			유네스코3관왕 세계7대자연경관

Jeju Cycle Festival(제주 사이클 페스티벌)

행사 기획 및 운영 대행 용역 과업지시서

2014. 6.

목      차

I. 용역개요

1. 제안사업 소개	2

2. 행사개요	2

3. 프로그램 구성	3

Ⅱ. 용역범위 및 내용

1. 용역범위	3

2. 용역내용	4

3. 세부요청내용	5

Ⅲ. 용역보고 및 성과품 제출

1. 용역수행계획의 수립 및 보고	11

2. 성과품 제출	11

Ⅳ. 용역의 일반 지침

1. 일반 지침사항	12

2. 위반사항에 대한 조치	13

Ⅰ				용역개요

1. 제안사업 소개

가. 사 업 명 : Jeju Cycle Festival 행사 기획 및 운영 대행

나. 사업목적 : 제주의 자연에서 레저스포츠+지역문화+산업을 융․복합한 지역밀착형 체험 이벤트 개최를 통해 국내외 관광객을 유치하고 제주의 브랜드 가치를 홍보하고자 함.

다. 사업기간 : 계약일로부터 2014년 10월 31일까지

라. 소요예산 : 금85,000,000원(금팔천오백만원) 이내, VAT 포함

2. 행사개요

가. 행사명 : Jeju Cycle Festival

나. 일  시 : 2014년 9월 19일(금) ~ 9월 20일(토)

다. 장  소 : 탑동광장, 고산 자구내 포구

라. 참가자 : 약 500여명(외국인 300명, 내국인 200명)

마. 주  최 : 제주특별자치도

바. 주  관 : 제주관광공사, 제주특별자치도사이클연맹

3. 프로그램 구성

일 자	행 사 내 용
9월 19일 (금)	전야제 행사		‣ 환영만찬 - 행사명 : Jeju Cycle Festival 환영만찬 - 일시/장소 : 2014. 9. 19, 18:00 ~ / 제주시내 호텔 - 참가자 : 국외 참가자 300명, 주요인사 50명
9월 20일 (토)	개막행사		‣ 일 시 : 2014. 9. 20, 09:30 ~ 10:00 ‣ 장 소 : 탑동광장 출발선 ‣ 내 용 : 출발선언
	사이클링 이벤트		‣ 코 스 : 탑동광장 ⇒ 고산 자구내포구 (약 50km) ‣ 완주증서 또는 기념품 배부 ‣ 보급소 운영(협재, 금능 해수욕장) ‣ 사이클링 안전, 의료, 회수차량 운영
	부대행사	지역 및 지질공원 연계 이벤트	‣ 로컬푸드 체험이벤트 ‣ 사이클 포토존 운영 ‣ 기타 지역문화 활용 체험프로그램
	폐막행사		‣ 일 시 : 2014. 9. 20, 16:00 ~ ‣ 장 소 : 자구내포구 무대

Ⅱ				용역범위 및 내용

1. 용역범위 : Jeju Cycle Festival 주요 행사 운영 대행

가. 전야제 행사(환영만찬)

나. 메인 행사(개막 행사, 지역 연계 이벤트 및 기타 이벤트, 폐막 행사 등)

2. 용역내용

구 분		프로그램	주요내용
전야제 9.19(금)		환영만찬	‣ 환영만찬 행사장 조성 ‣ 환영만찬 사회자 및 공연팀 섭외 및 관리 등
메인행사	탑동 9.20(토)	개막행사	‣ 개막식 행사장 조성(무대, 에어아치 등) ‣ 오프닝 공연 섭외 및 관리 ‣ 참가자 접수 부스, 점검 부스 등 운영 ‣ 자전거 대열 정리 및 출발선언 등
	탑동→ 자구내 포구	사이클링	‣ 코 스 : 탑동광장 ⇒ 고산 자구내포구 (약 50km) ‣ 완주증서 또는 기념품 배부 ‣ 보급소 운영(협재, 금능 해수욕장 등) ‣ 사이클링 안전, 의료, 회수차량 운영
	고산 자구내 포구 9.20(토)	지역 연계 이벤트	‣ 로컬푸드 체험 프로그램 운영 ‣ 지역문화 공연 및 이벤트 운영
		기타 이벤트	‣ SNS 이벤트 개최(포토 컨테스트 등) ‣ 포토존 조성 및 이벤트 개최(사진 촬영 등)
		폐막행사	‣ 행사스케치 영상 상영 ‣ 폐막행사 등
기 타		행사 홍보	‣ 주요 홍보물 제작 ‣ 홍보물의 설치 및 배포 ‣ 홈페이지 운영 및 관리 ‣ SNS, 블로그 개설 및 운영
		참가자 접수 및 관리	‣ 참가자 접수 ‣ 참가자 관리 - 외국인 참가자 : 입국~출국 관리 - 내국인 참가자 : 대회 기간 중 관리
		사진촬영 및 스케치 영상 제작	‣ 프로그램별 사진 및 스케치 영상 촬영 ‣ 원본 사진 및 영상 제출
		운영 인력	‣ 행사에 필요한 운영 인력 모집 및 운영 ‣ 외국어 우수 운영인력 확보 등
		기념품 제작 및 배포	‣ 참가자 기념품, 주요인사(VIP) 기념품, 완주 기념품 제작 및 배포
		참가자 만족도 설문조사	‣ 참가자 대상 만족도 설문조사 실시
		안전대책	‣ 행사에 따른 안전사고 예방대책 강구

