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「SMART MICE Week 2015」

행사 기획 및 운영 대행 용역

과업지시서

2015. 1

Ⅰ				과업개요

1. 과업개요

○ 과 업 명 : SMART MICE Week 2015 행사 기획 및 운영 대행

○ 과업목적

- SMART MICE Week 행사를 통해 MICE 목적지로서의 제주 홍보는 물론, 제주 대표 MICE 박람회로 자리매김

- 도내 MICE 업계와 국내외 바이어간 비즈니스 상담을 통한 네트워크 구축 및 기업 경쟁력 강화

- 융복합 MICE상품에 대한 인지도 제고 및 판로 개척

○ 과업기간 : 계약일로부터 2015년 4월 15일까지

○ 기초금액 : 금81,379천원(금팔천일백삼십칠만구천원) 이내, VAT 포함

2. 행사개요

○ 행사명 : SMART MICE Week 2015

○ 일  시 : 2015년 3월 25일(수) ~ 3월 26일(목)

○ 장  소 : 제주그랜드호텔 및 도내 일원

○ 참가자 : 약 200여명(국내외 바이어 50여명, 도내 MICE 관련업계 30개사 60명, 유관기관 관계자 등)

○ 주  최 : 산업통상자원부, 한국산업기술진흥원

○ 주  관 : 제주관광공사

3. 프로그램 구성(안)

시 간	3/25(수)				3/26(목)
9:00~	등 록				Post Tour (9:00~15:00)
10:00~12:00	컨벤션홀 A
	개막식
	제주융합포럼&창의융합콘서트
12:00~13:00	컨벤션홀 로비		행사장 내
	네트워킹 파티		오찬
13:00~17:00	컨벤션홀 A	컨벤션홀 B		컨벤션홀 로비
	MICE 세미나 (*제주상공회의소)	비즈니스 상담회		융복합 MICE상품 전시회
17:00~18:00	컨벤션홀 로비
	Welcome Reception

Ⅱ				과업 범위 및 내용

1. 과업범위

○ SMART MICE Week 2015 기획 및 운영

○ 행사장 조성 및 운영

2. 과업내용

과업 범위

주요 내용

SMART MICE Week 2015 기획 및 운영

ㅇ SMART MICE Week 2015 컨셉 설정 및 세부 추진계획 수립

ㅇ 프로그램 세부추진일정 작성 및 세부 실행계획 수립

ㅇ 프로그램별 시나리오, Q시트 등 연출 진행표 작성 및 리허설 진행 등

ㅇ 주요 행사별 예산 및 집행계획 수립

행사장 조성

공통

ㅇ 프로그램별 행사장 조성계획 수립 및 시행

‧ 배치계획 수립, 관리 운영

‧ 통신환경 구축, 무선인터넷 등 조성

ㅇ 필요물품 및 장비 조달 반입/철거 등 관리

ㅇ 행사 시작 4시간 전까지 완료

개막식

ㅇ 행사 이미지에 부합하는 창의적인 무대 디자인/구성 및 설치

‧ 무대바닥, 백월, 윙, Encore 시스템 활용 등

ㅇ 마이크, 음향, 조명, 특수효과 등 개막식에 필요한 시설 및 장비 설치/운영

‧ 프로젝터 : 20,000ansi 이상, 2ea

‧ 스마트포인터(1ea), 연사노트북(1ea), 모니터 TV(42”이상, 1ea) 등

ㅇ 행사장 조성을 위한 현수막 제작 및 설치 등

‧ 벽면 현수막 : 6ea 이상

‧ 포디움타이틀 제작 등

비즈니스

상담회

ㅇ 참가업체와 바이어간 1:1 비즈니스 상담이 가능하도록 행사장 조성(30개사 이상)

‧ 상담부스 조성 내역(1개사 기준) : 시스템 칸막이, 테이블(1), 의자(4), 안내데스크(1), 백월 업체 홍보 디자인, spot 라이트 등

ㅇ 사전 비즈니스 미팅 스케줄 현황판 제작 및 설치

ㅇ 비즈니스 상담회 안내데스크 운영

ㅇ 바이어와의 네트워킹을 위한 휴식 공간 마련

ㅇ YouMICE 온라인 중계 조성

‧ LCD 스탠드(42”이상, 2ea), 노트북(2ea) 설치

‧ 온라인 중계 소개 PDP 제작(2ea) 등

등록

데스크

ㅇ 등록데스크 설치 및 운영

‧ 국내외바이어/미디어, 일반참가자, 현장등록 구분

ㅇ 기자재 설치(노트북, 인터넷 등) 및 운영

‧등록데스크 노트북(2ea 이상), 프린터(1ea 이상)

