진촬영, 비디오 촬영/편집(3일)
홍보		ㅇ 자체 홍보채널 및 DB 활용 홍보
설문조사		ㅇ 행사 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석
기타사항		ㅇ 행사종합보험 가입 ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합대책 마련 ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등) ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

3. 과업보고 및 성과품 제출

○ 과업보고

- 착수보고회 : 계약일로부터 10일 이내

- 중간보고회 : 2015년 7월 25일(D-30) 이전 ※협의에 따라 조정가능

- 완료보고회 : 과업종료 후 10일 이내

- 정기보고 : 주간계획/실적, 차주계획(소요시간, 완료예정일, 담당자), 문제점 등

○ 리허설 : 행사 개최 전, 전 스태프 참여 실전 리허설 개최

○ 성과품 제출

- 결과보고서(원본 및 인쇄본 10부) : 행사 기획 및 운영, 정산내역 포함, 제4회 제주국제크루즈포럼 추진 방향 제안 등

- 영상 및 사진자료(원본 및 CD 10장) : 프로그램별 행사 스케치, 사진 자료

Ⅲ				과업의 일반지침

1. 과업의 일반지침

○ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

○ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항 등에 대하여는 제주관광공사와 과업수행자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

○ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업완료 후 제출하여야 한다.

○ 과업수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 제주관광공사와 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

○ 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

○ 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 제주관광공사와 협의하여 최대한 수용하여야 한다.

2. 보안대책

○ 과업수행자는 과업의 착수 후 5일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

○ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

○ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

○ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 제주관광공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

○ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

○ 모든 행사일정, 세부 프로그램 및 기타 제반사항은 행사준비 및 진행상황에 따라 변경될 수 있으며, 일정 및 프로그램이 변경되는 경우 제주관광공사와의 사전 협의를 통해 과업을 수행한다.

- 이 경우 제주관광공사와 사전 협의를 거쳐 합리적으로 필요한 범위 내에서 예산항목 간 이동을 허용할 수 있음