※ 사이클링은 제주특별자치도 사이클연맹의 주관으로 개최됨

3. 세부요청내용

1) 전야제 행사 - 환영만찬(9.19)

가. 환영만찬 행사장 조성

구 분	실행 내용	비 고
연 출	‣ 행사 운영계획서 작성 ‣ 행사 시나리오 및 큐시트 작성 ‣ 공연, 만찬 등 각 프로그램 총괄 운영
제 작	‣ 만찬장 조성, 현수막, 행사장 내 배너 등 (호텔 내 만찬장 개최 예정) ‣ 기타 필요한 사항
음향 및 영상	‣ 만찬장 시설 외에 필요한 앰프 및 음향기자재, 현장스케치 제작 관련 시스템장치 일체 ‣ 기타 행사 진행에 필요한 소품 및 시설, 장치

나. 환영만찬 사회자 및 공연팀 섭외 및 관리 등

구 분	실행 내용	비 고
섭 외	‣ 사회자 1인 섭외 ‣ 공연팀 2팀 섭외 및 영접, 영송 등 ‣ VIP 의전 및 대기실 운영 ‣ 참가자 관리

2) 메인행사 - 탑동 개막행사(9.20)

가. 개막식 행사장 조성(무대, 에어아치 등)

구 분	실행 내용	비 고
연 출	‣ 행사 운영계획서 작성 ‣ 행사 시나리오 및 큐시트 작성(오프닝공연~출발선언) ‣ 각 프로그램 총괄 운영
제 작	‣ 무대조성, 에어아치 등 제작, 설치, 철거 ‣ 행사 스케치 영상 및 사진 촬영
음향 및 영상	‣ 엠프 및 음향기자재, 현장스케치 제작 관련 시스템 장치 일체 ‣ 전기 : 무정전, 무소음 행사용 발전기 ‣ 기타 : 기타 행사진행에 필요한 소품 및 시설, 장치

나. 오프닝 공연 섭외 및 관리

구 분	실행 내용	비 고
섭 외	‣ 사회자 1인 섭외 ‣ 공연팀 1팀(오프닝 공연) 섭외 및 영접, 영송 등 ‣ VIP 의전 ‣ 참가자 접수 및 관리 등

다. 참가자 접수 부스, 점검 부스 등 운영

구 분	실행 내용	비 고
제 작	‣ 참가자 접수부스, 자전거 점검부스, 행사운영본부 부스 등 제작, 설치, 철거 ‣ 기타 행사장 내 안전, 편의시설 제작, 설치, 철거

라. 자전거 대열 정리 및 출발선언 등

구 분	실행 내용	비 고
연 출	‣ 출발을 위한 장소 정돈 및 출발 ‣ 출발 신호와 함께 하는 이벤트 기획, 운영 등

3) 고산 자구내 포구 행사 - 지역 연계 이벤트(9.20)

가. 로컬푸드 체험 프로그램 운영

구 분	실행 내용	비 고
연 출	‣ 행사 운영계획서 작성 ‣ 각 프로그램 총괄 운영
섭 외	‣ 마을 주민 중심 로컬푸드 프로그램 운영 팀 섭외
제 작	‣ 로컬푸드 체험부스, 이벤트 부스, 참가자용 천막, 테이블, 의자 등 제작, 설치 및 철거 ‣ 음료, 얼음, 간식 등 제공 ‣ 행사 스케치 영상 및 사진 촬영
음향 및 영상	‣ 엠프 및 음향기자재, 현장스케치 제작 관련 시스템 장치 일체 ‣ 전기 : 무정전, 무소음 행사용 발전기 ‣ 기타 : 기타 행사진행에 필요한 소품 및 시설, 장치