‧무인발급시스템 노트북(2ea 이상), 무인발급시스템 프린터(1ea 이상)

ㅇ 행사물품(네임텍, 자료집, 기념품 등) 준비

기타

ㅇ 행사 사무국 구성·운영 및 업무분장

‧ 사무국 노트북(2ea 이상), 컬러 복합기(1ea 이상), 무선인터넷 등

ㅇ VIP room 조성 및 운영

‧ 통천 현수막 제작/설치

ㅇ Press room 조성 및 운영

‧ 노트북(3ea 이상), 프린터(1ea 이상), 무선인터넷 등

ㅇ 행사 컨셉에 부합하는 포토존 조성

행사

운영

개막식

ㅇ 개막식 시나리오 작성

ㅇ 개막 영상물 제작, 편집 및 상영 등

ㅇ 통역사 섭외(한-영), 통역부스, 통역 수신기 준비 등

※ 해외참가자 10인 이하인 경우, 개별 통역사 지원

비즈니스 상담회

ㅇ 참가업체 모집 및 관리

‧ 도내 MICE 관련업계 30개사 모집

(호텔, PCO, 여행사, 관광지 등 분야별)

‧ 디렉토리북 제작을 위한 참가업체 소개 자료 수합 및 바이어 대상 참가업체 정보 제공 등

ㅇ 국내외 바이어/미디어 모집 및 관리(숙박, 항공 등) : 50명 기준

‧ 국내외 바이어 및 미디어 모집 기준 마련 및 신청서 관리(국/영)

‧ 숙박예약, 숙박자 리스트 작성, 숙박비용 지출 등

※ 지원사항

‧ 국내참가자(40명 내외) : 제주 왕복 항공(저가항공 기준), 숙박 1박

‧ 국외참가자(10명 내외) : 제주 왕복 항공, 숙박 2박

‧ 항공예약, 항공스케줄 안내, 항공비용 지출 등

ㅇ 비즈니스상담 스케줄 운영 및 관리 등

‧ 사전 비즈니스 미팅 신청제 운영 및 사전 스케줄 확정을 통한 상담의 효율성 증대(바이어→참가업체 선택, 참가업체→바이어 선택)

‧ 참가업체/바이어 대상 사전 비즈니스 미팅 스케줄 배포(행사 7일전)

‧ 행사 당일 현장 비즈니스 미팅 신청제 운영

‧ 비즈니스 미팅 구매의향서, 계약서 등 성과관리 및 서류 취합 등

부대 프로그램

ㅇ Post Tour 기획 및 운영 등

‧ 국내외 바이어 및 미디어 대상 Post Tour 참가자 모집 및 관리

‧ 이동 동선, 버스 운영 등 필요 제반사항 준비 등

식음료

ㅇ Welcome Reception

‧ 사회자, 간단한 음악 공연, 칵테일 쇼 섭외

‧ 스탠딩 형식으로 진행

‧ 식음료(칵테일) 등 다과(디저트, 핑거푸드 등) 준비 (200인)

수송/영접

ㅇ 도외 참가자 수송계획 수립 및 총괄 관리 : 공항 ↔ 행사장

ㅇ 도내외 주요 참가자 RSVP 확인

홍보물 제작

ㅇ 행사관련 각종 홍보물 제작

‧ 행사 초청장(500부) 제작(15년 3월 4일까지) 및 발송(15년 3월 9일부터)

‧ 프로그램 및 디렉토리북(500부) 제작(15년 3월 20일까지)

‧ 행사장 외관 야외홍보물 제작 및 설치

‧ 행사장 내외부 안내/유도사인물 제작 설치 등

ㅇ 참가자 네임텍 제작(바이어, 미디어, 참가업체, 일반참가자 색상 구분)