나. 지역문화 공연 및 이벤트 운영

구 분	실행 내용	비 고
연 출	‣ 행사 운영계획서 작성 ‣ 이벤트 운영계획서 작성 ‣ 행사 시나리오 및 큐시트 작성(도착~폐막행사)
섭 외	‣ 사회자 1인 섭외 ‣ 공연팀 2팀(문화 공연) 섭외 및 영접 영송
제 작	‣ 무대조성, 로컬푸드 체험부스, 이벤트 부스, 제작 및 설치, 철거 ‣ 행사 스케치 영상 및 사진 촬영 ‣ 기타 행사장 내 안전, 편의시설 제작, 설치, 철거
음향 및 영상	‣ 엠프 및 음향기자재, 현장스케치 제작 관련 시스템 장치 일체 ‣ 전기 : 무정전, 무소음 행사용 발전기 ‣ 기타 : 기타 행사진행에 필요한 소품 및 시설, 장치

4) 고산 자구내 포구 행사 - 기타 이벤트(9.20)

구 분	실행 내용	비 고
SNS 이벤트 개최(포토 컨테스트 등)	‣ 페이스북 페이지 등 SNS활용 이벤트 계획안 작성 ‣ 이벤트 개최를 위한 각종 소품 제작 및 설치 ‣ 이벤트 성과 취합, 경품추첨, 결과 보고 등
포토존 조성 및 이벤트 개최	‣ 세계지질공원 등 지역의 자연과 문화를 활용한 포토존 제작 및 설치, 철거 ‣ 포토존 연계 이벤트 계획안 작성 및 실시 ‣ 행사 스케치 영상 및 사진 촬영

5) 고산 자구내 포구 행사 - 폐막행사(9.20)

가. 행사스케치 영상 상영

구 분	실행 내용	비 고
제 작	‣ 행사 스케치 영상 제작 및 상영 ‣ 행사 촬영 사진 슬라이드 쇼 제공
음향 및 영상	‣ 엠프 및 음향기자재, 현장스케치 제작 및 상영을 위한 관련 시스템 장치 일체 ‣ 전기 : 무정전, 무소음 행사용 발전기

나. 폐막행사

구 분	실행 내용	비 고
연 출	‣ 폐막행사 운영계획서 작성 ‣ 행사 시나리오 및 큐시트 작성(폐막행사)
섭 외	‣ 사회자 1인 섭외
제 작	‣ 행사 스케치 영상 및 사진 촬영 ‣ 이벤트 자전거 라이딩 시상식 (포토제닉, 페어플레이 상 등)
음향 및 영상	‣ 엠프 및 음향기자재, 현장스케치 제작 관련 시스템 장치 일체 ‣ 전기 : 무정전, 무소음 행사용 발전기

6) 기타

가. 행사홍보

구 분	실행 내용	비 고
주요 홍보물 제작	‣ 제공되는 디자인 이미지를 바탕으로 홍보물 제작 ‣ 리플릿, 포스터, 초청장, 웹포스터 등 제작 ‣ 대형 현수막, 거리배너, 아치형 설치물 등 제작
홍보물의 설치 및 배포	‣ 제작된 홍보물의 행사장 인근 및 평화로 교량 등에 설치 ‣ 초청장, 포스터, 리플렛 등의 발송 및 배포, 확인 등
홈페이지 운영 및 관리	‣ ‘제주 사이클 페스티벌’ 홈페이지의 운영 및 관리 ‣ 유관기관, 동호회 등 관련 사이트 상호 링크 추진
SNS, 블로그 개설 및 운영	‣ 행사 블로그 및 페이스북 페이지 개설, 운영 ‣ 블로그 및 페이스북 참여 이벤트 계획 수립 및 실시

나. 참가자 접수 및 관리

구 분	실행 내용	비 고
참가자 접수	‣ 외국인 참가자 : 사전 접수 ‣ 내국인 참가자 : 사전 접수 및 현장 접수 대응 ‣ 접수된 참가자의 그룹 분류(레벨별, 국가별 등)
참가자 관리	‣ 외국인 참가자 : 입국에서 출국까지 관리 ‣ 내국인 참가자 : 대회 기간 중 관리

다. 사진촬영 및 스케치 영상 제작

구 분	실행 내용	비 고
프로그램별 사진 및 스케치 영상 촬영	‣ 환영만찬에서부터 폐막행사에 이르기까지 행사 전체 프로그램에 대한 사진 및 스케치 영상 촬영 및 제작 ‣ 폐막행사 직전까지 1차 스케치 영상 제작, 상영 ‣ 행사 폐막 이후 스케치영상 재편집 등 추가 제작
원본 사진 및 영상 제출	‣ 촬영된 영상과 사진 CD, DVD 제출 ‣ 모든 사진과 영상는 향후 제주관광공사가 편집이 가능한 RAW data로 제출

라. 운영 인력

구 분	실행 내용	비 고
행사에 필요한 운영 인력 모집 및 운영	‣ 운영 인력 및 자원봉사자는 행사장 진행, 안전, 안내 지원 등 행사 추진을 위한 관련 업무 대행 ‣ 운영인력은 예산 범위 안에서 자유롭게 선발 가능 ‣ 인력의 선발, 교육, 관리, 투입은 업체 재량으로 추진하되, 사전에 제주관광공사에 계획안 제출
외국어 우수 운영인력 확보	‣ 중국, 일본, 동남아 등 참가자 국적에 맞는 외국어 운영 인력 확보 및 배치

마. 기념품 제작 및 배포

구 분	제작 내용	비 고
참가자 기념품	‣ 500명 기준 ‣ 국내외 참가자들이 호불호가 나뉘지 않는 디자인으로 제작	기존 제품 활용 가능
VIP 기념품	‣ 100명 기준 ‣ 주요 고객 대상, 제주를 모티브로 한 디자인으로 제작
완주 기념품	‣ 500명 기준 ‣ 메달과 뱃지 등 코스 완주를 기념할 수 있는 디자인으로 제작

바. 참가자 만족도 설문조사

구 분	실행 내용	비 고
참가자 대상 만족도 설문조사 실시	‣ 각 프로그램 및 행사 운영 방안 등에 대하여 참가자 대상 만족도 설문조사 실시 ‣ 설문조사 결과는 결과보고서에 삽입하여 보고

사. 안전대책

구 분	실행 내용	비 고
행사에 따른 안전사고 예방대책 강구	‣ 교통, 의료, 화재 등 참가자 안전사고 대응책 제시 ‣ 코스 이탈 등 행사장 이탈에 따른 사고 방지책 제안 ‣ 기타 안전사고 예방을 위한 대책 제시 ‣ 행사장 인근 청소 대행 등 환경 미화

7) 인력 운영

가. 전담인력(2명 이상)은 계약 체결일로부터 행사 종료일까지 본 행사에 100%투입

- 사업 책임자 및 과업수행계획서에 제시된 참여인력은 반드시 본 과업에 참여해야 하지만, 수급자의 부득이한 사유가 있어 다른 인력으로 교체하고자 할 때에는 발주자의 사전승인을 받아 동등 또는 그 이상의 능력을 가진 자를 배치 가능

나. 전담인력(2명 이상)은 실제 행사 준비 및 운영실무자로 구성하며, 전담인력과는 별도로 행사 총괄책임자 1명 및 각 영역별 담당자를 배치, 사업을 추진

다. 용역수행자는 용역기간동안 반드시 전담인력을 제주시내에 배치하여 사업을 추진하며, 배치 인력 및 방법, 위치 등에 대해서는 제주관광공사와 상의 후 결정(제주도내 업체와 컨소시엄을 구성한 경우에는 면제)

라. 운영요원 등의 진행인력은 행사장 진행, 안전, 행사장 안내 지원 및 행사 추진을 위한 행정 및 관련 제 업무 대행

마. 운영요원, 자원봉사자 등 진행인력의 선발, 교육, 관리, 투입은 수행업체의 재량으로 추진

Ⅲ				용역보고 및 성과품 제출

1. 용역수행계획의 수립 및 보고

가. 용역수행자는 계약 체결 후 7일 이내에 용역수행에 필요한 세부내용으로 구성된 구체적인 용역수행계획을 수립, 제출하여야 한다.

나. 용역수행자는 제출한 용역수행계획에 의거, 용역내용을 차질없이 수행하여야 하며, 다음 각 단계별 용역수행 내용을 보고하여야 한다. 단, 보고하지 않은 사항에 대한 모든 책임은 용역수행자에게 있다.

- 착수계 제출 : 계약 체결일로부터 7일 이내

- 중간보고 : 행사 개최 전 30일 전 및 10일 전

※ 단, 보고 일정은 공사 사정에 의해 변경될 수 있음

- 수시보고 : 행사단계별 의사결정이 필요한 사항 등

다. 용역수행자는 행사에 필요한 세부 운영 계획 및 인력 운영 계획을 제출하여야 한다.