ㅇ 오찬 쿠폰 제작

ㅇ 행사 참가자 대상 기념품 제작(1인 만원상당) 및 배포관리

기  타

ㅇ 융복합 MICE상품을 활용한 행사 운영

‧ 홈페이지, 사전등록, 현장등록, 온라인 생중계, 어플리케이션 등

※[별첨] 자료 참고

‧ SMART MICE Week 2015 홈페이지 운영

ㅇ 행사 진행요원 구성/운영 계획 수립 및 교육/배치 : 20인 이상

ㅇ 행사 참가자 명단관리 및 만족도 설문지 배포/취합/분석

ㅇ 행사(영상 스케치, 사진 등) 기록 등

기타사항

ㅇ 행사종합보험 가입

ㅇ 돌발상황 발생 및 도난, 화재, 붕괴 등 안전사고에 관한 종합 대책 마련

ㅇ 비상시 대비 유관기관 협력시스템 구축(경찰서, 소방서, 의료기관 등)

ㅇ 사업비 집행현황 관리 및 정산 보고 등

3. 과업보고 및 성과품 제출

○ 과업보고

- 착수보고회 : 계약일로부터 5일 이내

- 중간보고회 : D-30일 시점

- 완료보고회 : 과업종료 이후 최종 완료 보고회

- 정기 보고 : 주간계획/실적, 차주계획(소요시간, 완료예정일, 담당자), 문제점 등

○ 리허설 : 행사 개최 전, 모든 스탭이 참여하는 실전 리허설 개최

○ 성과품 제출

- 결과보고서(컬러, 10부) : 행사 기획 및 운영, 정산내역 포함, SMART MICE Week 2016 추진 방향 제안 등

- 영상 및 사진자료(CD, 10ea) : 프로그램별 행사 스케치, 사진 자료

Ⅲ				과업의 일반지침

1. 과업의 일반지침

○ 본 용역은 실질적 활용이 될 수 있도록 관련분야의 전문 인력을 투입하여 과업의 완성도를 높여야 한다.

○ 본 과업의 수행도중 과업의 변동사유 발생 등 여건변동 및 추가사항 등에 대하여는 공사와 과업수행자가 상호 협의하여 설계․변경할 수 있다.

○ 과업의 수행에 수반된 모든 구입 자료와 관련 자료 분석 및 전산자료는 과업완료 후 제출하여야 한다.

○ 과업수행 시 세부 추진일정 및 조사계획 등에 대하여는 사전에 제주관광공사와 긴밀히 협의 후 수행하여야 한다.

○ 과업수행자는 과업이 완료된 후에라도 주변 환경변화 등 여러 변수의 발생으로 실제 적용이 용이하지 않을 경우, 충분한 자문과 개선방안을 제시하여야 한다.

○ 본 과업지시서에 명시하지 않은 사항이라도 중요한 사유로 인하여 추가, 삭제, 수정사항이 발생하는 경우, 과업수행자는 공사와 협의하여 최대한 수용하여야 한다.

2. 보안대책

○ 과업수행자는 과업의 착수 후 5일 이내에 용역기관 대표자와 참여할 인력의 상세한 인사기록과 보안각서를 제출하여야 한다.

○ 본 과업에 대한 모든 서류, 자료 등은 과업에 관련되지 않은 목적으로 사용할 수 없으며, 사전 승인 없이는 타인에게 제공 또는 대여 할 수 없다.

○ 용역 참여인력 변경 시에는 인계인수를 철저히 하여 과업내용의 유출을 방지하도록 하여야 한다.

○ 과업과 관련하여 취득한 비밀사항을 외부에 공개 또는 제공하지 아니하며, 이로 인해 문제가 발생할 경우 모든 책임을 과업수행자가 부담하고, 그로 인한 공사의 물적, 심적 피해에 대하여 공사가 정하는 바에 따라 보상하여야 한다.

○ 기타 보안과 관련되는 사항을 감독관이 요구하는 경우에는 이에 따라야 한다.

3. 과업계획 변경

○ 용역계획의 변경 또는 과업수행 중 당초 예정하였던 작업량의 차이가 발생하였을 때에는 안전행정부 지방자치단체 입찰 및 계약 집행기준에 의거하여, 과업내용을 변경한다.

4. 사무실 설치

○ 과업수행자의 주된 사업장이 발주처의 주소지와 다른 지역일 경우, 사업의 원활한 추진을 위해 과업수행자는 발주처와 가까운 거리에 과업기간 내 상주인력 1인 이상을 운영하는 사무실을 두고 발주처에 이를 보고하고 이행하여야 한다.