라. 용역수행자는 각 주별로 사업 추진과 관련된 보고서를 제주관광공사가 제공한 형식에 맞추어 작성, 제출하여야한다.

마. 용역수행자는 정해진 보고 이외에도 제주관광공사가 요청하는 건에 대해서는 지체 없이 보고하여야 한다.

2. 성과품 제출

가. 용역수행자는 계약만료일 내에 결과보고서 및 정산서를 제주관광공사에게 제출하여야 한다.

나. 용역수행자는 행사전반에 대한 결과를 보고서 및 CD(혹은 DVD)로 제출하여야 한다.

다. 제출서류

1) 행사결과를 포함한 최종보고서(컬러 10부, 흑백 20부, CD 5부)

- 행사 운영결과 취합, 예산‧회계 결과정리 및 결과보고

- 구체적인 행사평가방법 기획 및 평가 진행

- 사업진행을 위해 필요한 각종 보고서 및 산출물 제출

2) 행사스케치 영상 CD, 동영상 원본 CD, 사진 원본 CD, 각종 행사물 제작 파일 일체가 담긴 원본 CD 등 각 2부(CD는 DVD로 대체 가능)

- 제출하는 텍스트, 영상, 사진, 제작물 등은 이후 제주관광공사가 편집이 가능한 형태로 제출 (사진, 영상 : RAW 데이터 등 원본, 제작물 : ai, 텍스트 : 아래아한글, Microsoft Word 파일 등)

Ⅳ				용역의 일반지침

1. 일반 지침사항

가. 용역수행자는 제주관광공사의 협조 및 지시·감독을 받아 행사대행을 위한 인력·물자를 확보하여 업무를 총괄적으로 실행한다.

나. 사업 수행과정 중 제주관광공사의 요청과 승인이 있을 때는 업무를 조정할 수 있다.

다. 용역수행자는 본 용역의 내용에 포함되어 있지 않더라도 행사 운영에 필요한 사항은 추가·보완하여 추진하여야 하며, 운영 전반에 발생 가능한 제반 문제점을 예측하고 대책과 해소방안을 강구하여야 한다.

라. 행사 준비 및 시행에 따른 구체적인 과업지시서는 필요시 제주관광공사와 용역수행자가 협의하여 따로 작성한다.

마. 용역수행자는 성실하고 원활한 용역수행을 위하여 신의와 책임의식을 갖고 추진하며, 제주관광공사와 긴밀한 협조체제를 유지한다.

바. 제주관광공사는 용역수행이 부적절하다고 인정되는 겨우, 즉시 시정을 요구할 수 있으며, 용역수행자는 관계자의 출장 및 자료제출 등 즉시 시정요구에 응하여야 한다.

사. 용역수행자는 본 용역과 관련하여 제3자에게 피해를 주었을 경우 및 안전사고와 관련한 손실보상 등 모든 책임을 져야한다.

아. 법령 또는 부득이한 사유로 행사를 진행할 수 없을 경우에는 협상 중 또는 계약체결 후에도 행사를 취소, 변경할 수 있다.

자. 제주관광공사는 현장대리인이나 수급인, 기타 고용인이 용역수행에 부적당하다고 판단될 때에는 교체를 요구할 수 있으며 용역수행자는 이에 응하여야 한다.

차. 동 과업지시서에 명시되지 않은 사항은 관계법령, 규정, 지침 등에 의거 제주관광공사와 협의하여 결정하며, 용역수행상 어구해석에 이견이 있는 경우 또는 과업지시서에 명시되지 않은 사항에 대하여는 제주관광공사의 의견에 따라야 한다.

2. 위반사항에 대한 조치

가. 다음의 사유가 발생한 경우 용역수행 상 특별한 사유가 없는 한 계약 위반행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.

1) 제주관광공사의 정당한 지시에 불응하여 용역을 진행한 때

2) 용역내용과 실제용역을 다르게 수행하거나 제출서류 등에 중대한 차이가 있어 적절한 용역수행을 기대할 수 없는 경우

3) 기타 계약조건을 위반한 때

4) 기타 용역수행이 어렵다고 인정되는 경우

나. 상기 항에 해당될 경우, 제주관광공사는 용역수행자에 대하여 일체의 용역대가를 지불하지 아니함은 물론이고, 기 지급분이 있는 경우 용역수행자는 이를 즉시 반환 조치하고 손해배상을 하여야 한다.